Was kostet Individualsoftware? Kostentreiber und Budgetplanung
Eine kleine Webanwendung mit einem Ablauf und zwei Rollen liegt bei etwa 10 bis 20 Personentagen, ein Kundenportal mit ERP-Anbindung eher bei 40 bis 80, eine Plattform mit mehreren Mandanten deutlich darüber. In Euro sind das grob 15.000 bis 30.000, 60.000 bis 120.000 und ab 150.000 Euro. Dazu kommen jedes Jahr Betrieb und Pflege.
Die Spannen im Vorspann sind Schätzungen für typische Vorhaben, keine Angebote. Sie zeigen die Größenordnung, damit Sie ein Angebot einordnen können, bevor Sie es anfordern. Woraus sie entstehen und welche Anforderungen ein Vorhaben in die nächste Zeile der Tabelle schieben, steht in den folgenden Abschnitten. Ob überhaupt eine eigene Anwendung nötig ist, behandelt der Beitrag Standardsoftware oder Individualsoftware?; hier geht es um die Frage danach.
Spannen
Vier Vorhaben in Personentagen und Euro
Software wird nach Zeit gebaut, deshalb rechnen wir in Personentagen, also Arbeitstagen einer Person. Den Euro-Betrag ergibt erst der Tagessatz.
Als Maßstab dient ein Preis, der auf unserer Website steht: Der Discovery Sprint im Shop kostet 14.900 Euro netto als Festpreis für zwei Wochen Konzeptarbeit mit Workshops, Anforderungen, Architektur-Skizze und Roadmap. Auf zehn Arbeitstage umgerechnet sind das knapp 1.500 Euro netto pro Tag, etwa unser Standard-Tagessatz von 1.500 Euro netto. Diese Größe dient hier als Rechengröße, damit Personentage und Euro zusammenpassen.
Die Spannen sind breit, weil dieselbe Beschreibung sehr unterschiedliche Regeln verbergen kann. Ein echter Vergleichswert von unserer Website: Für ein Münchner Startup entstand eine REST-API mit zwei Oberflächen, Anmeldung und Rollen für beide, Kalender, Filter und Buchungen, mit rund 50 Stunden pro Monat über rund zehn Monate. Das sind etwa 500 Stunden oder 60 bis 65 Personentage, also die Mitte der dritten Zeile.
| Personentage | Euro bei 1.500 Euro pro Tag | |
|---|---|---|
| Freigabe-Strecke: ein Formular, zwei Rollen, Mails, Protokoll, keine Schnittstelle | 10 bis 20 | 15.000 bis 30.000 |
| Dieselbe Strecke mit einer Schnittstelle, etwa zur Buchhaltung, Abgleich in eine Richtung | 15 bis 30 | 22.500 bis 45.000 |
| Kundenportal mit Anmeldung, Dokumenten, drei Rollen und ERP-Anbindung | 40 bis 80 | 60.000 bis 120.000 |
| Plattform mit mehreren Mandanten, Zahlungen und mobiler Erfassung | ab 100 | ab 150.000 |
Kostentreiber
Was ein Vorhaben in die nächste Zeile schiebt
Der Aufwand wächst nicht mit der Zahl der Bildschirme, sondern mit der Zahl der Regeln dahinter. Diese Anforderungen klingen im ersten Gespräch klein und verändern das Budget trotzdem deutlich:
Datenübernahme aus dem Altsystem: Freitextfelder, in denen mal „erledigt“, mal „ok“ und mal ein Datum steht, Dubletten, fehlende Pflichtangaben. Jede Unklarheit braucht eine Regel und eine Entscheidung von Ihnen. Bei unsauberen Daten sind 5 bis 15 Personentage allein für die Übernahme realistisch.
Berechtigungen: Zwei Rollen sind schnell abgebildet, zehn Rollen mit Ausnahmen pro Standort nicht. Jede Rolle wird gebaut und bei jeder späteren Änderung mitgeprüft.
Schnittstellen: Der erste Datensatz ist schnell übertragen. Die Arbeit steckt in der Fehlerbehandlung: Was passiert, wenn das andere System eine Stunde nicht antwortet? Rechnen Sie je Schnittstelle mit 5 bis 15 Personentagen, je nach Dokumentation und Testzugang.
Ausgaben als PDF: Rechnungen, Lieferscheine und Prüfprotokolle mit festem Layout haben eigene Sonderfälle bei Seitenumbrüchen und langen Tabellen.
Offline-Fähigkeit und mobile Erfassung: Zwischenspeicher, Abgleich und Regeln für den Fall, dass zwei Personen denselben Datensatz geändert haben.
Mehrsprachigkeit und mehrere Mandanten: Nachträglich eingebaut, berührt beides fast jede Datei. Von Anfang an geplant, ist es ein überschaubarer Posten.
