E-Rechnung ab 2027: Was sich für den Rechnungsversand ändert
Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Versenden müssen Sie sie bei Rechnungen an andere Unternehmen im Inland ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro liegt, und ab dem 1. Januar 2028 in jedem Fall.
Die E-Rechnungspflicht ab 2027 betrifft also den Versand, nicht den Empfang. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz vom März 2024, das § 14 des Umsatzsteuergesetzes neu gefasst hat, die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Für die Planung wichtig: Ob Sie 2027 E-Rechnungen versenden müssen, entscheidet Ihr Umsatz 2026. Den kennen Sie verlässlich erst nach Jahresende. Wer knapp an der Grenze von 800.000 Euro liegt, plant deshalb besser so, als läge er darüber.
Wie die Umstellung in die übrigen Abläufe passt, gehört zu den Fragen, die wir in der Digitalisierungsberatung mit Unternehmen klären.
Zwei Stufen
Empfangen seit 2025, versenden ab 2027
Die Einführung läuft in Stufen. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Empfangen und Ausstellen.
Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen im Inland muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang, die Rechnungen müssen aber im Originalformat aufbewahrt werden.
1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026: Alle dürfen beim Versand noch „sonstige Rechnungen“ nutzen. Papier ist immer erlaubt, ein PDF per E-Mail nur mit Zustimmung des Empfängers.
Ab 1. Januar 2027: Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen.
Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle inländischen Unternehmen bei Umsätzen an andere Unternehmen.
Schon der Empfang braucht einen geordneten Ablauf. Eingehende E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat aufbewahrt werden, ein Ausdruck oder ein daraus erzeugtes PDF genügt nicht. Wer Rechnungen bisher aus einem Postfach von Hand in die Buchhaltung überträgt, sollte das spätestens mit der Umstellung des eigenen Versands mitdenken.
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Ein PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. In Deutschland gängig sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL. Wer ZUGFeRD erzeugt, sollte deshalb das Profil in der Datei prüfen: Ein Export im Profil MINIMUM sieht aus wie eine E-Rechnung, erfüllt die Pflicht aber nicht.
Betroffenheit
Wer unter die Umsatzgrenze fällt
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr (§ 27 Abs. 38 UStG). Für die Frage, ob Sie ab Januar 2027 E-Rechnungen versenden müssen, zählt also Ihr Umsatz im Jahr 2026. Das Bundesfinanzministerium beschreibt die Übergangsregel in seinen Antworten zur E-Rechnung so: Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich die Frist bis zum Ablauf des Jahres 2027.
Ein Beispiel: Ein Betrieb mit 650.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 darf 2027 weiter Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, PDF-Rechnungen verschicken. Liegt der Umsatz 2026 bei 900.000 Euro, muss er ab Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Steigt der Umsatz des ersten Betriebs 2027 über die Grenze, ändert das nichts mehr, weil ab 2028 ohnehin alle E-Rechnungen ausstellen müssen.
Was nicht unter die Pflicht fällt
Rechnungen an Privatkunden (B2C). Die Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise.
Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG. Auch sie müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Sonderfall EDI
Wer Rechnungen bereits per EDI austauscht, also über einen fest vereinbarten elektronischen Datenaustausch mit großen Abnehmern, darf dieses Verfahren bis Ende 2027 weiter nutzen, auch wenn es die Norm nicht erfüllt. Danach muss das Verfahren die Anforderungen der EN 16931 abbilden oder durch ein konformes Format ersetzt werden.
Technik
Was in Ihrer Software angepasst werden muss
Für den Versand muss die Software, die Ihre Rechnungen erzeugt, eine strukturierte Datei nach EN 16931 erstellen. Bei Standardprogrammen ist das meist ein Update oder ein Zusatzmodul. Aufwendiger wird es, wenn Rechnungen aus einer eigenen Anwendung, einem Shop oder einem Branchenprogramm entstehen.
Typische Prüfpunkte:
Rechnungserzeugung: Kann das System, aus dem die Rechnung kommt, XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Wenn nicht, braucht es eine Erweiterung oder einen Umweg über das ERP- oder Buchhaltungsprogramm.
Stammdaten: Strukturierte Rechnungen verlangen saubere Daten, etwa die Bestellnummer des Kunden, bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID, Umsatzsteuer-ID und eindeutige Einheiten. Fehlende Felder fallen erst auf, wenn eine Rechnung abgelehnt wird.
Versandweg: E-Mail, Kundenportal oder Peppol-Netzwerk. Große Abnehmer geben den Weg oft vor.
Übergabe an die Buchhaltung: Ausgangs- und Eingangsrechnungen sollten ohne Abtippen in die Buchhaltung oder zu DATEV gelangen.
