Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten: vom Eingang zur Buchung
Eingangsrechnungen lassen sich vom Posteingang bis zur Buchung automatisch verarbeiten, wenn alle an einer Stelle ankommen und feste Regeln nur Zweifelsfälle einer Person vorlegen. E-Rechnungen liefern die Daten direkt, PDF und Papier per Texterkennung, und Beleg samt Buchungsdaten gehen ohne Abtippen an Buchhaltung oder Steuerberatung.
Seit dem 01.01.2025 muss jedes Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Damit kommen Rechnungen auf drei Wegen ins Haus: als Papier, als PDF im Mailpostfach und als strukturierte Datei, die eine Maschine ohne Texterkennung lesen kann. Wer alle drei Wege von Hand bearbeitet, tippt Daten ab, die teilweise schon fertig im Anhang stecken. Wann welche Stufe beim Versand gilt, steht im Beitrag E-Rechnung ab 2027; hier geht es um den Eingang.
Dieser Beitrag beschreibt den Weg einer Eingangsrechnung als Kette von Stationen und zeigt für jede, was eine Software übernehmen kann und wo eine Person entscheiden sollte. Wie wir solche Ketten mit Ihnen aufbauen, mit protokolliertem Ablauf und klaren Übergaben an Menschen, beschreibt unsere Seite zur Prozessautomatisierung.
Sieben Stationen
Der Weg einer Rechnung durchs Haus
In den meisten Betrieben durchläuft eine Eingangsrechnung dieselben Stationen, ob auf Papier oder digital:
Eingang: Brief, Mail an eine zentrale Adresse, Mail an einen einzelnen Mitarbeiter oder Download aus einem Lieferantenportal.
Erfassung: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersatz und Bankverbindung werden ins System übernommen.
Sachliche Prüfung: Wurde das bestellt und geliefert, stimmen Menge und Preis?
Freigabe: Jemand mit Budgetverantwortung gibt die Zahlung frei.
Kontierung und Buchung: Die Rechnung bekommt Konto und Kostenstelle und geht in die Buchhaltung.
Zahlung: Der Betrag wird zum Fälligkeitstermin oder innerhalb der Skontofrist überwiesen.
Archiv: Der Beleg wird unveränderbar aufbewahrt.
Zeit verliert eine Rechnung meist zwischen zwei Stationen: im Postfach eines Kollegen im Urlaub, auf dem Schreibtisch der Geschäftsführung, in der Mappe für die Steuerberatung. Automatisierung setzt deshalb an den Übergängen an. Jede Rechnung hat zu jedem Zeitpunkt einen Status und eine zuständige Person, und wer nicht reagiert, wird erinnert oder vertreten.
Papier, PDF, XML
Erfassen aus Postfach, PDF und E-Rechnung
Der erste Schritt ist ein einziger Eingang. Lieferanten bekommen eine Adresse wie rechnungen@ihrbetrieb.de, Papierpost wird am Eingangstag gescannt, Portale werden abgerufen. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen verlangt das Bundesfinanzministerium nicht, ein vorhandenes Mailpostfach reicht für den Empfang. Eine zentrale Adresse macht die Automatisierung aber erst möglich, weil nur ein Eingang überwacht werden muss.
Danach unterscheidet sich die Erfassung nach Format:
E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0.1 mit passendem Profil): Die Daten liegen als XML vor und werden ohne Texterkennung gelesen. Bei ZUGFeRD steckt das XML in einem PDF. Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 ist bei solchen hybriden Rechnungen der strukturierte Teil führend; weichen PDF-Ansicht und XML voneinander ab, gelten die XML-Daten. Die Software muss deshalb das XML auslesen.
PDF ohne strukturierte Daten: Hier liest Texterkennung die Felder aus, bei uneinheitlichen Layouts zunehmend auch ein Sprachmodell. Wie verlässlich das bei Freitext funktioniert und warum eine menschliche Endkontrolle dazugehört, beschreibt der Beitrag Wann ein LLM den Tag rettet.
Papier: Scannen am Eingangstag, danach wie ein PDF. Die GoBD verlangen nach ihrer Änderung vom 14.07.2025, dass auch die per Texterkennung gewonnenen Informationen nach Prüfung und Korrektur aufbewahrt werden.
Vor jeder Weiterverarbeitung einer E-Rechnung steht die Validierung gegen die Norm, etwa mit dem frei verfügbaren Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 unterscheidet dabei Formatfehler (Rn. 6a), durch die die Datei umsatzsteuerlich keine E-Rechnung ist, von Verstößen gegen Geschäftsregeln (Rn. 6b), die nach Rn. 35a nur dann zu einem Inhaltsfehler führen, wenn sie eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betreffen. Eine Meldung zu einer Geschäftsregel ist deshalb ein Anlass zur Prüfung und nicht automatisch ein Grund, die Rechnung zurückzuweisen. Zum Nachweis bietet es sich laut BMF an, den Validierungsbericht aufzubewahren; legen Sie ihn mit der Rechnung ab.