Barrierefreiheit: Richtet sich die Anwendung an Verbraucher, kann das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz greifen, siehe BFSG: Welche Websites barrierefrei sein müssen. Von Anfang an berücksichtigt, steckt der Aufwand in jeder Maske ein wenig; nachträglich wird daraus ein eigenes Projekt.
Ein Prüfschritt, der vor dem Angebot viel klärt: Lassen Sie die zehn häufigsten Sonderfälle von den Mitarbeitern aufschreiben, die den Ablauf bisher erledigen. Was dort steht, fehlt in fast jedem ersten Konzept, weil die Geschäftsleitung es nicht täglich sieht.
Betrieb
Laufende Kosten pro Jahr
Nach dem Start fallen Kosten an, die Jahr für Jahr wiederkommen. Planen Sie sie als festen Posten.
Hosting und Sicherungen: Für Laravel-Anwendungen auf Hetzner-Servern in Deutschland nennen wir auf der Seite zur Laravel-Agentur 15 bis 250 € im Monat, je nach Last, also rund 180 bis 3.000 € im Jahr.
Versionsupdates: PHP und Laravel erhalten Sicherheitskorrekturen nur für eine begrenzte Zeit je Version. Eine Anwendung wird deshalb regelmäßig auf neue Versionen gehoben, auch wenn sich fachlich nichts ändert. Die Supportzeiträume nennt der Beitrag zu den Neuerungen in Laravel 13.
Überwachung, Fehlerbehebung, fremde Schnittstellen: Jemand muss merken, wenn ein nächtlicher Abgleich ausfällt, und nachziehen, wenn ein Partner seine Schnittstelle ändert. Das gehört zur Wartung.
Weiterentwicklung: Die ersten Monate im Echtbetrieb bringen Wünsche, die im Konzept niemand hatte.
Unsere Schätzung für Updates, Überwachung und kleine Korrekturen: 3 bis 5 Personentage im Jahr für eine Anwendung ohne Schnittstelle, für jede Schnittstelle 1 bis 3 Tage mehr. Für die Freigabe-Strecke mit einer Schnittstelle aus der Tabelle sind das 4 bis 8 Personentage, also rund 6.000 bis 12.000 Euro im Jahr plus Hosting. Für die Weiterentwicklung im ersten Jahr kommt ein eigener Rahmen dazu, den Sie nach der Länge Ihrer Wunschliste festlegen.
Ausbaustufen
Klein anfangen, ohne später doppelt zu zahlen
Der wirksamste Hebel auf das Budget ist die Reihenfolge. Eine erste Version startet mit dem einen Ablauf, der den größten Nutzen bringt, für die Gruppe, die ihn täglich braucht.
Wie weit das tragen kann, zeigt imm smartControl: Die erste Aufgabe im August 2021 war ein Dashboard für Messgeräte und ihre Werte. Daraus ist in knapp fünf Jahren eine Hausverwaltungs-Software mit Rechnungseingang, Nebenkosten-Beiblättern und einer eigenen Erfassungs-App geworden, Stufe für Stufe beauftragt.
Ein Minimal Viable Product in diesem Sinn ist ein kleiner, sauber gebauter Kern. Damit er später nicht teuer wird, gehören drei Dinge von Anfang an dazu: ein Datenmodell, das die geplanten Ausbaustufen kennt, eine Rechteverwaltung für mehr als eine Rolle und automatische Tests für die Kernregeln. Warten können Auswertungen, Komfortfunktionen und Sonderfälle, die seltener als einmal im Monat auftreten. Wie wir solche Etappen schneiden, steht auf unserer Seite zu individuellen Webanwendungen. Ersetzt das Vorhaben ein Branchenprogramm, das fast passt, ist eine Erweiterung oft günstiger, siehe Branchensoftware erweitern.
Planung
Budgetvorlage mit Beispielwerten
Ein Budget besteht aus mehr Zeilen als dem Angebotsbetrag. Die Beispielwerte gelten für die Freigabe-Strecke mit einer Schnittstelle:
Konzept vor dem Bau: ein eigener, kleiner Auftrag, der Abläufe, Rollen, Schnittstellen und Sonderfälle klärt. Für ein Vorhaben dieser Größe reichen 2 bis 4 Personentage; der Discovery Sprint für 14.900 Euro netto passt zu Vorhaben ab der dritten Tabellenzeile.
Bau der ersten Stufe: 15 bis 30 Personentage laut Tabelle.
Datenübernahme: als eigene Zeile, hier 0 bis 5 Personentage, je nach Altdaten.
Interne Zeit: Stunden Ihrer Mitarbeiter für Workshops, Tests und Abnahmen. Rechnen Sie mit etwa einem Fünftel der Bautage, hier 3 bis 6 Tage Ihrer Leute.
