Festpreis für Webprojekte: Meilensteine und Abnahmekriterien festlegen
Ein Festpreisprojekt bleibt für beide Seiten planbar, wenn es in kleine Meilensteine geteilt ist, jeder Meilenstein prüfbare Abnahmekriterien hat und die Zahlung an die Abnahme gekoppelt ist. Änderungswünsche laufen über einen festen Weg mit Preis und Termin, statt den Plan still zu verschieben.
Ein Festpreis verschiebt das Kostenrisiko zum Auftragnehmer. Damit das fair bleibt, müssen beide Seiten jederzeit wissen, was fertig ist, was als Nächstes kommt und was nicht im Preis steckt. Ein frühes Beispiel aus unserer Arbeit ist ein Online-Portal mit zwei CMS: Das Projekt war in zehn Meilensteine mit eigenen Abnahmekriterien geteilt, und jeder Schritt wurde abgenommen, bevor der nächste begann. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie ein Projekt so schneiden.
Drei Regeln: kleine Meilensteine, prüfbare Kriterien, Zahlung je Abnahme
Drei Regeln tragen ein Festpreisprojekt:
Kleine Meilensteine: Jeder Meilenstein liefert etwas, das man benutzen oder zumindest vorführen kann, und dauert Wochen, nicht Monate.
Prüfbare Kriterien: Für jeden Meilenstein steht vorher fest, woran beide Seiten erkennen, dass er erfüllt ist.
Zahlung je Abnahme: Eine Rate wird fällig, wenn der zugehörige Meilenstein abgenommen ist.
So sieht der Auftraggeber regelmäßig, wofür er zahlt, und der Auftragnehmer muss nicht bis zum Projektende auf sein Geld warten. Streit über eine große Schlussrechnung entfällt, weil jeder Teil schon einzeln geprüft wurde.
Auch ein Festpreisprojekt hat Risiken für den Auftraggeber: Ein Anbieter, der knapp kalkuliert hat, spart im letzten Drittel an Tests und Dokumentation, oder jede Rückfrage wird zum Nachtrag. Kleine Meilensteine mit klaren Kriterien machen beides früh sichtbar, solange noch Zeit zum Gegensteuern bleibt.
Wie ein Festpreis entsteht
Ein Festpreis ist nur so gut wie die Beschreibung, auf der er beruht. Bevor ein Preis feststeht, braucht es drei Dokumente oder Abschnitte:
Leistungsbeschreibung: Was gebaut wird, auf Ebene von Seitentypen, Funktionen und Schnittstellen. Ein Lastenheft des Auftraggebers ist ein guter Ausgangspunkt.
Annahmen: Was der Kalkulation zugrunde liegt, zum Beispiel „Inhalte liefert der Auftraggeber bis Meilenstein 3“, „zwei Sprachen“, „Anbindung an das bestehende CRM über dessen dokumentierte Schnittstelle“.
Ausschlüsse: Was ausdrücklich nicht enthalten ist, etwa Texterstellung, Datenübernahme aus dem Altsystem oder der Betrieb nach dem Livegang.
Die Annahmen sind der Teil, der in Angeboten am häufigsten fehlt. Sie entscheiden später, ob ein Wunsch eine Änderung ist oder schon im Preis steckt. Steht dort „Inhalte liefert der Auftraggeber“, ist das Einpflegen von 200 Produkttexten eine eigene Leistung. Steht dort nichts, beginnt die Diskussion.
Wo die Beschreibung noch unscharf ist, hilft eine vorgeschaltete Klärungsphase mit eigenem, kleinem Festpreis. Ihr Ergebnis sind Leistungsbeschreibung, Annahmen und eine erste Meilensteinliste. Erst danach wird der Festpreis für die Umsetzung kalkuliert. Der Auftraggeber zahlt so nicht für Unsicherheit, die ein Anbieter mit einem Risikoaufschlag abdecken müsste, und kann mit den Unterlagen auch Vergleichsangebote einholen.
