KI-Anwendungsfälle finden: So sammeln Sie Ideen im eigenen Betrieb
KI-Anwendungsfälle im Mittelstand finden Sie bei Aufgaben, in denen Mitarbeiter wiederkehrend Texte lesen, sortieren, zusammenfassen oder entwerfen und ein Mensch das Ergebnis prüfen kann. Sammeln Sie diese Aufgaben mit den Fachabteilungen und bewerten Sie jede nach Nutzen, Risiko und Datenlage.
Am Anfang steht eine Liste von Aufgaben, die Zeit kosten und sich wiederholen; erst danach folgt die Frage, ob KI dort hilft. Wer mit einem ausprobierten Sprachmodell beginnt und einen Einsatzort sucht, landet leicht bei einer unklaren Aufgabe, der ersten Ursache in Warum KI-Projekte scheitern.
Die Sammlung läuft in vier Schritten: suchen, mit den Fachabteilungen sammeln, bewerten, testen. Damit alle Abteilungen ihre Vorschläge gleich beschreiben, gibt es eine Ideenkarte mit Punkteschema zum Kopieren.
Fundstellen
Wo Sie suchen sollten: wiederkehrende Textarbeit
Sprachmodelle sind stark, wo Sprache der Rohstoff ist: Sie lesen unstrukturierten Text, ordnen ihn ein, ziehen Angaben heraus und schreiben Entwürfe. Ein guter Kandidat für einen Anwendungsfall erfüllt vier Bedingungen. Die Aufgabe kommt oft vor, sie besteht überwiegend aus Lesen oder Schreiben, ein Mensch kann das Ergebnis in kurzer Zeit prüfen, und ein Fehler lässt sich korrigieren, bevor er Schaden anrichtet.
Typische Fundstellen im Mittelstand:
Sammelpostfächer, in denen Anfragen gelesen und an das zuständige Team weitergeleitet werden
Ausschreibungen, Lastenhefte oder Kundenbestellungen, aus denen Mitarbeiter Termine, Mengen und Sonderwünsche heraussuchen
Besprechungsnotizen und Gesprächsprotokolle, die zu Aufgabenlisten werden sollen
Antworten auf wiederkehrende Kundenfragen, die bisher aus Textbausteinen zusammengesetzt werden
Produkt- oder Leistungstexte, die aus Datenblättern und Stammdaten entstehen
interne Fragen, deren Antwort irgendwo in Handbüchern und Richtlinien steht
Zwei Bereiche haben eigene Beiträge: Für die Suche in internen Dokumenten erklärt RAG im Unternehmen, wann eine Wissensdatenbank mit KI hilft, und für Belege beschreibt Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten den Ablauf vom Postfach bis zur Buchung.
Fragen, die Fundstellen sichtbar machen
Wer im eigenen Bereich nach Kandidaten sucht, kommt mit konkreten Fragen weiter als mit der allgemeinen Frage nach KI-Ideen. Wo kopieren Mitarbeiter Angaben von einem Dokument in ein anderes Formular? Welche Mails beantwortet das Team mit nahezu gleichem Wortlaut? Wo liest jemand lange Unterlagen, um am Ende zwei oder drei Angaben herauszuschreiben? Bei welcher Aufgabe sagen Kollegen, dass sie nur eine bestimmte Person richtig erledigen kann, weil das Wissen in ihrem Kopf steckt? Die letzte Frage führt zu Aufgaben, bei denen ein Modell als Nachschlagehilfe dient und keine Sachbearbeitung übernimmt.
Weniger geeignet sind Aufgaben, die festen Regeln folgen. Wenn sich eine Entscheidung vollständig als Wenn-dann-Tabelle aufschreiben lässt, erledigt ein klassisches Programm sie zuverlässiger und günstiger als ein Modell, das jede Antwort neu formuliert. Wo diese Grenze verläuft, beschreibt die Seite Wann KI bei Ihnen Quatsch ist.
Workshop
Ideen sammeln mit den Fachabteilungen
Die besten Hinweise kommen von den Menschen, die die Arbeit täglich erledigen, weil nur sie wissen, wie oft eine Aufgabe anfällt und wo sie hakt. Der folgende Ablauf stellt die Frage nach KI bewusst ans Ende, damit die Runde über Aufgaben spricht und nicht über Werkzeuge.
Vorbereitung, eine Woche vorher: Jeder Teilnehmer notiert bei sich wiederholenden Aufgaben, wie oft sie anfallen und wie lange sie dauern. Eine Woche reicht, um Tagesaufgaben zu erfassen; Monatsaufgaben ergänzen die Teilnehmer aus dem Gedächtnis.
Aufgaben sammeln: Im Workshop beschreibt jede Abteilung ihre Aufgaben, ohne über Technik zu sprechen. Die Leitfrage lautet: Was tun Sie jede Woche wieder, das vor allem aus Lesen und Schreiben besteht?
