SaaS-Abos aufräumen: So senken Sie laufende Software-Kosten
Laufende SaaS-Kosten senken Sie in drei Schritten: alle Abos aus Buchhaltung, Kreditkarten und Anmeldesystemen zu einer Liste zusammentragen, doppelte Funktionen und ungenutzte Lizenzen streichen und vor jeder Kündigung Daten und Fristen sichern. Einmal im Jahr gründlich und bei jedem Austritt für die betroffenen Zugänge reicht in den meisten Unternehmen.
In gewachsenen Unternehmen kennt selten jemand die vollständige Liste der Online-Werkzeuge: wer sie gebucht hat, was sie kosten und wofür sie noch gebraucht werden. Einzelne Abos fallen in keiner Freigabe auf, zusammen ergeben sie einen festen Posten im Budget. Das Inventar zeigt dabei nicht nur Kosten, sondern auch, wo Unternehmensdaten liegen und wer Zugriff darauf hat.
Bestandsaufnahme
Inventur: welche Tools wirklich laufen
Die erste Liste ist fast immer unvollständig, weil Abos an drei Stellen entstehen: in der IT, in den Fachabteilungen und auf privaten Kreditkarten, die über Spesen abgerechnet werden. Wer nur die IT fragt, findet die offiziellen Verträge. Die Werkzeuge, die ein Team auf eigene Faust gebucht hat, die sogenannte Schatten-IT, fehlen.
Vier Quellen ergeben zusammen ein brauchbares Bild:
Buchhaltung: Die Aufwandskonten für Software, Lizenzen und IT-Dienste der letzten zwölf Monate, sortiert nach Lieferant. Wiederkehrende Beträge in gleicher Höhe sind fast immer Abos.
Kreditkarten und Spesen: Kreditkarten des Unternehmens und Spesenabrechnungen nach Anbietern wie Adobe, Canva, Miro, Notion oder Zoom durchsuchen. Hier tauchen die Abos auf, die nie über den Einkauf liefen.
Anmeldesysteme: Wer Microsoft 365 oder Google Workspace nutzt, sieht dort, welche fremden Anwendungen sich Zugriff auf Konten geholt haben. In Microsoft Entra steht das unter Unternehmensanwendungen, in der Google-Admin-Konsole unter dem App-Zugriff in den API-Steuerelementen. Diese Liste zeigt Dienste, die jemand mit „Mit Microsoft anmelden“ eingerichtet hat.
Abteilungsleiter: Ein kurzer Fragebogen mit zwei Fragen: Welche Online-Werkzeuge nutzt Ihr Team täglich? Was würde fehlen, wenn es nicht mehr da wäre?
Für jedes Abo halten Sie fest: Anbieter, Zweck, Verantwortlicher, Anzahl bezahlter und aktiver Nutzer, Preis pro Jahr, Vertragsende, Kündigungsfrist und wo die Daten liegen. Eine Tabelle reicht dafür. Die Spalte „aktive Nutzer“ bringt oft die schnellsten Einsparungen: Lizenzen ehemaliger Mitarbeiter laufen weiter, weil beim Austritt niemand an das fünfte Werkzeug gedacht hat. Ein Single Sign-On verhindert das künftig, weil mit dem zentralen Konto auch alle Zugänge enden.
Doppelungen
Doppelte Funktionen erkennen
Doppelte Funktionen entstehen, wenn Teams dasselbe Problem unabhängig voneinander lösen. Typische Paare:
Zwei Videokonferenz-Dienste, weil Microsoft Teams im Lizenzpaket enthalten ist und der Vertrieb trotzdem Zoom bezahlt.
Projektverwaltung in Asana, Trello und einem Board in Jira, je nach Abteilung.
Dateiablage in SharePoint und zusätzlich in Dropbox oder WeTransfer Pro für große Dateien.
Ein eigenes Umfrage-Werkzeug, obwohl Microsoft Forms oder Google Forms bereits bezahlt sind.
Sortieren Sie die Liste dazu nach Zweck statt nach Anbieter. Wo zwei Zeilen denselben Zweck tragen, fragen Sie nach dem Grund. Manchmal gibt es einen guten: Ein Kunde verlangt ein bestimmtes Werkzeug, oder eine Funktion fehlt im Standardpaket. Dann bleibt das Abo, aber der Grund steht in der Liste. Fehlt ein Grund, entscheidet die Geschäftsführung, welches Werkzeug bleibt, und setzt ein Datum für den Umzug.
Unterschätzt wird der Preis kleiner Abos. Ein Werkzeug für 12 Euro im Monat kostet 144 Euro im Jahr und fällt in keiner Freigabe auf. Hat jede von fünf Abteilungen zehn solcher Abos, sind das 50 Abos und zusammen 7.200 Euro im Jahr.