Archivierung: Die strukturierte Datei ist das Original und muss unveränderbar aufbewahrt werden.
Vor dem ersten Versand sollten Sie jede erzeugte Datei mit einem Prüfwerkzeug validieren. Für XRechnung stellt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) einen frei verfügbaren Validator bereit. Ein Fehler in der Struktur fällt sonst erst auf, wenn der Kunde die Rechnung zurückweist. Eine Rechnung, die nicht in der vorgeschriebenen Form ausgestellt ist, erfüllt die Anforderungen des § 14 UStG nicht, und das kann beim Kunden Fragen zum Vorsteuerabzug auslösen.
Wo mehrere Programme beteiligt sind, ist die Verbindung zwischen ihnen oft der eigentliche Aufwand. Eine sauber gebaute Schnittstelle zwischen Rechnungssystem und Buchhaltung spart dann mehr Zeit als das Format selbst.
Planung
Zeitplan für die Umstellung
Wer 2026 über der Umsatzgrenze liegt, sollte bis zum Herbst 2026 versandbereit sein, damit für Tests mit Kunden Zeit bleibt. Ein realistischer Ablauf:
Bestandsaufnahme: Welche Systeme erzeugen Rechnungen, wie viele pro Monat, an wen? Welche Kunden verlangen bestimmte Formate oder Wege?
Entscheidung: Update der vorhandenen Software, Zusatzmodul oder eigene Anpassung. Dazu die Wahl des Formats.
Umsetzung und Stammdatenpflege: Fehlende Kundendaten nachtragen, Vorlagen anpassen.
Testversand: Einige Rechnungen an ausgewählte Kunden schicken und mit einem Prüfwerkzeug validieren.
Umstellung: Spätestens zum 1. Januar 2027 beziehungsweise 2028 auf E-Rechnung wechseln. Ein früherer Wechsel ist zulässig, weil alle Empfänger E-Rechnungen seit 2025 verarbeiten können müssen.
Wer bis 2028 Zeit hat, sollte die Umstellung trotzdem nicht ans Ende schieben. Große Kunden können E-Rechnungen vertraglich schon vor der gesetzlichen Frist verlangen, und eine Umstellung unter Zeitdruck lässt wenig Raum für Tests. Wann ein Sprachmodell bei unstrukturierten Belegen hilft und wann nicht, beschreibt unser Beitrag Wann ein LLM den Tag rettet. Für strukturierte E-Rechnungen ist es meist nicht nötig, weil die Daten schon maschinenlesbar ankommen.
Aktualisierung vom 02.11.2026: Die Fristen gelten unverändert. Das Bundesfinanzministerium hat am 15.10.2026 ein drittes Schreiben mit ergänzenden Regelungen veröffentlicht, unter anderem zu Anzahlungs- und Schlussrechnungen und zur Berichtigung von Rechnungen. Die Stufen 2027 und 2028 ändert es nicht, sie stehen im Gesetz. Die Forderung des Zentralverbands des Deutschen Handwerks, die Stufe 2027 auf 2028 zu verschieben, ist bisher nicht Gesetz geworden.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
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Für den Versand nicht: Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Empfangen müssen aber auch Kleinunternehmer E-Rechnungen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür, die Dateien müssen allerdings ordnungsgemäß archiviert werden.
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Bis Ende 2026 bleibt das erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt. Wer 2026 höchstens 800.000 Euro Umsatz hatte, darf diesen Weg noch bis Ende 2027 nutzen. Danach ist ein PDF bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen keine zulässige Rechnung mehr, außer bei Kleinbetragsrechnungen und den anderen Ausnahmen.
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Eine seriöse Pauschale gibt es nicht. Bei Standardsoftware ist es oft ein Update oder ein Zusatzmodul zum Preis des Herstellers. Kosten entstehen vor allem dort, wo Rechnungen aus eigenen Anwendungen kommen oder mehrere Systeme verbunden werden müssen. Eine Bestandsaufnahme der Rechnungswege zeigt, welcher Fall bei Ihnen vorliegt.
Rechnungswege vor 2027 sortieren
Wir sehen uns an, wo bei Ihnen Rechnungen entstehen und wie sie in die Buchhaltung gelangen, und schlagen den kürzesten Weg zur E-Rechnung vor.
Nachweise
Quellen und Stand
Geprüft am 02.11.2026: Fristen in § 14 und § 27 UStG sowie die BMF-Schreiben vom 15.10.2025 und 15.10.2026. Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung. Klären Sie Fragen zu Ihrem Unternehmen mit Ihrem Steuerberater.
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