Standardsoftware oder Individualsoftware? Eine Entscheidungshilfe
Prüfen Sie zuerst, ob eine Standardsoftware Ihren Ablauf ohne Umwege abbildet. Eine eigene Entwicklung trägt dort, wo der Ablauf Ihr Unterscheidungsmerkmal ist, wo Umgehungslösungen den Alltag bestimmen oder wo Lizenzkosten und Abhängigkeit über die Jahre schwerer wiegen als Bau und Pflege.
Die Frage heißt im Einkauf „Make or Buy“: selbst bauen oder fertig kaufen. Für die meisten Aufgaben eines Unternehmens ist Kaufen richtig. Buchhaltung mit DATEV oder Lexware, Warenwirtschaft mit JTL, Xentral, plentymarkets oder weclapp, dazu Lohn, Mail und Kalender baut kaum jemand selbst, weil sich die Abläufe kaum unterscheiden und die Hersteller Gesetzesänderungen für alle Kunden gleichzeitig umsetzen. Interessant wird die Frage bei den Abläufen, die Ihr Unternehmen anders macht als andere. Wir bauen Software, und trotzdem empfehlen wir in vielen Gesprächen eine Standardlösung. Wann das nicht reicht, beschreibt die Seite zur Softwareentwicklung.
Schritt 1
Standardsoftware oder Individualsoftware: zuerst den Standard prüfen
Standardsoftware ist sofort verfügbar, wird von vielen Kunden genutzt und vom Hersteller weiterentwickelt. Das sind drei starke Argumente. Deshalb gehört an den Anfang jeder Entscheidung ein ernsthafter Test: zwei oder drei passende Produkte, eine Testphase mit echten Fällen aus Ihrem Alltag, nicht mit den Beispieldaten des Herstellers.
Eine Eigenentwicklung kommt erst infrage, wenn dieser Test eines der folgenden Ergebnisse bringt:
Der Ablauf lässt sich nur mit Umwegen abbilden, die jeden Tag Zeit kosten.
Der Ablauf ist der Kern Ihres Angebots, und die Standardlösung würde Sie auf das Vorgehen aller Wettbewerber festlegen.
Die Kosten über fünf Jahre liegen deutlich über einer Eigenentwicklung samt Pflege.
Sie kommen an Ihre Daten nicht in einer Form heran, die Sie brauchen.
Schritt 2
Woran Standardsoftware an ihre Grenzen stößt
Die Grenzen einer Standardsoftware zeigen sich selten im Verkaufsgespräch, sondern nach einigen Monaten im Alltag. Typische Anzeichen:
Schattenlisten: Neben dem System entstehen Tabellen, in denen Mitarbeiter festhalten, was das System nicht abbildet. Fragen Sie im Team nach, wie viele solcher Listen es gibt. Jede einzelne ist ein Hinweis auf eine Lücke.
Doppelte Eingaben: Daten werden von Hand aus einem System ins nächste übertragen, weil keine Schnittstelle besteht oder sie extra kostet.
Anpassungen, die bei Updates brechen: Viele Produkte lassen sich erweitern. Je tiefer die Anpassung, desto öfter muss sie nach einem Update des Herstellers nachgezogen werden.
Kosten pro Nutzer: Lizenzen pro Kopf wachsen mit jedem neuen Mitarbeiter, auch wenn dieser das System nur gelegentlich braucht.
Abhängigkeit vom Fahrplan des Herstellers: Eine Funktion, die Sie brauchen, steht seit Jahren auf der Wunschliste, oder der Hersteller stellt ein Modul ein, das Sie nutzen.
Ein Prüfschritt, den wir in jeder Testphase empfehlen, ist der Exporttest. Er dauert etwa eine Stunde und ersetzt viele Versprechen im Verkaufsgespräch:
Legen Sie in der Testversion drei echte Vorgänge an, jeweils mit Kunde, Auftrag, zwei Positionen und einem angehängten PDF.