Prüfregeln
Prüfen und freigeben mit klaren Regeln
Automatische Prüfung heißt, dass jede Regel, die bisher im Kopf einer erfahrenen Kollegin stand, aufgeschrieben wird: Wann ist eine Rechnung in Ordnung, wann braucht sie eine Rückfrage, wer darf welche Beträge freigeben? Was sich als Regel fassen lässt, prüft die Software bei jeder Rechnung gleich gründlich, auch bei der hundertsten am Monatsende.
Eine Validierung ersetzt die eigene Prüfung nicht. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 hält fest, dass der Empfänger die Rechnung weiter auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen muss; ein falscher Steuersatz kann eine fehlerfreie Validierung bestehen. Die Prüfregeln müssen deshalb auch den Inhalt abdecken.
Wie solche Prüfungen in einer Fachanwendung aussehen, zeigt imm smartControl, eine Hausverwaltungs-Software, die wir seit August 2021 für die imm INNOVATION GmbH & Co. KG entwickeln. Eingangsrechnungen werden dort mit Kontrollwerten erfasst, Plausibilitäts-Checks und automatisch berechnete Vergleichszahlen fangen Tipp- und Übernahmefehler ab. Aus ausgewählten Eingangsrechnungen entstehen danach Ausgangsrechnungen, die automatisch auf die Mieter aufgeteilt werden.
Freigabegrenzen
Was das System prüft und wo ein Mensch entscheidet
Die Tabelle zeigt eine Arbeitsteilung, wie sie für einen mittelständischen Betrieb passen kann. Alle Betrags- und Prozentgrenzen sind Beispielwerte zur Veranschaulichung, keine Empfehlung; Ihre Grenzen richten sich nach Rechnungsvolumen, Zeichnungsbefugnissen und den Vorgaben Ihrer Steuerberatung.
| Prüft das System automatisch | Entscheidet ein Mensch | |
|---|---|---|
| Format und Pflichtangaben | XML gegen die Norm validieren, Pflichtangaben auf Vollständigkeit prüfen, Prüfbericht ablegen | Ob Leistung, Steuersatz und Betrag inhaltlich stimmen, wenn eine Regel einen Widerspruch meldet |
| Doppelte Rechnung | Lieferant und Rechnungsnummer gegen alle bisherigen Belege abgleichen | Ob ein Treffer eine echte Dublette oder eine Korrektur ist |
| Abgleich mit der Bestellung | Menge und Preis gegen Bestellung und Wareneingang; Abweichung bis 2 Prozent gilt als passend (Beispielwert) | Abweichungen über der Grenze und Rechnungen ohne Bestellung |
| Betrag | Bis 1.000 Euro mit passender Bestellung: Freigabe ohne weitere Person (Beispielwert) | 1.000 bis 10.000 Euro die Kostenstelle, über 10.000 Euro zusätzlich die Geschäftsführung (Beispielwerte) |
| Bankverbindung | IBAN mit den Stammdaten des Lieferanten vergleichen | Jede geänderte IBAN, bestätigt per Rückruf unter einer bekannten Telefonnummer |
| Neuer Lieferant | Erkennen, dass keine Stammdaten vorhanden sind | Anlage des Lieferanten und erste Freigabe |
| Kontierung | Vorschlag aus den bisherigen Buchungen desselben Lieferanten | Erste Rechnung eines Lieferanten und jede Abweichung vom Vorschlag |
| Fälligkeit und Skonto | Fälligkeit und Skontofrist berechnen, Zahlungsvorschlag rechtzeitig erstellen | Ob bei knapper Liquidität gezahlt oder ein Zahlungsziel genutzt wird |
Buchhaltung
Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberatung
Am Ende der Kette stehen ein freigegebener Beleg und ein Buchungsdatensatz. Wohin beides geht, hängt davon ab, wer bucht. In vielen deutschen Betrieben ist das die Steuerberatung mit DATEV. DATEV Unternehmen online nimmt Belege per DATEV Upload Mail entgegen, legt sie in Belege online ab und bietet mit DATEV Belegfreigabe online ein Zusatzmodul für Prüfung und Freigabe. Wer selbst bucht, findet in Lexware Office (früher lexoffice) und sevdesk Funktionen zum Empfang und Auslesen von E-Rechnungen. Spezialisierte Dienste setzen davor an: GetMyInvoices holt Rechnungen aus Online-Portalen und Postfächern ab, Candis bildet mehrstufige Freigaben mit Betragsgrenzen ab und exportiert an DATEV. Diese Angaben stammen aus den Produktseiten der Anbieter.
