KI-Kompetenz nach AI Act: Was Ihre Mitarbeiter wissen müssen
Wer KI-Systeme im Unternehmen einsetzt, muss nach Artikel 4 der KI-Verordnung Maßnahmen ergreifen, damit die Mitarbeiter damit umgehen können. Seit dem 27.07.2026 gilt dafür eine abgeschwächte Fassung: Ein bestimmtes Kompetenzniveau ist nicht mehr garantiert, die Pflicht zu Schulung und Anleitung bleibt.
Die Pflicht betrifft nicht nur Unternehmen, die KI entwickeln, sondern jedes, dessen Mitarbeiter KI-Werkzeuge beruflich nutzen. Das betrifft im Mittelstand fast jedes Büro: Chat-Assistenten, Übersetzungsdienste, Transkription in Videokonferenzen. Wer Schulung und Richtlinie verbindet, erfüllt die Pflicht mit überschaubarem Aufwand; in unseren Schulungen nehmen wir dafür Beispiele aus den Abläufen des jeweiligen Unternehmens.
Rechtslage
Was Artikel 4 verlangt
Artikel 4 der KI-Verordnung, des EU AI Act, regelt die KI-Kompetenz. Er gilt seit dem 02.02.2025 und war damit eine der ersten Pflichten der Verordnung überhaupt. In der ursprünglichen Fassung mussten Anbieter und Betreiber von KI-Systemen nach besten Kräften sicherstellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt.
Mit der Verordnung (EU) 2026/1744, dem sogenannten Digital Omnibus zur KI, wurde Artikel 4 neu gefasst. Sie ist am 24.07.2026 im Amtsblatt erschienen und seit dem 27.07.2026 in Kraft. Die neue Fassung verlangt, dass Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern. Ausdrücklich heißt es, dass dabei kein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen garantiert werden muss. Neu ist auch, dass Kommission und Mitgliedstaaten die Unternehmen unterstützen sollen, vor allem kleine und mittlere.
Für die Praxis heißt das: Der Maßstab ist seitdem die Maßnahme, nicht mehr das erreichte Niveau. Wer KI-Werkzeuge einführt und seine Mitarbeiter ohne jede Anleitung damit arbeiten lässt, erfüllt auch die neue Fassung nicht. Wer schult, eine Richtlinie hat und beides dokumentiert, erfüllt den Wortlaut der neuen Fassung, ohne Prüfungen oder Zertifikate.
Aktualisierung vom 02.11.2026: Seit dem 29.07.2026 ist das deutsche Gesetz zur Marktüberwachung und Innovationsförderung von künstlicher Intelligenz in Kraft (KI-MIG, Artikel 1 des Gesetzes vom 22.07.2026, BGBl. 2026 I Nr. 223). Zentrale Marktüberwachungsbehörde für die KI-Verordnung ist danach die Bundesnetzagentur. Einen Überblick über die übrigen Pflichten, die seit August 2026 gelten, gibt unser Beitrag EU AI Act: Welche Pflichten ab August 2026 gelten.
Geltungsbereich
Wer im Unternehmen betroffen ist
Betroffen ist jedes Unternehmen, das KI-Systeme beruflich nutzt. Die Verordnung nennt solche Unternehmen Betreiber. Es reicht, dass Mitarbeiter einen Chat-Assistenten wie ChatGPT für Angebotstexte nutzen, dass die Buchhaltung Rechnungen per KI auslesen lässt oder dass der Kundenservice einen KI-Chatbot einsetzt. Eine Größengrenze gibt es nicht.
Innerhalb des Unternehmens unterscheiden wir drei Gruppen, weil sie unterschiedliches Wissen brauchen:
Alle, die KI-Werkzeuge nutzen: Sie müssen wissen, was sie eingeben dürfen, wie sie Ergebnisse prüfen und welche Werkzeuge freigegeben sind.
Fachbereiche mit besonderem Risiko: Personal, Vertrieb mit Kundendaten, Marketing mit Bildern und Texten für die Öffentlichkeit. Hier kommen Datenschutz, Urheberrecht und Kennzeichnung hinzu.
Verantwortliche für Auswahl und Einführung: IT, Datenschutz und Geschäftsführung. Sie brauchen Wissen über Verträge, Datenflüsse und Risikoklassen der Verordnung.
Wer selbst KI in eigene Software einbaut, etwa einen Assistenten im Kundenportal oder eine automatische Klassifizierung eingehender Anfragen, kann zusätzlich Anbieter im Sinne der Verordnung sein. Das ist nach Artikel 3 Nummer 3 der Fall, wenn Sie das System unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr bringen oder in Betrieb nehmen. Dann gilt Artikel 4 auch für Entwickler und Produktverantwortliche. Sie brauchen Wissen, das über die Nutzung hinausgeht: wie man Ergebnisse eines Modells systematisch testet, wie man Eingaben und Ausgaben protokolliert, wann Nutzer erfahren müssen, dass sie mit einer KI sprechen, und wie man ein Modell austauscht, ohne die Anwendung neu zu bauen.
Ein häufiger blinder Fleck sind Werkzeuge, die KI nebenbei enthalten: die Zusammenfassung im Videokonferenz-Dienst, der Schreibassistent im Office-Paket, die automatische Transkription im Telefonsystem. Auch das sind KI-Systeme im Sinne der Verordnung, sobald sie beruflich eingesetzt werden.
