CMS-Workshop vorbereiten: Fragen, die Sie vorab klären sollten
Bereiten Sie für den ersten Workshop zu einer neuen CMS-Website vier Dinge vor: eine Liste der vorhandenen Inhalte, die Namen der Menschen, die sie pflegen und freigeben, die Zugänge zu Domain und Hosting und die Systeme, mit denen die Website sprechen muss. Dann geht es im Termin um Entscheidungen statt um Suchaufträge.
Unser Workshop für Statamic-Projekte dauert zwei bis drei Stunden und findet in Grünwald oder bei Ihnen vor Ort statt, so beschreiben wir ihn auf der Seite unserer Statamic-Agentur für München. Zwei bis drei Stunden reichen für Entscheidungen, aber nicht für eine Bestandsaufnahme von null. Die folgende Liste zeigt, was Sie vorher klären können, damit der Termin mit einer belastbaren Aufwandsschätzung endet. Sie gilt für jedes CMS, nicht nur für Statamic.
Nutzen
Warum die Vorbereitung den CMS-Workshop verkürzt
Ein Workshop ohne Vorbereitung verbringt die erste Stunde mit Fragen, die eine Person im Unternehmen in zehn Minuten am Schreibtisch hätte beantworten können: Wie viele Seiten hat die alte Website? Wer hat die Zugänge zur Domain? Gibt es Stellenanzeigen, und woher kommen sie?
Jede offene Frage dieser Art wird zu einem Merkposten, und jeder Merkposten macht die Schätzung unsicherer. Am Ende steht dann eine Spanne statt eines Preises, oder ein zweiter Termin. Vorbereitung verschiebt die Zeit im Workshop von Fakten zu Entscheidungen: Welche Inhalte ziehen um, welche entfallen, wer darf was veröffentlichen.
Die Vorbereitung muss nicht vollständig sein. Eine grobe Liste mit Lücken ist besser als keine, weil die Lücken im Workshop gezielt besprochen werden.
Inhalte
Was es gibt und wer es pflegt
Beginnen Sie mit einer Liste der vorhandenen Inhalte. Die schnellste Quelle ist die Sitemap der alten Website, meist unter /sitemap.xml erreichbar. Sie liefert alle URLs, die Suchmaschinen kennen sollen. Ergänzen Sie aus der Google Search Console den Bericht Leistung, gefiltert auf die letzten zwölf Monate: Er zeigt, welche Seiten tatsächlich Besucher aus der Suche bringen.
Ordnen Sie die Inhalte nach Typ statt nach Seite:
Seiten mit festem Platz: Startseite, Leistungen, Über uns, Kontakt, Impressum
Wiederkehrende Einträge: News, Blogbeiträge, Referenzen, Stellenanzeigen, Termine, Produkte
Dateien: PDFs, Datenblätter, Preislisten, Videos
Inhalte aus anderen Systemen: Stellenanzeigen aus einem Bewerberportal, Produkte aus der Warenwirtschaft
Aus den wiederkehrenden Einträgen werden im CMS eigene Inhaltstypen, in Statamic heißen sie Collections. Jeder Typ bekommt feste Felder. Für eine Referenz sind das zum Beispiel Kunde, Branche, Aufgabe, Ergebnis und Bilder. Wer diese Felder vorab grob notiert, spart im Workshop viel Zeit.
Schreiben Sie zu jedem Typ, wer ihn pflegt und wie oft. Eine Seite, die einmal im Jahr jemand anfasst, braucht andere Werkzeuge als ein Newsbereich mit drei Beiträgen pro Woche. Ehrlich ist auch die Spalte „pflegt niemand“. Sie zeigt, welche Inhalte beim Umzug wegfallen können.
Rollen
Rollen und Freigaben im Unternehmen
Klären Sie, wer im neuen System was darf. Ein CMS kann Rechte fein verteilen, aber es kann nicht entscheiden, wer im Unternehmen verantwortlich ist.
Typische Rollen in mittelständischen Unternehmen:
Redakteure: schreiben und pflegen Inhalte in ihrem Bereich, zum Beispiel Personal die Stellenanzeigen.
Freigeber: prüfen Inhalte vor der Veröffentlichung. Oft Geschäftsführung oder Marketingleitung.
Administratoren: verwalten Nutzer, Formulare und Einstellungen.
