Definition
Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie regeln die Anforderungen an die digitale Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrelevanten Daten in Deutschland. Ziel ist es, die Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit und Unveränderbarkeit der elektronischen Unterlagen sicherzustellen.
Die GoBD gelten für alle Unternehmen, die ihre steuerlichen Aufzeichnungen elektronisch führen oder aufbewahren. Dazu zählen unter anderem Buchhaltungsdaten, Rechnungen, Belege und sonstige steuerlich relevante Dokumente. Die Vorschriften sind vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben und konkretisieren die allgemeinen steuerrechtlichen Anforderungen an die digitale Datenverarbeitung.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?
Die GoBD betreffen jede Software, in der steuerlich relevante Daten entstehen, also auch Shop, Kassensystem, Rechnungsprogramm und E-Mail-Postfach mit Rechnungen. Kritisch sind nachträglich änderbare Belege ohne Protokoll, fehlende Exporte für die Betriebsprüfung und Daten, die vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Für Ihr Unternehmen ist außerdem eine Verfahrensdokumentation vorgeschrieben, die beschreibt, wie Belege erfasst, verarbeitet und archiviert werden.
Hintergrund und Entstehung
Die GoBD wurden erstmals im Jahr 2014 veröffentlicht und ersetzten frühere Regelungen wie die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Sie entstanden aus der Notwendigkeit, die zunehmende Digitalisierung der Geschäftsprozesse und die damit verbundenen steuerlichen Anforderungen zu harmonisieren und zu präzisieren.
Die Veröffentlichung der GoBD erfolgte durch das Bundesfinanzministerium, um den Umgang mit elektronischen Daten und deren Zugriff durch die Finanzverwaltung zu standardisieren. Die GoBD sind keine eigenständigen Gesetze, sondern Verwaltungsvorschriften, die auf bestehenden steuerrechtlichen Vorschriften basieren, insbesondere der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB).
Anforderungen und Inhalte
Die GoBD legen detaillierte Anforderungen an die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung elektronischer Bücher und Aufzeichnungen fest. Dazu gehören unter anderem die Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Daten. Zudem müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Daten jederzeit verfügbar und lesbar sind.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Datenzugriff der Finanzbehörden. Die GoBD definieren verschiedene Zugriffsarten, darunter den unmittelbaren Datenzugriff (Online-Zugriff) und den mittelbaren Zugriff über Datenbereitstellung. Unternehmen müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um diese Anforderungen zu erfüllen.
Anwendung in der Praxis
In der Praxis betreffen die GoBD vor allem die IT-Systeme und Softwarelösungen, die für die Buchführung und Archivierung verwendet werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme den GoBD-Anforderungen entsprechen, etwa durch revisionssichere Archivierung und Protokollierung von Änderungen.
Die Einhaltung der GoBD wird im Rahmen von Betriebsprüfungen durch die Finanzverwaltung kontrolliert. Verstöße können zu Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen oder zu Bußgeldern führen. Daher ist die Dokumentation der Einhaltung der GoBD für Unternehmen von großer Bedeutung.
Abgrenzung zu verwandten Begriffen
Die GoBD unterscheiden sich von den GDPdU, die vor ihrer Einführung galten, indem sie umfassendere und detailliertere Anforderungen an die elektronische Buchführung und den Datenzugriff stellen. Während die GDPdU vor allem den Datenzugriff regelten, umfassen die GoBD zusätzlich die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung.
Im Vergleich zu internationalen Standards wie den US-amerikanischen Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) oder den International Financial Reporting Standards (IFRS) beziehen sich die GoBD ausschließlich auf steuerrechtliche Anforderungen in Deutschland und nicht auf die allgemeine Rechnungslegung.