Prozesse digitalisieren: Mit welchem Prozess anfangen?
Digitalisieren Sie zuerst den Ablauf, der oft vorkommt, viele Rückfragen auslöst und lange liegen bleibt. Ein Punkteraster mit diesen drei Kriterien macht aus dem Bauchgefühl eine begründete Reihenfolge.
In fast jedem Betrieb gibt es eine Liste mit Kandidaten: der Rechnungsordner im Sekretariat, die Urlaubszettel, die Bestellungen, die per Mail kommen und von Hand ins Warenwirtschaftssystem wandern. Welcher Ablauf zuerst drankommt, entscheidet oft, wer am lautesten klagt oder welches Werkzeug gerade beworben wird. Beides sagt wenig darüber, wo die Umstellung am meisten Zeit und Ärger spart.
Dieser Beitrag zeigt ein Raster aus drei Kriterien, eine Prozessaufnahme, die an einem Vormittag erledigt ist, und eine durchgerechnete Bewertung für drei Abläufe. Alle Zahlen darin sind Annahmen für einen Beispielbetrieb mit 40 Mitarbeitern und als solche gekennzeichnet. Ob sich die spätere Automatisierung eines Ablaufs, der bereits digital läuft, in Euro auszahlt, rechnet der Beitrag Automatisierung: Lohnt sich das? mit allen Kostenposten durch. Hier geht es um die Frage davor: Welcher Papier- oder Mailprozess wird überhaupt als Erster digital?
Kriterien
Drei Kriterien: Häufigkeit, Fehlerquote, Wartezeit
Ein guter erster Kandidat kommt oft vor, geht oft schief und bleibt lange liegen. Jedes der drei Kriterien lässt sich zählen, ohne dass jemand eine Software kaufen oder einen Berater bezahlen muss.
Häufigkeit: Wie oft läuft der Ablauf pro Monat durch? Ein Vorgang, der 200-mal im Monat vorkommt, macht jede eingesparte Minute 200-mal wirksam. Zählen Sie Belege, Mails oder Formulare eines typischen Monats, nicht des ruhigsten.
Fehlerquote: Wie viele Vorgänge brauchen eine Rückfrage, eine Korrektur oder einen zweiten Anlauf? Gemeint sind auch kleine Fehler, etwa eine fehlende Bestellnummer oder ein Urlaubsantrag für einen Tag, an dem schon zwei Kollegen fehlen. Jeder Fehler kostet die Zeit des Vorgangs noch einmal, oft bei zwei Personen.
Wartezeit: Wie viele Arbeitstage liegen zwischen Eingang und Erledigung, obwohl niemand daran arbeitet? Wartezeit entsteht, wenn ein Zettel im Fach einer Kollegin liegt, die im Außendienst ist, oder wenn eine Mail auf eine Freigabe wartet. Gerade hier hilft Digitalisierung, weil ein digitaler Workflow den nächsten Schritt sofort anstößt und sichtbar macht, wo ein Vorgang hängt.
Bewusst fehlt ein viertes Kriterium: wie modern sich die Lösung anfühlt. Für die Reihenfolge zählt, wo Zeit und Ärger entstehen, und das zeigen die drei Zahlen.
Aufnahme
Prozessaufnahme an einem Vormittag
Für einen einzelnen Ablauf in einem mittelständischen Betrieb reichen vier Stunden, wenn die richtigen Leute im Raum sind: eine Person, die den Vorgang täglich bearbeitet, eine, die das Ergebnis weiterverwendet, eine, die freigibt oder entscheidet, und jemand, der moderiert und mitschreibt. Mitgebracht werden zehn echte Vorgänge aus dem letzten Monat, einschließlich der schiefgelaufenen.
Am Ende des Vormittags stehen vier Dinge auf dem Papier oder dem Whiteboard:
Die Schritte in der Reihenfolge, in der sie tatsächlich ablaufen.
