IT-Strategie für den Mittelstand in fünf Schritten
Eine IT-Strategie für den Mittelstand entsteht in fünf Schritten: Bestand erfassen, Ziele aus dem Geschäft ableiten, Vorhaben nach Nutzen und Aufwand ordnen, eine Roadmap festlegen und Pflege regeln. Das Ergebnis passt auf eine Seite und plant 12 bis 24 Monate voraus.
Ohne eigene IT-Abteilung kann die Technik eines Unternehmens über Jahre nach Anlass wachsen: ein neues Warenwirtschaftssystem, weil das alte nicht mehr unterstützt wird, ein Onlineshop, weil der Vertrieb ihn wollte, ein Cloud-Speicher, weil ein Mitarbeiter ihn kannte. Nach einigen Jahren kennt oft niemand mehr alle Kosten, Verträge und Abhängigkeiten dieser Sammlung.
Eine IT-Strategie ordnet diese Sammlung und legt fest, was in den nächsten zwei Jahren mit ihr geschehen soll. Dafür genügen fünf Arbeitsschritte, die eine Geschäftsführung gemeinsam mit einer technisch versierten Person gehen kann. Am Ende steht eine Seite, die jeder im Führungskreis lesen und an der jede spätere IT-Entscheidung gemessen werden kann.
Schritt 1
Bestandsaufnahme: Systeme, Daten, Verantwortliche
Am Anfang steht eine Liste aller Anwendungen und Dienste, die das Unternehmen nutzt, von der Buchhaltung über das E-Mail-Postfach bis zur Website. Das BSI beschreibt im Standard 200-2 eine solche Ersterfassung: Ausgehend von den wesentlichen Geschäftsprozessen werden die Anwendungen, IT-Systeme, Netzkomponenten und Räume erfasst, die für diese Prozesse nötig sind. Der Standard nennt das Ergebnis eine vergleichsweise schnell und ressourcenschonend erstellbare Übersicht.
Für eine Strategie reicht diese Tiefe. Je System halten Sie fest:
Zweck: welcher Ablauf ohne das System stillsteht.
Verantwortlich: wer intern entscheidet und wer extern betreut, mit Vertrag und Kündigungsfrist.
Daten: welche Daten dort liegen und ob personenbezogene darunter sind.
Zustand: eingesetzte Version und bekanntes Supportende des Herstellers.
Abhängigkeiten: welche anderen Systeme Daten liefern oder abnehmen.
Für die Spalte Kosten helfen Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen der letzten zwölf Monate: Jede wiederkehrende Abbuchung an einen Softwareanbieter gehört auf die Liste. So tauchen auch Abos auf, die eine Abteilung selbst abgeschlossen hat und die in keiner Vertragsübersicht stehen; wie Sie solche Abos danach bereinigen, steht unter SaaS-Abos aufräumen: So senken Sie laufende Software-Kosten.
Ein vorhandenes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO liefert einen Teil dieser Angaben, weil es Zwecke, Empfänger und Löschfristen schon enthält. Achten Sie in der Spalte „Verantwortlich“ auf Systeme, die nur eine Person bedienen oder verstehen. Wie Sie dieses Risiko einschätzen und senken, steht unter Bus-Faktor: Was passiert, wenn Ihr einziger Entwickler ausfällt?.
Schritt 2
Ziele aus dem Geschäft ableiten
Die Strategie beginnt bei den Zielen des Unternehmens für die nächsten zwei bis drei Jahre: wachsen, einen Standort dazunehmen, Durchlaufzeiten verkürzen, Abhängigkeit von einem Lieferanten verringern. Erst daraus folgen IT-Ziele, und jedes IT-Ziel nennt das Geschäftsziel, dem es dient.
Ein Beispiel für die Übersetzung: Das Geschäftsziel „Angebote an Neukunden innerhalb eines Werktags“ wird zum IT-Ziel „Preise, Lagerbestand und Kundendaten an einer Stelle abrufbar“. Erst danach kommt die Frage, ob ein Modul der vorhandenen Warenwirtschaft, eine neue Standardsoftware oder eine eigene Anwendung das leistet. Diese Abwägung hat eigene Kriterien; sie stehen in Standardsoftware oder Individualsoftware? Eine Entscheidungshilfe, und wie man Werkzeuge je Aufgabe auswählt, ohne den Überblick zu verlieren, ordnet Best of Breed: Was hinter dem Schlagwort steckt ein.
Formulieren Sie Ziele so, dass sich in einem Jahr prüfen lässt, ob sie erreicht sind. „Digitaler werden“ lässt sich nicht prüfen, „Eingangsrechnungen ohne Papier bis zur Freigabe“ schon. Welcher einzelne Ablauf zuerst digitalisiert werden sollte, ist eine Frage eine Ebene tiefer: Dafür gibt es ein Punkteraster unter Prozesse digitalisieren: Mit welchem Prozess anfangen? und die Seite zur Digitalisierung von Abläufen.
