Projektakte im Planungsbüro: Pläne, Mails und Protokolle an einem Ort
Eine digitale Projektakte im Planungsbüro ordnet jedes Dokument nach Projekt, Leistungsphase und Gewerk und gibt jedem Plan einen eindeutigen Namen mit Index und Status. Mails und Protokolle kommen über die Projektnummer an dieselbe Stelle, sodass jeder den gültigen Planstand und die Absprache dazu findet.
Ein Bauvorhaben läuft über Jahre, von der Grundlagenermittlung bis zur Objektbetreuung, und in dieser Zeit wechseln Projektleiter, Fachplaner und Ansprechpartner beim Bauherrn. Ist die Akte über Postfächer, Netzlaufwerk und Planserver verteilt, steckt das Wissen in den Köpfen derer, die von Anfang an dabei waren. Fällt einer davon aus, beginnt die Suche.
Dieser Beitrag beschreibt eine Ordnung, die mit vorhandenen Werkzeugen beginnt: eine Ordnerstruktur nach Leistungsphasen, ein Namensschema für Pläne, eine Regel für Mails und Protokolle und eine Einführung, die laufende Projekte nicht stört. Welche Software wir für Ingenieur- und Planungsbüros darüber hinaus bauen, etwa für Versionsführung und Übergabepakete, steht auf unserer Branchenseite.
Bestand
Wo Projektwissen verstreut liegt
In einem typischen Planungsbüro verteilt sich ein Projekt auf mindestens fünf Orte:
Pläne im CAD-System, etwa Allplan, und als PDF-Ausgabe auf dem Netzlaufwerk.
Leistungsverzeichnisse in einer AVA-Software wie ORCA AVA, ausgetauscht im GAEB-Format, dem Datenaustauschstandard des Gemeinsamen Ausschusses Elektronik im Bauwesen.
Mails in den persönlichen Postfächern der Projektbeteiligten.
Protokolle von Planerrunden und Baubesprechungen als Word-Dateien, oft in mehreren Fassungen.
Fotos und Notizen von der Baustelle auf Diensthandys.
Jedes dieser Werkzeuge ist für seine Aufgabe gut. Das Problem liegt dazwischen: Niemand sieht auf einen Blick, welcher Plan gültig ist, wer ihn wann bekommen hat und in welcher Besprechung die Änderung beschlossen wurde. Eine Projektakte ersetzt deshalb keines der Fachprogramme. Sie ist die gemeinsame Ordnung, auf die alle verweisen, so wie es der Beitrag Best of Breed für Software allgemein beschreibt: das passende Werkzeug pro Aufgabe, verbunden über klare Schnittstellen statt über Kopien.
§ 34 HOAI
Ordnung nach Projekt, Phase und Gewerk
Die naheliegende Gliederung liefert die HOAI selbst. § 34 HOAI teilt die Grundleistungen im Leistungsbild Gebäude und Innenräume in neun Leistungsphasen, von der Grundlagenermittlung bis zur Objektbetreuung. Diese Phasen kennt jeder im Büro und jeder Bauherr, und sie bilden auch die Honorarabrechnung ab. Nicht jedes Leistungsbild hat alle neun: Die Tragwerksplanung endet nach § 51 HOAI mit Leistungsphase 6, die Technische Ausrüstung hat nach § 55 wieder neun.
Unterhalb der Phase gliedern Sie nach Gewerk oder Fachplanung, darüber stehen projektweite Ordner für Vertrag, Beteiligte, Korrespondenz und Protokolle, die sich keiner Phase zuordnen lassen. Für jeden Plan gilt ein fester Dateiname, der ohne Öffnen der Datei sagt, was er zeigt und wie aktuell er ist. Das folgende Schema ist ein Beispiel; Kürzel und Reihenfolge passen Sie an Ihr Büro an, sie müssen nur in allen Projekten gleich sein.