Kündigung
Kündigungsfristen und Datenexport
Kündigen Sie erst, wenn die Daten gesichert sind, und kündigen Sie rechtzeitig vor der automatischen Verlängerung. Jahresverträge verlängern sich meist automatisch um ein weiteres Jahr. Die Frist steht in den Vertragsbedingungen, 30 Tage vor Ablauf kommen ebenso vor wie 90 Tage bei Unternehmensverträgen. Tragen Sie das Kündigungsdatum deshalb als Termin in den Kalender der verantwortlichen Person ein, nicht nur in die Tabelle. Für die jährliche Prüfung der ganzen Liste gilt dasselbe: Legen Sie sie mindestens drei Monate vor die Verlängerung Ihrer größten Jahresverträge, dann sind auch Fristen von 90 Tagen noch erreichbar.
Beim Datenexport gibt es drei wiederkehrende Fallstricke:
Unvollständige Exporte: Viele Dienste exportieren Datensätze als CSV, aber ohne Anhänge, Kommentare oder Änderungsverlauf. Prüfen Sie den Export an einem Beispiel, das alle Arten von Inhalten enthält.
Fehlende Verknüpfungen: Ein CRM-Export liefert Kontakte und Organisationen in getrennten Dateien. Ohne die internen IDs lassen sie sich nicht mehr zuordnen.
Zugang endet sofort: Manche Konten werden mit Vertragsende gesperrt, nicht zum Ende des bezahlten Zeitraums. Exportieren Sie deshalb vor der Kündigung und noch einmal kurz vor dem Ende.
Für Cloud-Dienste hilft seit dem 12.09.2025 der EU Data Act. Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten müssen den Wechsel zu einem anderen Anbieter ermöglichen, die Kündigungsfrist für den Wechsel darf höchstens zwei Monate betragen, und Ihre Daten müssen in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format herauszuholen sein. Wechselentgelte dürfen bis zum 12.01.2027 nur noch zu Selbstkosten berechnet werden, danach gar nicht mehr. Wie stark Sie ein Anbieter trotzdem bindet, beschreibt unser Beitrag Vendor-Lock-in: Auch Cloud ist eine Falle.
Rechnung
Wann eine eigene Lösung günstiger wird
Eine eigene Lösung wird erst dann günstiger, wenn ein Abo teuer ist, Sie nur einen kleinen Teil seiner Funktionen nutzen und es eng an Ihren Ablauf angepasst werden müsste. Für Standardaufgaben wie Mail, Videokonferenz oder Buchhaltung bleibt Standardsoftware fast immer die bessere Wahl.
Rechnen Sie ehrlich über fünf Jahre. Ein Rechenbeispiel: 40 Nutzer zu je 25 Euro im Monat kosten 12.000 Euro im Jahr, also 60.000 Euro in fünf Jahren, Preiserhöhungen nicht eingerechnet. Dem stehen bei einer eigenen Anwendung die Entwicklung, das Hosting und die laufende Wartung gegenüber. Wartung ist kein Nebenposten: Sicherheitsupdates, neue Browser-Versionen und kleine Änderungswünsche fallen jedes Jahr an.
Für eine eigene Lösung sprechen vor allem zwei Situationen: Sie nutzen von einem großen Paket nur eine Maske und eine Liste, oder das Abo zwingt Ihren Ablauf in eine Form, die nicht passt, und Mitarbeiter führen Nebenlisten. Dagegen sprechen ein kleiner Nutzerkreis, häufig wechselnde Anforderungen und das Fehlen einer Person, die intern Verantwortung für die Anwendung übernimmt. Ob sich das für Ihren Fall rechnet, klären wir in einer IT-Analyse anhand des Inventars aus dem ersten Schritt.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
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Suchen Sie in den Einstellungen des Dienstes nach Export oder Datensicherung und laden Sie einen vollständigen Export herunter. Prüfen Sie ihn an einem Beispiel mit Anhängen und Kommentaren, bevor Sie kündigen. Fehlt etwas, fragen Sie den Support nach einem vollständigen Export oder nutzen die Programmierschnittstelle des Dienstes.
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Wenn die Abokosten über fünf Jahre deutlich über den Kosten für Entwicklung, Hosting und Wartung liegen und das Abo Ihren Ablauf schlecht abbildet. Für Standardaufgaben ist das selten der Fall. Bei Kernprozessen mit vielen Nutzern, die das Standardwerkzeug nur zum Teil nutzen, kommt es häufiger vor.
Software-Bestand prüfen lassen
Wir erfassen Ihre Werkzeuge, finden Doppelungen und rechnen aus, wo ein Abo bleibt und wo sich eine Ablösung trägt.
Nachweise
Quellen und Stand
Stand: 29.06.2026. Fristen und Wechselregeln des Data Act laut Verordnung (EU) 2023/2854 und Bundesnetzagentur, Menüpfade laut Hersteller-Dokumentation.
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