Schritt 3
Prioritäten mit einer Nutzen-Aufwand-Matrix setzen
Aus Bestand und Zielen ergibt sich eine Liste von Vorhaben. Damit nicht alle gleichzeitig starten, bekommt jedes Vorhaben zwei Bewertungen von 1 bis 3: den Nutzen für die Ziele aus Schritt 2 und den Aufwand an Geld, Zeit und Aufmerksamkeit der Mitarbeiter. Als hoch gilt eine Bewertung von 2 oder 3, als gering die 1. Daraus entstehen vier Felder:
Hoher Nutzen, geringer Aufwand: zuerst umsetzen.
Hoher Nutzen, hoher Aufwand: planen, in Etappen schneiden, Budget sichern.
Geringer Nutzen, geringer Aufwand: nebenbei erledigen, wenn Kapazität frei ist.
Geringer Nutzen, hoher Aufwand: streichen oder ausdrücklich zurückstellen.
Eine Gruppe von Vorhaben steht außerhalb der Matrix: Pflichten mit festem Termin. Dazu gehören das Supportende eines eingesetzten Systems, gesetzliche Vorgaben mit Stichtag und auslaufende Verträge. Sie kommen vor der Bewertung auf die Roadmap, weil ihr Nutzen nicht verhandelbar ist. Dazu kann auch der Abbau von Altlasten gehören, die jede Änderung verteuern; woran Geschäftsführer sie erkennen, erklärt Technische Schulden erklärt für Geschäftsführer.
Im erfundenen Beispiel der Vorlage weiter unten bekommt das Üben einer Backup-Wiederherstellung den Nutzen 2 und den Aufwand 1 und landet damit im ersten Feld. Eine eigene Shop-App hat dort Nutzen 1 und Aufwand 3, weil der Großteil der Kunden über den Webshop am Rechner bestellt; sie wird zurückgestellt, mit Begründung, damit die Frage nicht bei jeder Sitzung neu aufkommt.
Bewerten Sie in einer Runde mit den Verantwortlichen aus Schritt 1. Weichen zwei Einschätzungen um zwei Punkte voneinander ab, kennt vermutlich einer der Beteiligten etwas, das der andere nicht weiß. Klären Sie das, bevor Sie einen Mittelwert bilden.
Schritt 4
Die Roadmap für 12 bis 24 Monate
Die Roadmap verteilt die Vorhaben auf Quartale. Die ersten zwei Quartale sind konkret, mit Verantwortlichen, Aufwand und Budget; alles danach ist eine Absicht, die bei jeder Überprüfung schärfer wird. Wir empfehlen Unternehmen ohne IT-Abteilung, höchstens zwei größere Vorhaben gleichzeitig zu planen, weil dieselben Mitarbeiter testen, schulen und nebenbei das Tagesgeschäft tragen.
Achten Sie dabei auf Reihenfolgen. Bevor Kundendaten aus mehreren Systemen zusammengeführt werden, sollte die Warenwirtschaft auf einem unterstützten Stand sein; sonst entsteht eine Schnittstelle zu einer Version, die in absehbarer Zeit ersetzt werden muss.
Jedes Vorhaben braucht eine Budgetzeile, und die Rechnung dafür hat zwei Teile. Der externe Teil ergibt sich aus Personentagen mal Tagessatz; mit unserem Standard-Tagessatz von 1.500 Euro netto ergeben 15 Personentage 22.500 Euro netto. Der interne Teil gehört ebenfalls in die Zeile: Arbeitet eine Sachbearbeiterin zehn Tage an Anforderungen, Tests und Schulung mit, fehlen diese zehn Tage im Tagesgeschäft.
Die folgende Vorlage fasst die Schritte 1 bis 4 auf einer Seite zusammen. Das ausgefüllte Beispiel ist erfunden und beschreibt kein reales Unternehmen.
Vorlage zum Kopieren; die Einträge sind ein erfundenes Beispiel und ersetzen Sie durch Ihre eigenen.