Jede Stelle, an der Daten von Hand übertragen werden, etwa vom PDF in die Buchhaltung oder vom Zettel in den Kalender.
Jede Stelle, an der ein Vorgang wartet, mit der Frage: worauf?
Die Ausnahmen, die in den zehn Vorgängen tatsächlich vorkamen.
Wie weit eine solche Aufnahme gehen kann, zeigt unsere Arbeit für einen großen deutschen Versicherer. Dort entstanden über rund zehn Monate BPMN-Modelle, also standardisierte Prozessdiagramme, dazu je Prozess ein Steckbrief mit Verantwortlichkeiten, Eingaben und Ausgaben pro Schritt und eine Arbeitsanweisung für neue Mitarbeiter. Für den ersten Ablauf eines Mittelständlers genügt ein Bruchteil davon. Die Idee des Steckbriefs trägt trotzdem: Wer pro Schritt notiert, wer ihn macht, was hineingeht und was herauskommt, findet die Übergaben, an denen Vorgänge liegen bleiben.
Im kostenfreien Erstgespräch unserer Beratung zur Digitalisierung sehen wir uns Ihre Abläufe auf diese Weise an, bevor über Werkzeuge gesprochen wird. Kostenfreie Unterstützung beim Einstieg bieten auch die Mittelstand-Digital Zentren aus dem Förderschwerpunkt Mittelstand-Digital des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. Laut Förderbekanntmachung vom 15.12.2025 endet die Förderung der bestehenden Zentren schrittweise bis Ende 2026; für ein neues Netzwerk konnten sich Träger bis zum Frühjahr 2026 bewerben. Fragen Sie deshalb beim Zentrum in Ihrer Region nach, welche Angebote nach 2026 weiterlaufen.
Rechenbeispiel
Drei Beispiele im Punkteraster
Jedes Kriterium bekommt einen bis fünf Punkte nach festen Stufen, damit zwei Personen beim selben Ablauf zum selben Ergebnis kommen. Die Stufen im Raster sind ein Vorschlag für einen Betrieb dieser Größe; ein Betrieb mit 400 Mitarbeitern setzt die Grenzen für die Häufigkeit höher an. Die Punkte werden addiert, höchstens 15 sind möglich.
Die Werte für Eingangsrechnung, Urlaubsantrag und Auftragsannahme sind Annahmen für den Beispielbetrieb, keine Messwerte. Ergänzt ist eine zweite Zahl, die nicht in die Punkte eingeht: die Arbeitszeit pro Jahr. Sie dient im nächsten Schritt als Gegenprobe.
PUNKTERASTER (Stufen als Vorschlag, Beispielbetrieb mit 40 Mitarbeitern)
Punkte 1 2 3 4 5
Häufigkeit pro Monat unter 10 10 bis 49 50 bis 149 150 bis 499 500 und mehr
Fehlerquote unter 2 % 2 bis unter 5 5 bis unter 10 10 bis unter 20 20 % und mehr
Wartezeit (Arbeitstage) unter 1 1 bis unter 3 3 bis unter 6 6 bis 10 mehr als 10
Die Grenzen schließen lückenlos aneinander an: 4,5 % Fehlerquote
geben 2 Punkte, 2,5 Arbeitstage Wartezeit ebenfalls 2 Punkte.