Ändern Sie einen der Vorgänge nachträglich, zum Beispiel die Lieferadresse.
Fordern Sie den vollständigen Export an, so wie Sie ihn beim Wechsel bekämen, nicht einen Bericht aus der Oberfläche.
Prüfen Sie, ob Sie jedem Auftrag seinen Kunden und seine Positionen zuordnen können, ohne die Oberfläche zu öffnen.
Prüfen Sie, ob die Anhänge mitkommen und dem richtigen Vorgang zugeordnet sind.
Prüfen Sie, ob der alte Stand der geänderten Lieferadresse irgendwo erhalten bleibt.
Notieren Sie das Format (CSV, JSON, Datenbankabzug) und ob der Export im gewählten Tarif enthalten ist.
Ein Export, der nur flache Listen ohne Zuordnung liefert, macht einen späteren Wechsel teuer.
Bei Cloud-Diensten stärkt der EU Data Act Ihre Position. Seit dem 12.09.2025 müssen Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten den Wechsel zu einem anderen Anbieter ermöglichen und Ihre Daten herausgeben. Wechselentgelte dürfen bis zum 12.01.2027 höchstens die Selbstkosten decken, danach entfallen sie. Das ersetzt den eigenen Exporttest nicht, denn das Gesetz regelt den Anspruch, nicht die Qualität der Daten.
Schritt 3
Was Individualsoftware zusätzlich kostet und was sie zurückgibt
Eine eigene Anwendung kostet mehr als den Bau. Über die Jahre kommen Posten dazu, die bei Standardsoftware im Lizenzpreis stecken:
Pflege: Programmiersprache und Frameworks bekommen nur begrenzt Sicherheitsupdates. Bei Laravel erhält jede Hauptversion zwei Jahre lang Sicherheitskorrekturen, bei PHP gibt es für jede Version zwei Jahre aktive Unterstützung und zwei weitere Jahre Sicherheitsupdates, jeweils bis zum Jahresende. Eine Anwendung braucht deshalb regelmäßige Updates, auch wenn sich an den Funktionen nichts ändert.
Betrieb: Server, Backups, Überwachung und jemand, der reagiert, wenn etwas ausfällt.
Wissen: Wenn nur eine Person die Anwendung kennt, ist sie ein Risiko. Dokumentation und ein zweites Paar Augen gehören in die Kalkulation.
Gesetzesänderungen: Was der Hersteller einer Standardsoftware für alle Kunden umsetzt, müssen Sie selbst beauftragen.
Dafür gibt eine eigene Anwendung einiges zurück. Sie bildet Ihren Ablauf so ab, wie er ist, statt ihn an ein Produkt anzupassen. Es gibt keine Kosten pro Nutzer, eine Anwendung für 40 Mitarbeiter kostet im Betrieb kaum mehr als eine für 10. Die Daten liegen in Ihrer eigenen Datenbank, in einem Schema, das Sie kennen. Und Sie entscheiden, welche Funktion als Nächstes kommt.
Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten zeigt, warum der Vergleich über mehrere Jahre laufen muss: 40 Nutzer zu je 35 Euro im Monat ergeben 16.800 Euro Lizenzkosten im Jahr, über fünf Jahre 84.000 Euro, ohne Preiserhöhungen. Ob eine Eigenentwicklung samt Betrieb und Pflege darunter bleibt, hängt vom Umfang ab und lässt sich nur mit einer konkreten Schätzung beantworten. Der Vergleich der Lizenzkosten eines einzigen Jahres mit den Baukosten führt fast immer zur falschen Antwort.
Wie wir solche Anwendungen bauen und übergeben, zeigt die Seite zu Webapps und individueller Software.