Aufgaben beschreiben: Für jede Aufgabe kommen Häufigkeit, Dauer, Eingangsdaten, Ergebnis und die prüfende Person auf eine Ideenkarte.
KI-Frage stellen: Erst danach prüft die Runde je Karte, ob ein Sprachmodell einen Teil übernehmen könnte und welchen.
Am Tisch sitzen Mitarbeiter aus den Fachabteilungen, eine Person, die über Budget und Prioritäten entscheidet, jemand aus der IT und der Datenschutzbeauftragte. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt in ihrer Orientierungshilfe zu KI, Datenschutzbeauftragte stets einzubinden, wenn Entscheidungen über KI-Anwendungen vorbereitet werden, und die Beteiligung von Betriebs- und Personalräten zu prüfen. Gibt es einen Betriebsrat, verlangt § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG, ihn über die Planung von Arbeitsverfahren einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz rechtzeitig zu unterrichten. Welche Standards wir bei Datenflüssen und Berechtigungen ansetzen, steht auf der Seite Sicherheit und Compliance.
Bewertung
Nach Nutzen, Risiko und Datenlage bewerten
Am Ende des Workshops liegen meist mehr Karten auf dem Tisch, als sich umsetzen lassen. Eine Bewertung in drei Dimensionen bringt sie in eine Reihenfolge, ohne dass jemand eine Wirtschaftlichkeitsrechnung für jede Idee aufstellen muss.
Nutzen: Wie viel Arbeitszeit steckt im Monat in der Aufgabe, und wird das Ergebnis besser oder schneller? Gerechnet wird Häufigkeit mal Dauer.
Risiko: Was passiert, wenn das Modell einen Fehler macht und niemand ihn bemerkt? Dazu gehören personenbezogene Daten, Wirkung nach außen und rechtliche Folgen.
Datenlage: Gibt es genug echte Beispiele in digitaler Form, mit denen sich ein Test aufbauen lässt, und dürfen sie dafür verwendet werden?
Jede Dimension bekommt 1 bis 3 Punkte. Für die Reihenfolge multiplizieren Sie Nutzen und Datenlage; das Risiko wirkt als Schranke. Eine Idee mit Risiko 3 kommt nicht als erster Test infrage, auch wenn sie viele Punkte hat, weil ein erster Test Erfahrung bringen soll und keine Haftungsfragen. Die Multiplikation sorgt dafür, dass eine Idee ohne brauchbare Daten auch bei großem Nutzen nach hinten rutscht.
Für das Risiko gibt es zusätzlich den rechtlichen Rahmen: Die KI-Verordnung unterscheidet verbotene Praktiken, Hochrisiko-Systeme etwa bei der Bewerberauswahl und Systeme mit Transparenzpflichten, wie EU AI Act: Welche Pflichten ab August 2026 gelten zusammenfasst. Eine Karte, die in die Hochrisiko-Gruppe fällt, gehört nicht an den Anfang der Liste.
Die Punkte ersetzen keine Rechnung, sie sortieren nur. Für die Karten, die oben landen, folgt die Kosten-Nutzen-Rechnung mit Bau, Betrieb und Ausnahmen; wie sie Schritt für Schritt aufgebaut wird, zeigt unsere Rechnung zu Kosten und Nutzen einer Automatisierung. Die laufenden Kosten eines Modells pro Vorgang rechnen Sie nach KI-Kosten im Betrieb.
Die Vorlage oben für jede Idee kopieren; das Beispiel darunter ist frei erfunden und zeigt, wie eine ausgefüllte Karte aussieht.
IDEENKARTE KI-ANWENDUNGSFALL Nr.: ____
Abteilung: ...................... Eingereicht von: ...................
AUFGABE
Was wird getan? .............................................
Wie oft? ...... mal pro Tag / Woche / Monat
Wie lange je Vorgang? ...... Minuten
Eingang (woraus?) .............................................
Ergebnis (was entsteht?) .............................................
Wer prüft das Ergebnis? .............................................
BEWERTUNG (je 1 bis 3 Punkte)
Nutzen 1 = unter 5 Std./Monat 2 = 5 bis 20 Std. 3 = über 20 Std.
Risiko 1 = Fehler intern, schnell korrigierbar
2 = Fehler erreicht Kunden oder enthält personenbezogene Daten
3 = Fehler mit Rechts- oder Geldfolgen, Entscheidung über Personen
Datenlage 1 = kaum Beispiele, nicht digital
2 = Beispiele vorhanden, müssen gesammelt werden
3 = mindestens 30 echte Beispiele digital und nutzbar
Nutzen ___ x Datenlage ___ = Rang ___ Risiko ___
Regel: Risiko 3 = nicht als erster Test.
ERSTER TEST
Erfolgskriterium: .............................................
Testmaterial: .............................................
Verantwortlich: .............................................