ANNAHMEN UND BEWERTUNG
A) Eingangsrechnung
Häufigkeit: 180 Rechnungen pro Monat -> 4 Punkte
Fehlerquote: 9 von 180 mit Rückfrage = 5 % -> 3 Punkte
Wartezeit: 8 Arbeitstage bis zur Freigabe -> 4 Punkte
Summe: 4 + 3 + 4 = 11 Punkte
Zeit/Jahr: 180 x 12 = 2.160 Rechnungen x 6 Minuten
= 12.960 Minuten = 216 Stunden
B) Urlaubsantrag
Häufigkeit: 40 Mitarbeiter x 6 Anträge pro Jahr = 240,
240 / 12 = 20 pro Monat -> 2 Punkte
Fehlerquote: 1 von 20 mit Rückfrage = 5 % -> 3 Punkte
Wartezeit: 3 Arbeitstage bis zur Zusage -> 3 Punkte
Summe: 2 + 3 + 3 = 8 Punkte
Zeit/Jahr: 240 Anträge x 10 Minuten = 2.400 Minuten = 40 Stunden
C) Auftragsannahme per Mail
Häufigkeit: 90 Aufträge pro Monat -> 3 Punkte
Fehlerquote: 9 von 90 falsch übernommen = 10 % -> 4 Punkte
Wartezeit: 2 Arbeitstage bis zur Erfassung -> 2 Punkte
Summe: 3 + 4 + 2 = 9 Punkte
Zeit/Jahr: 90 x 12 = 1.080 Aufträge x 15 Minuten
= 16.200 Minuten = 270 Stunden
REIHENFOLGE NACH PUNKTEN: A (11), C (9), B (8)
Auswertung
Was die Punkte sagen und was sie verschweigen
Nach Punkten liegt die Eingangsrechnung vorn: Sie kommt oft vor und liegt mit acht Arbeitstagen am längsten. Die Gegenprobe über die Arbeitszeit bestätigt, dass dort genug Zeit steckt, um den Aufwand zu tragen. Dazu kommt ein Grund, der außerhalb des Rasters liegt: die gesetzliche Pflicht, E-Rechnungen anzunehmen, und die Stufen für den Versand, die der Beitrag zur E-Rechnung ab 2027 erklärt. Wer den Rechnungseingang ohnehin anfassen muss, verbindet beides.
Die Auftragsannahme hat weniger Punkte, aber mit 270 Stunden die meiste Arbeitszeit. Das Raster bildet ab, wie dringend ein Ablauf ist, die Stunden zeigen, wie groß der Hebel ist. Klafft beides so auseinander, gehört der Ablauf trotz weniger Punkte auf Platz zwei der Liste. Er ist auch der schwierigere: Aufträge kommen als Freitext, berühren Kunden und das Warenwirtschaftssystem. Wann ein Sprachmodell solche Mails verlässlich in Felder übersetzt, beschreibt der Beitrag Wann ein LLM den Tag rettet.
Der Urlaubsantrag wirkt als Einstieg verlockend, weil er klein und überschaubar ist. Mit 8 Punkten und 40 Stunden im Jahr bringt er im Beispielbetrieb am wenigsten. Er kann trotzdem sinnvoll sein, wenn ein Personalprogramm die Funktion ohne Zusatzkosten mitbringt; dann genügt es, sie einzuschalten und die Freigabewege einzutragen.
Vorher straffen
Erst straffen, dann digitalisieren
Überflüssige Schritte verschwinden nicht, wenn ein Ablauf digital wird; sie laufen dann nur schneller ab. Bevor die Eingangsrechnung digital wird, gehören deshalb einige Gewohnheiten auf den Prüfstand:
Freigaben: Muss jede Rechnung über 50 Euro von der Geschäftsführung abgezeichnet werden, oder reicht für bestellte Ware bis zu einer Grenze die Person, die bestellt hat?
Kopien: Wird eine Rechnung kopiert, damit eine zweite Abteilung sie in ihren Ordner heften kann? Digital genügt ein Leserecht.
Formularfelder: Welche Felder auf dem Kontierungsstempel füllt niemand aus?
Schleifen: Wie oft geht ein Vorgang zurück, weil eine Angabe fehlt, die schon beim Eingang hätte geprüft werden können?
Jede gestrichene Freigabe und jedes gestrichene Feld ist ein Schritt, der später weder programmiert noch gewartet werden muss. Das Ergebnis der Prozessaufnahme liefert dafür die Liste: Die Wartepunkte und Schleifen aus dem Vormittag sind genau die Stellen, an denen sich etwas streichen lässt.