Meilensteine im Festpreis-Webprojekt schneiden
Ein guter Meilenstein ist ein fachlich abgeschlossenes Stück, kein technischer Zwischenstand. „Datenbank angelegt“ lässt sich nicht abnehmen, „Produktsuche mit Filtern auf dem Testsystem“ schon.
Für Webprojekte passt oft eine Reihenfolge wie diese:
Konzept und Gestaltung der wichtigsten Seitentypen, abgenommen als klickbarer Entwurf.
Technische Grundlage mit Startseite und einem Inhaltstyp auf dem Testsystem.
Weitere Inhaltstypen und Navigation.
Formulare, Suche und Schnittstellen, je nach Umfang einzeln.
Inhaltsübernahme oder Einpflegen durch den Auftraggeber.
Vorbereitung des Livegangs: Weiterleitungen, Datenschutz, Barrierefreiheit, Ladezeit.
Livegang und Abschluss.
Für ein Portal mit mehreren Schnittstellen werden daraus schnell zehn oder mehr Meilensteine, für eine kleine Website reichen vier oder fünf. Die Zahl richtet sich danach, wie lange der Auftraggeber ohne sichtbares Ergebnis warten möchte.
Ein Zahlungsplan dazu, als Beispiel mit angenommenen Werten: Bei einem Festpreis von 40.000 Euro und den sieben Meilensteinen oben gehört zu jedem Meilenstein genau eine Rate, fällig mit seiner Abnahme. Die Raten eins bis sechs betragen je 13 Prozent (5.200 Euro), die letzte Rate nach Livegang und Abschluss 22 Prozent (8.800 Euro). Die höhere Schlussrate gibt dem Auftraggeber Sicherheit, dass auch der letzte Schritt sauber erledigt wird. Das Gesetz sieht für Werkverträge Abschlagszahlungen nach dem Wert der erbrachten Leistung vor (§ 632a BGB), die vertragliche Regelung macht daraus planbare Beträge.
Manche Verträge sehen zusätzlich eine Anzahlung bei Auftrag vor, etwa weil der Anbieter Kapazität für Monate reserviert. Das ist dann eine eigene, ausdrücklich vereinbarte Ausnahme von der Regel „Zahlung je Abnahme“ und wird mit den späteren Raten verrechnet. Wer sie vereinbart, sollte sie klein halten und im Vertrag begründen.
Abnahmekriterien, die man prüfen kann
Ein Abnahmekriterium ist gut, wenn zwei Personen unabhängig voneinander zum selben Ergebnis kommen. „Die Suche funktioniert gut“ erfüllt das nicht. Prüfbar wird es so:
„Die Suche findet Produkte nach Name, Artikelnummer und Hersteller. Bei Eingabe von drei Zeichen erscheinen Vorschläge.“
„Das Kontaktformular sendet eine Bestätigung an den Absender und eine Benachrichtigung an die hinterlegte Adresse. Pflichtfelder werden vor dem Absenden geprüft.“
„Alle Seitentypen bestehen die vereinbarten Prüfschritte zur Barrierefreiheit auf dem Testsystem.“
Zu jedem Kriterium gehören drei Angaben, die oft vergessen werden: auf welchem System geprüft wird (das Testsystem, nicht ein Entwicklerrechner), mit welchen Daten (ein vereinbarter Testbestand mit realistischen Inhalten) und in welchen Browsern und Geräten.
Für die Abnahme selbst hilft eine feste Prüffrist im Vertrag, zum Beispiel zehn Werktage nach Bereitstellung. Das Gesetz kennt zudem die fiktive Abnahme: Setzt der Auftragnehmer nach Fertigstellung eine angemessene Frist und der Auftraggeber verweigert die Abnahme nicht unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk als abgenommen (§ 640 Abs. 2 BGB). Ist der Auftraggeber ein Verbraucher, tritt diese Folge nur ein, wenn er mit der Aufforderung zur Abnahme in Textform auf sie hingewiesen wurde. Wegen unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden. Kleine Mängel kommen auf eine Liste und werden im nächsten Meilenstein behoben, statt den ganzen Plan anzuhalten. Mit der Abnahme wird nach dem Gesetz die Vergütung fällig (§ 641 BGB), deshalb koppelt der Zahlungsplan jede Rate an eine Abnahme.
