Neue Software einführen: So nehmen Sie das Team mit
Mitarbeiter nutzen neue Software, wenn Key User aus ihren Teams früh mitarbeiten, die Schulung an echten Arbeitsfällen stattfindet und in den ersten vier Wochen jemand für Fragen bereitsteht. Danach wird die alte Liste abgeschaltet und nachjustiert, was im Alltag hakt.
Eine Software-Einführung ist abgeschlossen, wenn die Mitarbeiter ihre tägliche Arbeit in der neuen Software erledigen und niemand mehr die alte Tabelle nebenher pflegt. Der Tag, an dem das System live geht, ist der Anfang dieser Phase. Was danach in vier Wochen passiert, entscheidet darüber, ob die Investition ankommt.
Die Schritte unten gelten für Fachsoftware, die mehrere Abteilungen täglich nutzen: ein Kundenportal, eine Auftragsverwaltung, ein neues Ticket- oder Warenwirtschaftssystem. Wer im Projekt welche Rolle hat, steht unter Rollen im IT-Projekt; hier geht es um die Menschen, die mit dem Ergebnis arbeiten. Die Schulung von Redakteuren für ein neues CMS ist ein eigenes Thema mit eigenen Handgriffen.
Ausgangslage
Woran Einführungen im Alltag hängen bleiben
Die Technik läuft, und trotzdem bleibt die Nutzung hinter dem Plan zurück. Die Ursachen liegen im Arbeitsalltag:
Doppelte Wege: Die alte Liste bleibt erlaubt „für den Übergang“, und weil sie vertraut ist, bleibt sie der eigentliche Arbeitsort.
Schulung zur falschen Zeit: Wer drei Wochen vor dem Start geschult wird, hat bis zum ersten echten Vorgang vieles wieder vergessen. Wer erst nach dem Start geschult wird, arbeitet in den ersten Tagen mit Umwegen.
Keine Zeit: Die Einführung läuft neben dem vollen Tagesgeschäft, und die ersten Vorgänge im neuen System dauern länger als im alten.
Niemand zum Fragen: Die Projektleitung ist im nächsten Vorhaben, der Dienstleister nur per Ticket erreichbar, und die Frage bleibt liegen.
Gegen jede dieser Ursachen gibt es einen Baustein in den folgenden Abschnitten.
Key User
Key User benennen und früh einbinden
Ein Key User ist ein Mitarbeiter aus der Fachabteilung, der die neue Software vor allen anderen kennt und im Team die erste Anlaufstelle ist. IT-Wissen braucht er dafür kaum; er braucht das Vertrauen der Kollegen und Kenntnis der Abläufe, um die es geht.
Als Daumenregel gilt ein Key User je Team oder je zehn bis fünfzehn Anwender. Der Grund ist die Zahl der Fragen: Mehr Personen kann ein Key User in den ersten Wochen kaum neben seiner eigenen Arbeit betreuen. Für die Einführungsphase braucht er dafür eine Entlastung von etwa einem halben Tag pro Woche, und das steht schriftlich in seiner Planung.
Früh heißt: Key User sehen schon während der Entwicklung Zwischenstände. Arbeitet der Dienstleister in Demo-Zyklen, wie in Sprint-Wahnsinn beschrieben, sitzen sie in den Demos, klicken selbst durch und bringen echte Fälle aus ihrem Alltag mit. Was ihnen auffällt, kostet vor dem Start eine Notiz im Backlog und nach dem Start eine Änderung im laufenden Betrieb.
Schulung
Kurze Schulungen am echten Arbeitsfall
Eine Schulung trägt, wenn die Teilnehmer danach einen Vorgang erledigen können, den sie am nächsten Tag bearbeiten. Planen Sie deshalb nach Abläufen und nicht nach Menüpunkten: „Einen Auftrag anlegen und freigeben“ statt „Das Modul Aufträge“.
Dauer: 60 bis 90 Minuten pro Ablauf, mit mindestens der Hälfte der Zeit am eigenen Rechner. Längere Blöcke teilen Sie auf zwei Termine.
Gruppengröße: höchstens acht Personen, damit der Key User oder Trainer jedem über die Schulter schauen kann.
Daten: eine Testumgebung mit realistischen Beispielen, etwa anonymisierten Kopien echter Aufträge. Leere Systeme zeigen nicht, wie die Arbeit aussieht.
Zeitpunkt: wenige Tage vor dem ersten echten Vorgang, nicht Wochen vorher.
Unsere Schulungen und Workshops bauen wir entlang der konkreten Lücken im Team, online oder vor Ort, und stimmen Inhalt, Dauer und Schwerpunkt vorher ab. Bringt die neue Software KI-Funktionen mit, gehört außerdem die KI-Kompetenz nach Art. 4 der KI-Verordnung in die Planung; was das umfasst, erklärt KI-Kompetenz nach AI Act.