Messen
Erfolg messen, bevor das Projekt startet
Ob die Digitalisierung gewirkt hat, lässt sich nur sagen, wenn der Ausgangswert vorher feststeht. Messen Sie deshalb zwei Wochen lang die drei Kriterien aus dem Raster und die Zeit je Vorgang, mit Start- und Endzeit statt geschätzt. Schreiben Sie dazu ein Ziel auf, zum Beispiel: Wartezeit der Eingangsrechnung von acht auf drei Arbeitstage, Rückfragen von 5 auf 2 Prozent.
Drei Monate nach der Umstellung wiederholen Sie dieselbe Messung. Liegt das Ergebnis deutlich unter dem Ziel, liegt die Ursache oft an einer Stelle, die in der Aufnahme schon sichtbar war, etwa einer Freigabe, die digital genauso lange liegt wie auf Papier. Läuft der Ablauf digital und stabil, ist er der Kandidat für den nächsten Schritt: die Automatisierung einzelner Prüf- und Übertragungsschritte, dann mit einer Kosten-Nutzen-Rechnung wie im oben verlinkten Beitrag.
Danach beginnt die Runde von vorn. Der zweite Ablauf auf der Liste wird mit frischen Zahlen bewertet, denn nach der ersten Umstellung haben sich oft auch die Werte der anderen Abläufe verschoben.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
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Die Bewertung selbst kostet wenig: Eine Prozessaufnahme mit vier Beteiligten über vier Stunden sind 16 Personenstunden. Übernimmt ein Externer die Moderation, kommt ein halber Tag dazu, beim Standard-Tagessatz von 1.500 Euro netto also 0,5 x 1.500 = 750 Euro netto; den tatsächlichen Satz legt das Angebot fest, etwa bei Arbeit vor Ort. Die Umsetzung hängt davon ab, ob eine vorhandene Software den Ablauf abdeckt oder ob eine Schnittstelle oder eigene Anwendung nötig ist. Eine verlässliche Zahl gibt es deshalb erst nach der Aufnahme.
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Oft nicht. Viele Abläufe lassen sich mit Programmen abbilden, die schon im Haus sind, etwa der Buchhaltungssoftware, dem Personalprogramm oder dem Mailsystem. Eine neue Anwendung lohnt den Blick erst, wenn die Aufnahme zeigt, dass der Ablauf in keinem vorhandenen System sauber Platz findet.
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Am besten von Anfang an in der Prozessaufnahme, denn nur wer den Vorgang täglich bearbeitet, kennt die Ausnahmen und Umwege. Lassen Sie diese Personen auch die zwei Wochen Messung machen und das Ziel mitformulieren. Wer die Ausgangszahlen selbst erhoben hat, sieht die Verbesserung danach als eigene.
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Dann entscheidet die Arbeitszeit pro Jahr, also Häufigkeit mal Zeit je Vorgang. Ist auch sie ähnlich, nehmen Sie den Ablauf, der weniger Abteilungen berührt. Ein kleinerer erster Schritt liefert schneller Ergebnisse, an denen sich der zweite messen lässt.
Zwei, drei Abläufe, ein Raster
Im kostenfreien Erstgespräch setzen wir Ihre Kandidaten gemeinsam ins Raster, rechnen die Arbeitszeit gegen und besprechen, welcher Ablauf den Anfang macht.
Nachweise
Quellen und Stand
Stand: 26.05.2026. Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen laut § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes. Alle Zahlen im Punkteraster sind Annahmen für einen Beispielbetrieb, keine Messwerte.
Weiterlesen: Wie der Rechnungseingang Schritt für Schritt automatisiert wird, zeigt Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten (17.06.2026). Wann eine Tabelle durch eine eigene Anwendung ersetzt werden sollte, beschreibt Excel ablösen (24.08.2026).
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