Drei Fragen bestimmen die Technik: Muss jeder Beitrag vor dem Veröffentlichen freigegeben werden? Brauchen Sie einen Verlauf früherer Versionen? Gibt es mehrere Sprachen? In Statamic sind mehrere Benutzerkonten mit Rollen, Revisionen und mehrsprachige Seiten Funktionen der Pro-Lizenz. Die kostenlose Ausgabe hat ein einziges Administratorkonto und ein einziges Formular. Sie reicht deshalb nur, wenn genau eine Person die Website pflegt und ein Kontaktformular genügt. Kommen ein Bewerbungsformular oder eine Anmeldung zu Veranstaltungen hinzu, ist Pro nötig, auch wenn nur eine Person die Website pflegt. Diese Entscheidung ändert den Preis, deshalb gehört sie in den Workshop.
Technik
Domains, Hosting, bestehende Systeme
Die technischen Fragen sind schnell beantwortet, wenn die richtige Person sie vorab sammelt, und können ein Projekt um Wochen verzögern, wenn sie erst beim Livegang auftauchen.
Sammeln Sie vorab:
Domains: Welche Domains gehören zum Unternehmen, bei welchem Anbieter sind sie registriert, und wer hat den Zugang? Häufig liegt eine Domain noch auf dem Konto einer früheren Agentur oder eines ausgeschiedenen Mitarbeiters.
Mail: Läuft die E-Mail über denselben Anbieter wie die Website? Wer die Website umzieht, darf die Mail-Einträge im DNS nicht verlieren.
Hosting: Wo liegt die alte Website, wann endet der Vertrag, wer hat Zugang?
Angebundene Systeme: Newsletter, CRM, Bewerberportal, Shop, Terminbuchung, Chat. Für jedes System: Was soll die Website damit tun?
Tracking und Einwilligung: Welche Dienste laufen auf der alten Website, und welche sollen bleiben?
Alte Adressen: Welche URLs sind verlinkt oder gedruckt, etwa auf Broschüren und Fahrzeugen? Sie brauchen eine Weiterleitung auf die neue Adresse.
Was dabei schiefgehen kann: Die Domain wird auf den neuen Server umgestellt, und am nächsten Morgen kommen keine Mails mehr an, weil beim Umzug der DNS-Einträge der MX-Eintrag gefehlt hat. Eine Liste aller DNS-Einträge vor dem Umzug verhindert das.
Ergebnis
Was am Ende des Workshops feststehen sollte
Ein Workshop ist gelungen, wenn danach beide Seiten dasselbe Bild von der Website haben und die offenen Fragen einen Namen und ein Datum tragen.
Am Ende sollten feststehen:
die grobe Seitenstruktur mit den Inhaltstypen und ihren Feldern
die Rollen und ob es Freigaben gibt
die angebundenen Systeme mit dem gewünschten Verhalten
die Sprachen und die Lizenzfrage
eine Liste offener Fragen mit Verantwortlichen und Termin
der nächste Schritt, meist ein Angebot mit Festpreis-Optionen
Wenn Sie einen Workshop planen, können Sie direkt einen Termin vereinbaren und die vorbereiteten Listen vorab schicken.
Was wir im Workshop bewusst nicht tun: Design entscheiden oder Texte schreiben. Beides braucht eigene Termine und eigene Beteiligte. Warum wir solche Projekte nicht in festen Sprints planen, sondern entlang von Entscheidungen, steht im Beitrag Sprint-Wahnsinn.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
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Die Person, die über Budget und Umfang entscheidet, die Person, die die Inhalte künftig am meisten pflegt, und jemand, der die technischen Zugänge kennt. Drei bis fünf Teilnehmer sind eine gute Größe. Mehr Teilnehmer verlängern die Diskussion, ohne die Entscheidungen zu verbessern.
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Für eine Unternehmenswebsite reichen zwei bis drei Stunden, wenn Inhalte, Rollen und Technik vorbereitet sind. Bei mehreren Sprachen, vielen angebundenen Systemen oder mehreren Marken kann ein zweiter Termin nötig werden. Länger als einen halben Tag am Stück sollte kein Workshop dauern, weil die Konzentration nachlässt.
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Nur in einem engen Fall: Eine Person pflegt die Website allein, und ein einziges Formular genügt. Sobald mehrere Menschen mit unterschiedlichen Rechten arbeiten, frühere Versionen wiederherstellbar sein sollen, mehrere Sprachen oder mehrere Formulare gebraucht werden, ist Statamic Pro nötig. Die Lizenz gilt jeweils für eine Website.
Workshop zur neuen Website
Wir klären mit Ihnen in zwei bis drei Stunden Inhalte, Rollen und Technik Ihrer neuen Website und schicken danach ein Angebot mit Festpreis-Optionen.
Nachweise
Quellen und Stand
Geprüft am 02.11.2026: Lizenzumfang von Free und Pro einschließlich Formular-Grenze laut Statamic-Preisseite, Ablauf des Workshops laut unserer Seite zur Statamic-Agentur.
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