Vorlage: Abnahmeprotokoll für einen Meilenstein
Ein kurzes Protokoll je Meilenstein hält fest, was geprüft wurde, welche Mängel offen sind und bis wann sie behoben werden. Eine halbe Seite reicht. Am Projektende ergeben die Protokolle eine lückenlose Liste dessen, was geliefert und abgenommen wurde, und das ist bei späteren Fragen zur Gewährleistung mehr wert als jede Erinnerung. Die folgende Vorlage können Sie kopieren und an Ihr Projekt anpassen.
ABNAHMEPROTOKOLL
Projekt: ...
Meilenstein: Nr. ... / Bezeichnung ...
Bereitgestellt am: TT.MM.JJJJ auf (Testsystem, Adresse) ...
Prüffrist bis: TT.MM.JJJJ
Geprüft von: Name, Rolle (Auftraggeber)
Anwesend: Name, Rolle (Auftragnehmer)
Testdaten: vereinbarter Testbestand ...
Browser/Geräte: ...
Kriterium erfüllt Bemerkung
1. ... ja/nein ...
2. ... ja/nein ...
Offene Mängel (unwesentlich) behoben bis zuständig
- ... TT.MM.JJJJ ...
Ergebnis: [ ] abgenommen
[ ] abgenommen mit Mängelliste oben
[ ] nicht abgenommen, wesentlicher Mangel: ...
Fällige Rate: Nr. ... über ... Euro
Ort, Datum, Unterschrift Auftraggeber / Auftragnehmer
Änderungswünsche während des Projekts
Änderungswünsche sind kein Zeichen für schlechte Planung. Wer die ersten Seiten auf dem Testsystem sieht, hat neue Ideen. Entscheidend ist ein fester Weg dafür:
Der Wunsch wird schriftlich festgehalten, in einem Satz und mit Beispiel.
Der Auftragnehmer prüft, ob er in der Leistungsbeschreibung und den Annahmen schon enthalten ist.
Wenn nicht: Angebot mit Preis und Auswirkung auf den Termin, als Ergänzung zum Festpreis.
Der Auftraggeber entscheidet: annehmen, verschieben oder verwerfen.
Eine Variante, die beide Seiten entlastet, ist der Tausch: Eine neue Funktion ersetzt eine vereinbarte von ähnlichem Umfang, der Preis bleibt gleich. Das funktioniert, solange der Tausch vor Beginn des betroffenen Meilensteins vereinbart wird.
Gefährlich sind kleine Wünsche, die nebenbei erledigt werden. Einzeln kosten sie eine Stunde, gesammelt verschieben sie den Livegang, und niemand kann später sagen, warum. Eine schlichte Änderungsliste mit Datum, Entscheidung und Preis verhindert das. Wie eine Begleitung von außen solche Entscheidungen unterstützt, zeigt die Seite zur Projektbegleitung.
Projekt sauber aufteilen
Sie haben ein Angebot vorliegen oder schreiben eine Ausschreibung? Wir schneiden das Vorhaben mit Ihnen in Meilensteine, formulieren die Abnahmekriterien und begleiten die Abnahmen bis zum Livegang.
Nachweise
Quellen und Stand
Stand: 07.05.2026. Wortlaut von § 632a, § 640 und § 641 BGB. Die Hinweise zu Abschlagszahlung und Abnahme sind keine Rechtsberatung. Für Ihren Vertrag fragen Sie einen Anwalt.
Später erschienen: Warum wir Festpreise für fairer halten als Stundenbudgets, begründet Stunden-Budgets sind eine Agentur-Beichte.
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