IT-STRATEGIE AUF EINER SEITE Stand: TT.MM.JJJJ
Unternehmen: Fiktiver Großhandel für Sanitärbedarf, 45 Mitarbeiter
Verantwortlich für die Strategie: Geschäftsführer (Eigentümer)
Pflege im Alltag: Leitung Einkauf, 4 Stunden pro Monat
Nächste Überprüfung: Quartalsrunde im Oktober, Jahresrunde im Januar
1 GESCHÄFTSZIELE (2 bis 3 Jahre)
G1 Angebote an Neukunden innerhalb eines Werktags
G2 Zweiten Standort eröffnen, ohne mehr Verwaltung
G3 Abhängigkeit vom einzigen externen Betreuer verringern
2 BESTAND (Auszug)
System Zweck Verantwortlich Zustand
Warenwirtschaft Lager, Preise Einkauf / Anbieter Supportende Hersteller beachten
Onlineshop B2B-Bestellung Vertrieb / Agentur Erweiterungen ohne Updates
Dateiablage Dokumente niemand benannt keine Wiederherstellung geprobt
3 VORHABEN Ziel Nutzen Aufwand Feld
Pflicht: Warenwirtschaft akt. - - - Pflicht mit Termin
Kundendaten an einer Stelle G1 3 2 planen, in Etappen
Backup-Wiederherstellung üben G3 2 1 zuerst
Zweiter Standort ins Netz G2 3 3 planen, Budget sichern
Eigene Shop-App G1 1 3 zurückgestellt
4 ROADMAP
Q3 Backup-Wiederherstellung üben; Update Warenwirtschaft beauftragen
Q4 Update Warenwirtschaft; Kundendaten: Anforderungen sammeln
Q1 Kundendaten Etappe 1 (Angebote); Standort: Netz und Zugänge planen
Q2+ Kundendaten Etappe 2; Standort anbinden (Absicht, wird präzisiert)
5 BUDGET JE VORHABEN
Kundendaten Etappe 1: 15 Personentage extern x 1.500 Euro netto
= 22.500 Euro netto, dazu 10 Tage intern
Schritt 5
Wer die Strategie pflegt, wenn das Projekt vorbei ist
Bestand, Verträge und Prioritäten ändern sich laufend. Deshalb nennt die Seite zwei Namen: eine Person aus der Geschäftsführung, die für die Strategie geradesteht und über Budget entscheidet, und eine Person, die sie im Alltag pflegt. Das kann eine Leitung aus dem Fachbereich mit technischem Interesse sein oder ein externer Betreuer mit klar vereinbartem Stundenumfang.
Für die Pflege genügt ein fester Rhythmus:
Quartalsweise: Roadmap abgleichen, erledigte Vorhaben abhaken, das nächste Quartal konkretisieren.
Jährlich: Ziele, Bestand und Matrix neu bewerten, die Roadmap um ein Jahr verlängern.
Bei Anlass sofort: neue gesetzliche Pflicht, angekündigtes Supportende, Übernahme eines Unternehmens, Ausfall eines Dienstleisters.
Wo intern niemand die Moderation übernehmen kann, hilft eine IT-Beratung von außen als zweite Meinung zur Roadmap oder als Leitung der Jahresrunde. Die Entscheidungen fallen dabei weiter im Unternehmen, und die Seite wird dort gepflegt.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
-
Die Roadmap braucht einen Abgleich pro Quartal, die Ziele und die Bewertung der Vorhaben einen pro Jahr. Dazu kommt eine außerplanmäßige Runde, wenn ein Gesetz, ein Supportende oder eine Veränderung im Unternehmen die Prioritäten verschiebt.
-
Eine Vollzeitstelle für die IT-Leitung muss ein Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung nicht schaffen. Gebraucht wird die Funktion: jemand, der Entscheidungen vorbereitet, Dienstleister steuert und die Strategie pflegt. Das kann ein Mitglied der Geschäftsführung mit einigen Stunden im Monat übernehmen oder eine externe Person mit festem Kontingent.
-
Eine Digitalstrategie beantwortet, wie sich Angebot, Kundenzugang und Abläufe eines Unternehmens durch digitale Mittel verändern sollen. Die IT-Strategie legt fest, mit welchen Systemen, Daten, Dienstleistern und welchem Budget das umgesetzt und sicher betrieben wird. In kleineren Unternehmen können beide auf derselben Seite stehen.
-
Die Geschäftsführung, die Leitungen der Bereiche, deren Abläufe von der IT abhängen, und wer die Systeme bisher betreut, intern oder extern. Für die Bestandsaufnahme reichen Einzelgespräche; die Bewertung der Vorhaben gelingt besser in einer gemeinsamen Runde, weil dort unterschiedliche Einschätzungen sichtbar werden.
Bestandsliste fertig, Prioritäten offen?
Bringen Sie Ihre Liste in ein kostenfreies 30-Minuten-Erstgespräch mit. Danach wissen Sie, welcher der fünf Schritte bei Ihnen die meiste Arbeit macht und ob Sie ihn mit Begleitung oder allein angehen.
Nachweise
Quellen und Stand
Stand: 07.07.2026. Das ausgefüllte Beispiel in der Vorlage ist erfunden.
Artikel teilen