Reserve: 10 bis 20 Prozent der Zeilen 2 und 3, je länger die Sonderfall-Liste, desto mehr.
Betrieb im ersten Jahr: 4 bis 8 Personentage plus Hosting, wie oben gerechnet.
Weiterentwicklung im ersten Jahr: ein fester Rahmen, etwa 5 Personentage.
Die Zeilen 1 bis 5 bilden das Projektbudget, die Zeilen 6 und 7 das jährliche Budget. Weitere Ausbaustufen gehören in die Planung des Folgejahres, entschieden nach der Auswertung der ersten.
Abwägung
Budget und Nutzen gegeneinander rechnen
Ein Budget ist begründet, wenn ihm ein Nutzen in derselben Einheit gegenübersteht, am besten vergleichbar ist eingesparte Arbeitszeit.
Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Zahlen: Fünf Mitarbeiter sparen je 30 Minuten pro Arbeitstag, das sind 2,5 Stunden pro Tag und bei 220 Arbeitstagen 550 Stunden im Jahr. Bei angenommenen internen Kosten von 50 Euro pro Stunde ergibt das 27.500 Euro pro Jahr. Abzüglich laufender Kosten von 13.000 Euro (8 Personentage zu 1.500 Euro plus rund 1.000 Euro Hosting) bleiben 14.500 Euro. Über drei Jahre sind das 43.500 Euro. Das deckt die Freigabe-Strecke mit Schnittstelle fast bis zum oberen Ende ihrer Spanne von 45.000 Euro. Länger als drei Jahre sollten Sie nicht rechnen, weil sich Abläufe und Systeme ändern. Die ausführliche Rechnung mit Ausnahmen steht in der ehrlichen Rechnung zur Automatisierung.
Zwei Posten fehlen in solchen Rechnungen oft: Lizenzkosten, die wegfallen, wenn die eigene Anwendung ein Abo ersetzt, siehe SaaS-Abos aufräumen, und die Abhängigkeit von einem Anbieter, der Preise allein bestimmt. Warum wir Preise offen nennen, statt sie erst im Angebot zu zeigen, steht im Beitrag Transparente Tagessätze.
Zahlen und Grenzen
Häufige Fragen
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Für eine ganze Anwendung ohne Konzept nicht, weil der Aufwand an Regeln und Schnittstellen hängt, die vorher niemand kennt. Möglich sind Festpreise für klar beschriebene Abschnitte: erst ein Konzept mit Aufwandsschätzung, danach je Ausbaustufe. Auf unserer Website stehen solche Festpreise etwa für den Discovery Sprint (14.900 Euro netto) und den Performance-Audit (ab 6.900 Euro netto).
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Für eine kleine Laravel-Anwendung ohne Schnittstelle rechnen wir mit 3 bis 5 Personentagen im Jahr für Updates, Überwachung und kleine Korrekturen, je Schnittstelle 1 bis 3 Tage mehr, dazu 15 bis 250 € netto Hosting im Monat. Lassen Sie diese Posten im Angebot getrennt vom Bau ausweisen.
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Weniger als ein Konzept. Das Architecture Review in unserem Shop dauert 60 Minuten, kostet 590 Euro netto und endet mit einer schriftlichen Bewertung und drei priorisierten Empfehlungen mit Aufwandsschätzung. Für ein belastbares Angebot über ein größeres Vorhaben reicht das nicht, für die Frage, in welcher Tabellenzeile Sie liegen, meist schon.
Budget vor dem Angebot klären
Wir gehen Ihr Vorhaben mit Ihnen durch, ordnen es in Personentagen ein und schlagen eine erste Ausbaustufe vor, bevor Sie sich auf ein Gesamtbudget festlegen.
Nachweise
Quellen und Stand
Stand: 30.06.2026. Preise für Discovery Sprint, Architecture Review und Performance-Audit laut unserem Shop und der Seite zum Performance-Audit, Hosting-Kosten laut der Seite zur Laravel-Agentur, Aufwand des Tools-Portals laut Case Study. Die Spannen in Personentagen sind unsere Schätzungen für typische Vorhaben; der Tagessatz von 1.500 Euro ist eine Umrechnung des Discovery-Sprint-Preises auf zehn Arbeitstage und kein Angebot. Alle Zahlen im Nutzen-Beispiel sind Annahmen.
MARCODES: Performance-Audit Sprint, Pakete ab 6.900 Euro netto
Case Study: REST-API und HR-Frontend für ein Münchner Tools-Portal-Startup
Weiterlesen:
PHP 8.2 Supportende vom 20.07.2026: was ein auslaufender PHP-Support für bestehende Anwendungen bedeutet.
Excel ablösen vom 24.08.2026: wann eine eigene Datenbank-Anwendung sinnvoll ist.
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