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FIKTIVES BEISPIEL (frei erfunden, keine echten Zahlen eines Unternehmens)
Abteilung: Vertriebsinnendienst
Was wird getan? Anfragen im Sammelpostfach lesen und an das
zuständige Team weiterleiten
Wie oft? 60 mal pro Arbeitstag
Wie lange je Vorgang? 1,5 Minuten
Rechnung 60 x 1,5 Min. = 90 Min. pro Tag
90 Min. x 21 Arbeitstage = 1.890 Min.
= 31,5 Std. pro Monat
Eingang E-Mails mit Anhängen
Ergebnis Zuordnung zu einem von fünf Teams plus
Kurzfassung in zwei Sätzen
Wer prüft? Teamleitung sieht Zuordnung und Kurzfassung,
bevor die Mail weitergeht
Nutzen 3 x Datenlage 3 = Rang 9 Risiko 2
(Datenlage 3: 60 x 21 = 1.260 zugeordnete Mails pro Monat im Archiv)
(Risiko 2: Mails enthalten personenbezogene Daten; eine falsche
Zuordnung bleibt intern, weil die Teamleitung vor dem Weiterleiten
prüft)
Erfolgskriterium: mindestens 45 von 50 Test-Mails richtig
zugeordnet
Testmaterial: 50 Mails aus dem Vormonat, Kopien, ohne
Zugriff auf das Live-Postfach
Verantwortlich: Leitung Vertriebsinnendienst
Erster Test
Vom Ideenzettel zum ersten Test
Aus der sortierten Liste wählen Sie eine Karte, höchstens zwei, für einen ersten Test. Vorher legen Sie fest, woran Sie den Erfolg messen: eine Trefferquote, eine Zeitersparnis je Vorgang oder ein Urteil der prüfenden Person nach einem festen Schema. Ohne dieses Kriterium endet ein Test mit dem Eindruck „funktioniert ganz gut“, und niemand kann entscheiden, ob es weitergeht.
Getestet wird mit echten, vergangenen Fällen aus dem Archiv. Planen Sie mit 30 bis 50 Fällen: genug, um wiederkehrende Fehlerarten zu erkennen, und wenige genug, dass eine Fachkraft alle Ergebnisse an einem Arbeitstag von Hand prüfen kann. Der Test läuft auf Kopien und berührt keine laufenden Abläufe. Die Datenschutzkonferenz rät, vorher festzulegen, für welchen Zweck die Anwendung dient, und zu prüfen, ob Eingaben vom Anbieter für weiteres Training verwendet werden; beides gehört auf die Karte, bevor die ersten echten Daten das Haus verlassen.
Planen Sie den Test so, dass das Modell austauschbar bleibt. Prompts, Testfälle und Ergebnisse speichern Sie in Ihren eigenen Ablagen, zusätzlich zur Oberfläche des Anbieters. Warum das die spätere Rechnung beeinflusst, steht in Vendor-Lock-in bei OpenAI.
Eine KI-Funktion muss kein eigenes Produkt werden. Eine Karte darf auch einen einzelnen Schritt in einer vorhandenen Software beschreiben, etwa im Kundenportal oder in der Warenwirtschaft.
Nach dem Test steht eine von drei Entscheidungen: weiterentwickeln, mit geänderter Aufgabe noch einmal testen oder die Karte zurücklegen und die nächste ziehen. Auch das Zurücklegen ist ein verwertbares Ergebnis: Die Karte bekommt eine Notiz, woran der Test gescheitert ist, damit niemand sie in einem Jahr ohne neue Voraussetzungen wieder hervorholt.
Welche Ihrer Ideen trägt?
Wenn Ihre Liste steht und Sie eine zweite Meinung zur Reihenfolge möchten: Im KI-Readiness-Check klären wir in 30 Minuten, bei welchen Aufgaben KI in Ihrem Unternehmen Sinn ergibt und bei welchen nicht.
Ideensammlung
Häufige Fragen
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Mitarbeiter, die die betroffenen Aufgaben selbst erledigen, dazu eine Person mit Entscheidungsbefugnis über Budget und Prioritäten, jemand aus der IT und der Datenschutzbeauftragte. Gibt es einen Betriebsrat, gehört er früh dazu, weil er nach dem Betriebsverfassungsgesetz bei der Planung von KI-Einsatz rechtzeitig zu unterrichten ist. Externe Berater können moderieren, sollten aber keine Ideen vorgeben.
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Einen, höchstens zwei. Jeder Test braucht eine Fachkraft, die Ergebnisse prüft, und eine Person, die die Testfälle zusammenstellt; mehr parallele Tests verteilen diese Zeit so dünn, dass keiner sauber ausgewertet wird. Die übrigen Karten bleiben in der Reihenfolge der Bewertung liegen und kommen nach dem ersten Ergebnis an die Reihe.
Nachweise
Quellen und Stand
Stand: 08.07.2026.
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