ORDNERSTRUKTUR (Beispiel, Projektnummer 2417)
2417_Neubau-Kita-Musterstadt/
00_Projekt/
Vertrag-und-Honorar/
Beteiligte/ Adressliste, Zuständigkeiten, Vertretungen
Korrespondenz/ abgelegte Mails, Dateiname beginnt mit Datum
Protokolle/ Planerrunde, Baubesprechung, Abnahme
LPH1_Grundlagenermittlung/
LPH2_Vorplanung/
LPH3_Entwurfsplanung/
LPH4_Genehmigungsplanung/
LPH5_Ausfuehrungsplanung/
ARC/
Aktuell/ nur der jeweils gültige Index jedes Plans
Ersetzt/ alle älteren Indizes, nie gelöscht
Planliste.csv Plannummer, Index, Datum, Status, Empfänger
TWP/
HLS/
ELT/
LPH6_Vorbereitung-der-Vergabe/
LPH7_Mitwirkung-bei-der-Vergabe/
LPH8_Objektueberwachung/
Bautagebuch/
Aufmass-und-Rechnungspruefung/
Maengel/
LPH9_Objektbetreuung/
PLANDATEI
<Projekt>_<LPH>_<Gewerk>_<Planart>_<Geschoss>-<Nr>_<Index>_<Status>_<Datum>.pdf
Beispiel: 2417_LPH5_ARC_GR_EG-051_C_F_2026-07-08.pdf
Projekt 2417
LPH LPH5 = Ausführungsplanung
Gewerk ARC Architektur, TWP Tragwerksplanung,
HLS Heizung/Lüftung/Sanitär, ELT Elektro
Planart GR Grundriss, SN Schnitt, AN Ansicht, DT Detail
Geschoss UG, EG, OG1 ... mit laufender Nummer
Index 0 = Erstausgabe, danach A, B, C für jede inhaltliche Änderung
Status V = Vorabzug, F = freigegeben, U = ungültig (ersetzt)
Datum Ausgabedatum JJJJ-MM-TT, damit die Sortierung stimmt
REGELN
- keine Leerzeichen und Umlaute in Ordner- und Dateinamen
- ein neuer Index ersetzt nie eine Datei, er kommt dazu
- der Index steht im Dateinamen und im Plankopf, beide stimmen überein
Index und Status
Planstände und Freigaben nachvollziehen
Der Dateiname allein beantwortet nicht, wer welchen Planstand bekommen hat. Dafür braucht jedes Gewerk eine Planliste: eine Zeile pro Ausgabe mit Plannummer, Index, Datum, Status und Empfängern. Wird ein Plan mit Index C verschickt, wandert Index B in den Ordner für ersetzte Pläne, und die Planliste zeigt, welcher Fachplaner und welches ausführende Unternehmen noch mit B arbeiten könnte. Ersetzte Pläne bleiben erhalten, denn gerade der ersetzte Plan ist im Streitfall der Beleg dafür, was zu welchem Zeitpunkt galt.
Freigaben folgen einem festen Weg von Status zu Status: Vorabzug, Prüfung durch Fachplaner oder Bauherrn, freigegeben oder zurückgewiesen mit Begründung. Jeder Übergang landet bei der zuständigen Rolle und wird mit Datum und Person festgehalten. Für eine Projektakte heißt das: Ein Plan kann nur dann den Status freigegeben bekommen, wenn die zuständige Person ihn gesetzt hat, und die Akte hält fest, wer das war und wann.
Wie wichtig diese Spur ist, zeigt die HOAI selbst. In Leistungsphase 8 gehört nach Anlage 10 die systematische Zusammenstellung der Dokumentation, zeichnerischen Darstellungen und rechnerischen Ergebnisse des Objekts zu den Grundleistungen, in Leistungsphase 9 die fachliche Bewertung von Mängeln, längstens bis fünf Jahre nach der Abnahme. Eine Akte, die schon während der Planung sauber geführt ist, macht die Zusammenstellung am Ende zu einem Export statt zu einer Woche Suche.
Postfach
Mails und Protokolle automatisch zuordnen
Mails sind der schwierigste Teil, weil jeder Beteiligte sie in seinem eigenen Postfach empfängt. Drei Regeln bringen sie zuverlässig in die Akte:
Projektnummer im Betreff: Jede projektbezogene Mail beginnt mit der Nummer in eckigen Klammern, etwa [2417]. Bauherr und Fachplaner bekommen die Regel mit der ersten Mail.
Ablageadresse in Kopie: Jedes Projekt hat eine eigene Adresse, etwa 2417@ihrbuero.de, die in Kopie gesetzt wird. Ein Postfach-Regelwerk oder eine kleine Anwendung legt jede Mail an diese Adresse mit Anhängen im Ordner Korrespondenz ab.
Nachsortieren statt vergessen: Mails ohne Nummer landen in einem Eingangskorb, den einmal pro Woche jemand dem richtigen Projekt zuordnet.
Wo Mails in Freitext eingehen und keiner Regel folgen, kann eine Software die Zuordnung vorschlagen, anhand von Absender, Bauvorhaben oder Adresse im Text. Ein Mensch bestätigt den Vorschlag.
Protokolle werden durchsuchbar, wenn jeder Punkt eine feste Form hat: laufende Nummer, Thema, Festlegung, verantwortlich, Termin, erledigt am. Ein Punkt, der über mehrere Besprechungen offen bleibt, behält seine Nummer. So lässt sich nach Monaten nachvollziehen, in welcher Runde eine Änderung am Plan beschlossen wurde, und die Planliste kann auf diesen Protokollpunkt verweisen.