Läuft der Einkauf über eine eigene Anwendung, ein Warenwirtschaftssystem oder eine Branchenlösung, fehlt meist nur das Verbindungsstück: Bestellungen und Wareneingänge müssen für den Abgleich an die Rechnungsprüfung, freigegebene Belege an die Buchhaltung. Solche Verbindungen bauen wir als Schnittstellen zwischen Ihren Systemen.
Für das Archiv gilt seit der GoBD-Änderung vom 14.07.2025: Bei einer E-Rechnung genügt es, den strukturierten Teil im Originalformat aufzubewahren. Den PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung müssen Sie zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich bedeutsame Informationen enthält, die im XML fehlen, zum Beispiel Buchungsvermerke. Daraus folgt eine Bauregel für den Ablauf: Kontierung und Freigabevermerk als Datenfelder neben dem Beleg speichern, nicht als Stempel ins PDF schreiben.
Kontrolle
Wo ein Mensch draufschauen sollte
Automatisierung soll dafür sorgen, dass Menschen die Rechnungen sehen, bei denen es auf ein Urteil ankommt. Vier Gruppen gehören immer zu einer Person:
Geänderte Bankverbindungen: Eine Rechnung mit neuer IBAN ist das Einfallstor für Betrug mit gefälschten Rechnungen. Die Bestätigung kommt per Rückruf, nie per Antwort auf die Mail, die die Änderung ankündigt.
Gutschriften, Stornos und Korrekturen: Sie verweisen auf frühere Belege und verändern bereits gebuchte Beträge.
Rechnungen ohne Bestellung: Hier kann keine Regel prüfen, ob die Leistung vereinbart war.
Alles, was die Texterkennung unsicher gelesen hat: Gute Systeme markieren Felder mit geringer Sicherheit, statt sie still zu übernehmen.
Zusätzlich lohnt eine Stichprobe: Einmal im Monat zieht jemand zehn automatisch freigegebene Rechnungen und prüft sie von Hand. Findet die Stichprobe Fehler, wird die zuständige Regel geschärft. So bleibt sichtbar, ob die Automatik noch das tut, was sie soll, auch wenn Lieferanten ihre Rechnungslayouts ändern.
Vom Postfach bis zur Buchung, auf einem Blatt
Für den Anfang reichen zwei Angaben, die Zahl der Rechnungen pro Monat und wer sie bisher freigibt. Damit zeichnen wir mit Ihnen die Kette vom Postfach bis zur Buchung und zeigen, welche Stationen eine Software übernehmen kann.
Aus der Buchhaltung gefragt
Häufige Fragen
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Das geht über einen Scan mit anschließender Texterkennung, die Lieferant, Datum, Beträge und Bankverbindung als Vorschlag übernimmt. Bei gut gedruckten Rechnungen bekannter Lieferanten klappt das meist ohne Nacharbeit, bei handschriftlichen Zusätzen oder schlechten Kopien nicht. Die erkannten Daten sollten deshalb bestätigt werden, und nach den GoBD werden auch sie nach der Korrektur aufbewahrt.
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Beide enthalten die Rechnungsdaten als XML, das eine Buchhaltungs- oder Eingangssoftware direkt einliest; ZUGFeRD bringt zusätzlich eine PDF-Ansicht mit. Für die Verarbeitung zählen in beiden Fällen die XML-Daten. Welche Stufen und Formate beim Versand gelten, erklärt der Beitrag zur E-Rechnung ab 2027.
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Das hängt davon ab, wer bucht. Bucht die Steuerberatung mit DATEV, liegt DATEV Unternehmen online nahe, bucht der Betrieb selbst, kommen Programme wie Lexware Office oder sevdesk infrage, für mehrstufige Freigaben Spezialdienste wie Candis. Prüfen Sie vor der Auswahl, ob die Software Bestellungen aus Ihrem Warenwirtschaftssystem für den Abgleich kennt.
Nachweise
Quellen und Stand
Stand: 17.06.2026. Empfangspflicht und Definition der E-Rechnung laut § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, Vorrang des strukturierten Teils, Format- und Geschäftsregelfehler (Rn. 6a, 6b, 35a), Validierung und Prüfpflicht laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Aufbewahrung laut GoBD in der Fassung vom 14.07.2025. Grenzwerte in der Tabelle sind Beispielwerte. Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung; klären Sie Ihre Freigabe- und Aufbewahrungsregeln mit Ihrer Steuerberatung.
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