Schulung
Inhalte einer sinnvollen KI-Schulung
Eine sinnvolle KI-Schulung erklärt, wie die Werkzeuge funktionieren, wo sie Fehler machen und welche Regeln im eigenen Haus gelten. Sie ist kein Kurs über Prompt-Tricks.
Planen Sie für ein Grundmodul, das alle besuchen, 60 bis 90 Minuten ein. Es deckt ab:
Funktionsweise: Ein Large Language Model sagt das wahrscheinlichste nächste Wort voraus. Es weiß nichts im eigentlichen Sinn und kann sicher klingende Falschaussagen erzeugen, sogenannte Halluzinationen.
Eingaben: Welche Daten in welches Werkzeug dürfen. Für frei zugängliche Dienste ohne Unternehmensvertrag gilt: keine personenbezogenen Daten, keine Kundendaten, keine Verträge, keine Zugangsdaten.
Ergebnisse prüfen: Zahlen, Namen, Zitate und Rechtsaussagen immer gegen eine Quelle prüfen. Die Verantwortung für einen versendeten Text bleibt beim Absender.
Freigegebene Werkzeuge: Welche Dienste mit welchem Konto genutzt werden dürfen und an wen man sich bei neuen Wünschen wendet.
Meldeweg: Wohin man sich wendet, wenn etwas schiefgeht, etwa wenn vertrauliche Daten in einen Dienst eingegeben wurden.
Wirksamer als Folien ist eine Übung mit echten Beispielen: Die Teilnehmer bekommen eine KI-Antwort auf eine Frage aus ihrem Arbeitsalltag, in der zwei Fehler stecken, und suchen sie. Danach weiß jeder, warum Prüfen keine Formalie ist.
Für die Fachbereiche kommen kurze Zusatzmodule von 30 bis 45 Minuten hinzu, etwa zur Kennzeichnung KI-erzeugter Inhalte im Marketing oder zu den Grenzen beim Einsatz in Bewerbungsverfahren, die die Verordnung in Anhang III als hohes Risiko einstuft. Die besonderen Pflichten für solche Hochrisiko-Systeme gelten nach der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 erst ab dem 02.12.2027 statt ab dem 02.08.2026. Für die Schulung ändert das wenig: Wer KI in der Personalauswahl testet, sollte die Grenzen schon vorher kennen. Wo KI im Alltag einen echten Unterschied macht, zeigt unser Beitrag Wann ein LLM den Tag rettet.
Nachweis
Dokumentation ohne Bürokratie
Die Verordnung schreibt keine bestimmte Form der Dokumentation vor. Sie sollten aber zeigen können, welche Maßnahmen Sie ergriffen haben, wenn eine Behörde fragt oder nach einem Vorfall die Frage nach der Sorgfalt aufkommt.
Drei Dokumente reichen für die meisten mittelständischen Unternehmen:
KI-Richtlinie auf ein bis zwei Seiten: freigegebene Werkzeuge, verbotene Eingaben, Prüfpflicht für Ergebnisse, Ansprechpartner.
Werkzeugliste: welches KI-System wofür eingesetzt wird, mit welchem Vertrag und welcher Datenverarbeitung. Welche Einsätze im eigenen Haus überhaupt sinnvoll sind, klärt vorab ein KI-Readiness-Check.
Schulungsnachweis: Datum, Teilnehmer, Inhalte, Unterlagen. Eine Teilnehmerliste mit Agenda genügt.
Legen Sie einen Rhythmus fest: Auffrischung einmal im Jahr und zusätzlich, wenn ein neues Werkzeug eingeführt wird oder neue Mitarbeiter beginnen. Für neue Mitarbeiter gehört das Grundmodul in die Einarbeitung, zusammen mit Datenschutz und IT-Sicherheit. Die Werkzeugliste pflegt am besten dieselbe Person, die neue Dienste freigibt. So bleibt sie aktuell, ohne dass jemand eigens daran denken muss.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
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Die KI-Verordnung verlangt kein Zertifikat und kennt keinen offiziellen Nachweis. Externe Anbieter stellen Teilnahmebescheinigungen aus, diese haben aber keinen besonderen rechtlichen Status. Wichtiger ist, dass die Inhalte zum tatsächlichen Einsatz im Unternehmen passen und die Maßnahme dokumentiert ist.
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Eine Richtlinie allein ist eine Regel, aber noch keine Maßnahme zur Förderung von Kompetenz. Sie sollte deshalb mit einer kurzen Schulung verbunden sein, in der die Regeln erklärt und an Beispielen geübt werden. Beides zusammen ist für die meisten Unternehmen ausreichend dokumentiert.
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Sobald ein Mitarbeiter ein KI-Werkzeug für seine Arbeit nutzt, handelt es sich um beruflichen Einsatz. Ob das Konto privat oder vom Unternehmen bezahlt ist, spielt dafür keine Rolle. Gerade deshalb gehört eine Liste freigegebener Werkzeuge in die Richtlinie.
KI-Schulung für Ihr Team
Wir schulen Ihre Mitarbeiter zu KI im Arbeitsalltag, mit Beispielen aus Ihren Abläufen und einer Vorlage für Richtlinie und Nachweis.
Nachweise
Quellen und Stand
Stand: 27.07.2026, ergänzt am 02.11.2026 (KI-MIG). Artikel 4 und die Termine für Hochrisiko-Systeme in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744 laut EUR-Lex, Inkrafttreten des KI-MIG laut gesetze-im-internet.de. Dieser Beitrag beschreibt die Rechtslage und ersetzt keine Rechtsberatung; für Ihren konkreten Fall fragen Sie einen Anwalt.
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