Dazwischen
Mischformen: Standard plus eigene Erweiterung
Die Wahl ist selten ein Entweder-oder. Häufig ist die beste Lösung ein Standardprodukt für den Großteil der Arbeit und eine eigene Erweiterung über dessen Schnittstelle für den Teil, der Ihr Unternehmen ausmacht. Wie das bei einer Branchensoftware aussieht, die fast passt, beschreibt der Beitrag Branchensoftware erweitern. Für jede Mischform gilt: Die Schnittstellen der Standardprodukte entscheiden, wie gut sie funktioniert. Prüfen Sie vor dem Kauf, ob die Schnittstelle dokumentiert ist, ob sie im gewählten Tarif enthalten ist und welche Begrenzungen für Abrufe gelten.
Schritt 4
Fünf Fragen für Ihre Entscheidung
Diese fünf Fragen helfen, die Entscheidung im Team zu treffen und später nachvollziehbar zu begründen:
Ist der Ablauf Ihr Unterscheidungsmerkmal? Wenn Kunden Sie wegen dieses Ablaufs wählen, spricht viel für eine eigene Lösung. Wenn nicht, spricht viel für den Standard.
Wie viele Umwege gibt es in der Testphase? Zählen Sie Schattenlisten, doppelte Eingaben und Funktionen, die nur über eine Anpassung erreichbar wären.
Kommen Sie an Ihre Daten? Vollständiger Export mit Beziehungen und Anhängen, dokumentierte Schnittstelle, keine Zusatzgebühr dafür.
Wer pflegt die Lösung in fünf Jahren? Beim Standard der Hersteller, bei der Eigenentwicklung ein Dienstleister oder Ihr Team. Beides muss geklärt sein.
Was kostet jede Variante über fünf Jahre? Lizenzen mit Nutzerwachstum gegen Bau, Betrieb und Pflege, jeweils mit den eigenen Arbeitsstunden für Umwege.
Als grobe Daumenregel, nicht als Formel: Sprechen drei oder mehr Antworten für die Eigenentwicklung, lohnt eine genauere Schätzung. Der Grund ist, dass eine einzelne Antwort meist auch mit einer Erweiterung des Standards lösbar ist, erst mehrere zusammen tragen die Kosten einer eigenen Anwendung. Sprechen weniger Antworten dafür, fließt das Geld besser in eine saubere Einführung des Standards.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
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Im ersten Jahr meistens, weil der Bau auf einmal anfällt. Über mehrere Jahre kann sich das drehen, vor allem bei vielen Nutzern mit Lizenzen pro Kopf oder bei teuren Anpassungen einer Standardlösung. Vergleichen Sie deshalb die Gesamtkosten über fünf Jahre, nicht den Preis im ersten Jahr.
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Das geht, wenn die Daten vollständig exportierbar sind und Sie den Ablauf gut kennen, weil Sie ihn mit dem Standard schon gelebt haben. Viele eigene Anwendungen entstehen genau so. Planen Sie die Datenübernahme als eigenen Projektteil mit Testläufen ein.
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Eine Standardsoftware übernimmt die allgemeinen Aufgaben, eine eigene Anwendung ergänzt den Teil, der zu Ihrem Unternehmen passen muss. Beide sind über Schnittstellen verbunden. So profitieren Sie von der Weiterentwicklung des Herstellers und behalten die Kontrolle über den Kernablauf.
Entscheidung gemeinsam vorbereiten
Wir begleiten die Testphase mit Ihren echten Fällen und rechnen beide Varianten über fünf Jahre. Reicht der Standard, ist das ein gutes Ergebnis.
Nachweise
Quellen und Stand
Stand: 19.05.2026. Support-Zeiträume auf laravel.com und php.net, Wechselregeln des Data Act. Der Hinweis zum Data Act ist keine Rechtsberatung. Ob er für Ihren Vertrag gilt, klären Sie mit einem Anwalt.
Später erschienen: Best of Breed: Was hinter dem Schlagwort steckt (Verbindungsschicht zwischen mehreren Standardprodukten), Was kostet Individualsoftware?, SaaS-Abos aufräumen: So senken Sie laufende Software-Kosten und Excel ablösen: Wann eine eigene Datenbank-Anwendung sinnvoll ist.
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