Definition
Die Inventur bezeichnet die systematische Erfassung und Bewertung von Vermögenswerten eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag. Dabei werden sowohl die Menge als auch der Zustand der vorhandenen Güter dokumentiert. Im klassischen Sinne umfasst die Inventur vor allem materielle Wirtschaftsgüter wie Rohstoffe, Fertigprodukte oder Maschinen.
Im weiteren Sinne kann der Begriff Inventur auch auf immaterielle Vermögenswerte angewendet werden, beispielsweise die Erfassung von Software-Assets. Ziel ist es, eine vollständige und genaue Übersicht über die Bestände zu erhalten, um diese in der Bilanz korrekt ausweisen zu können.
Hintergrund und rechtliche Grundlagen
Die Pflicht zur Durchführung einer Inventur ergibt sich in Deutschland aus dem Handelsgesetzbuch (HGB). Unternehmen sind verpflichtet, mindestens einmal jährlich eine vollständige Bestandsaufnahme durchzuführen, um die Grundlage für die Buchführung und Bilanzierung zu schaffen.
Die Inventur dient dabei nicht nur der gesetzlichen Dokumentation, sondern auch der Kontrolle der Bestände und der Vermeidung von Fehlbeständen oder Diebstahl. Die Ergebnisse der Inventur fließen in die Bewertung des Vermögens und die Erstellung des Jahresabschlusses ein.
Methoden der Inventur
Es gibt verschiedene Methoden der Inventur, die je nach Unternehmensgröße, Branche und Art der Güter eingesetzt werden. Die klassische Form ist die Stichtagsinventur, bei der die Bestände an einem festgelegten Tag vollständig erfasst werden.
Alternativ existieren die permanente Inventur, bei der die Bestände laufend erfasst und aktualisiert werden, sowie die verlegte Inventur, bei der die Bestandsaufnahme innerhalb eines bestimmten Zeitraums vor oder nach dem Bilanzstichtag erfolgt. Jede Methode hat spezifische Anforderungen und Vorteile.
Inventur von Software-Assets
Die Inventur von Software-Assets umfasst die Erfassung aller eingesetzten Softwareprodukte, Lizenzen und Versionen innerhalb eines Unternehmens. Dies schließt sowohl Standardsoftware als auch individuell entwickelte Programme ein.
Neben der reinen Bestandsaufnahme wird bei der Software-Inventur auch der Zustand, die Nutzung und die Einhaltung von Lizenzbedingungen bewertet. Dies ist insbesondere für das Lizenzmanagement und die IT-Sicherheit von Bedeutung.
Abgrenzung zu verwandten Begriffen
Die Inventur ist eng verwandt mit dem Begriff der Bestandsaufnahme, der allgemein die Erfassung von vorhandenen Gütern beschreibt, ohne zwingend eine Bewertung vorzunehmen. Die Inventur beinhaltet zusätzlich die Bewertung und Dokumentation der Ergebnisse.
Im Gegensatz zur Inventur steht die Inventarisierung, die sich auf die laufende Erfassung und Verwaltung von Vermögenswerten bezieht. Die Inventur ist meist eine punktuelle Aktion, während die Inventarisierung kontinuierlich erfolgt.