Für die Aufbewahrung gilt bei Kaufleuten, also etwa jeder GmbH, § 257 HGB: Empfangene und abgesandte Handelsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren, ab dem Ende des Jahres, in dem sie empfangen oder abgesandt wurden. Projektmails, die ein Handelsgeschäft betreffen, etwa Auftrag, Nachträge oder Honorar, fallen darunter, und die Akte sollte sie mindestens so lange unverändert halten.
Für ein Planungsbüro reicht diese Frist oft nicht. Ansprüche wegen Mängeln an Planungs- oder Überwachungsleistungen für ein Bauwerk verjähren nach § 634a Absatz 1 Nummer 2 BGB in fünf Jahren, und die Frist beginnt nach Absatz 2 erst mit der Abnahme. Gehört Leistungsphase 9 zum Auftrag, kann sich die Abnahme der Planerleistung und damit der Fristbeginn um diese Phase nach hinten verschieben, sofern keine Teilabnahme vereinbart ist. Eine Mail aus der Vorplanung kann deshalb noch gebraucht werden, wenn die sechs Jahre ab ihrem Versand längst vorbei sind. Die sechs Jahre aus dem HGB sind eine Mindestfrist und keine Löschfrist; wie lange Ihr Büro Projektakten darüber hinaus aufbewahrt, legen Sie am besten mit Ihrer Rechtsberatung und Ihrem Haftpflichtversicherer fest.
Umstellung
Einführung ohne Bürostillstand
Kein Büro kann alle laufenden Projekte auf einmal umziehen. Praktikabel ist ein Stichtag, ab dem jedes neue Projekt nach dem neuen Schema angelegt wird. Laufende Projekte bleiben, wo sie sind, bekommen aber die Mailregel mit Projektnummer. Abgeschlossene Projekte werden nur schreibgeschützt gestellt.
Ein Pilotprojekt mit einem Projektleiter, der Ordnung schätzt, deckt in den ersten Wochen auf, welche Kürzel fehlen und welche Regel im Alltag niemand einhält. Danach wird das Schema einmal angepasst und für alle festgeschrieben. Wer das Vorgehen über das eigene Büro hinaus angehen will, findet auf der Seite zur Digitalisierung von Abläufen unseren Einstieg über ein Erstgespräch.
Bei Planungsbüros starten wir mit einem Workshop, in dem wir die Abläufe analysieren und die größten Zeitfresser benennen; danach entscheiden wir pro Projekt, ob in Festpreis-Etappen oder mit Tagessatz-Rahmen gearbeitet wird. Die Anwendungen hosten wir bevorzugt in deutschen Rechenzentren; das hilft, wenn Bauherren Vorgaben zum Speicherort ihrer Planunterlagen machen.
Zwei Rückfragen
Häufige Fragen
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Für die Ablage der Dateien oft schon, wenn das Namensschema konsequent eingehalten wird. Ein Netzlaufwerk weiß aber nicht, wer welchen Planstand bekommen hat, und hält keine Freigaben fest. Diese beiden Lücken schließen eine gepflegte Planliste oder eine Anwendung, die Status und Versand mitschreibt.
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Am verlässlichsten über eine Ablageadresse pro Projekt, die bei jeder Projektmail in Kopie steht, zusammen mit der Projektnummer im Betreff. Mails ohne Nummer sammelt ein Eingangskorb, den jemand regelmäßig zuordnet. Persönliche Postfächer bleiben für persönliche Post, die Akte bekommt alles, was das Projekt betrifft.
Ein laufendes Projekt als Probe
Die oberste Ordnerebene und drei Plannamen aus einem laufenden Projekt reichen für einen ersten Blick. Daran wird sichtbar, wo Index, Status und Mails bisher verloren gehen und wie eine Projektakte für Ihr Büro aussehen kann.
Nachweise
Quellen und Stand
Stand: 15.07.2026. Leistungsphasen laut §§ 34, 51 und 55 HOAI und Anlage 10, Aufbewahrung von Handelsbriefen laut § 257 HGB, Verjährung von Mängelansprüchen laut § 634a BGB. Eine Überarbeitung der HOAI mit aktualisierten Leistungsbildern wird vorbereitet, Grundlage sind Gutachten im Auftrag des Bundeswirtschaftsministeriums; in Kraft ist zum Stand dieses Beitrags weiter die HOAI 2013 in der geänderten Fassung. Das Namensschema ist ein Beispiel. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.
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