Nachschlagen
Anleitungen, kurze Videos, Sprechstunde
Nach der Schulung brauchen Anwender drei Arten von Hilfe, je nach Frage. Eine Anleitung pro Ablauf, eine Seite lang, mit Bildschirmfotos und den Feldern, die häufig falsch befüllt werden. Kurze Bildschirmaufnahmen von zwei bis drei Minuten für Abläufe mit vielen Klicks, ohne Ton, wenn sie in einem Großraumbüro angeschaut werden. Und eine feste Sprechstunde, in der Key User und Dienstleister erreichbar sind, in den ersten zwei Wochen täglich für 30 Minuten, danach seltener.
Legen Sie alles an einen Ort, den jeder kennt, etwa eine Seite im Intranet, die aus der Software heraus verlinkt ist. Notieren Sie die Fragen aus der Sprechstunde: Sie sind die Liste für Woche 4.
Ablauf
Der Plan für die ersten vier Wochen
Der Plan beginnt am ersten Arbeitstag mit der neuen Software. Die Schulungen liegen in den Tagen davor.
Woche 1, begleiteter Start: Alle Teams arbeiten ab Montag in der neuen Software. Key User sind von eigenen Aufgaben weitgehend entlastet und gehen durch die Teams. Tägliche Sprechstunde, tägliche kurze Abstimmung zwischen Key Usern und Dienstleister über Fehler und Fragen. Die alte Liste darf noch gelesen, aber nicht mehr ergänzt werden.
Woche 2, Lücken schließen: Fragen, die in Woche 1 mehrfach kamen, werden zu Anleitungen oder kurzen Videos. Kleine Korrekturen an Feldern, Texten und Voreinstellungen gehen live. Eine Nachschulung von 30 Minuten für die Abläufe mit den vielen Rückfragen.
Woche 3, Ausnahmen üben: Sonderfälle, Stornos, Monatsabschluss und seltene Vorgänge kommen dran, jeweils in einem kurzen Termin mit Beispiel. Die Sprechstunde geht auf drei Termine pro Woche.
Woche 4, Bilanz und Abschalten: Key User, Fachverantwortung und Dienstleister gehen die gesammelten Fragen und Fehler durch und legen fest, was nachgebessert wird. Danach wird die alte Liste archiviert und der Schreibzugriff entfernt.
Was das intern kostet, lässt sich vorab beziffern. Angenommen, drei Key User sind in Woche 1 an vier von fünf Tagen entlastet und in den Wochen 2 bis 4 je einen halben Tag pro Woche: Das sind je Key User 4 plus 3 mal 0,5, also 5,5 Arbeitstage, und für drei Key User zusammen 16,5 Arbeitstage, die in ihren Teams fehlen. Diese Tage gehören in die Planung der Abteilungen, nicht erst in die Bilanz nach dem Start.
Ist ein Team in Woche 4 noch nicht so weit, bekommt dieses Team zwei Wochen mehr. Die anderen schalten trotzdem ab, damit die Ausnahme nicht zur Regel wird.
Mitbestimmung
Wenn die Software Leistung oder Verhalten erfassen kann
Hat Ihr Unternehmen einen Betriebsrat, gehört er vor dem Start an den Tisch, sobald die Software Daten über einzelne Mitarbeiter erfasst. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt der Betriebsrat mit bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Einigen sich Arbeitgeber und Betriebsrat nicht, entscheidet nach Abs. 2 die Einigungsstelle.
Das Bundesarbeitsgericht legt „dazu bestimmt“ weit aus. In seinem Beschluss vom 23.10.2018 (1 ABN 36/18) hielt es fest, dass ein System zur Überwachung bestimmt ist, wenn es individualisierte oder individualisierbare Verhaltens- oder Leistungsdaten selbst erhebt und aufzeichnet, unabhängig davon, ob der Arbeitgeber sie auswerten will. Im Fall ging es um eine Excel-Tabelle mit Anwesenheitszeiten; eine Geringfügigkeitsschwelle gibt es nach dem Beschluss nicht. Nach diesem Maßstab kann auch eine Auftragsverwaltung darunter fallen, die speichert, wer welchen Vorgang wann bearbeitet hat. Ob das für Ihre Software zutrifft, klären Sie mit dem Betriebsrat und bei Zweifeln mit einem Anwalt für Arbeitsrecht.
Für die Einführung heißt das: Klären Sie vor Woche 1, welche Protokolle und Auswertungen die Software bietet, und vereinbaren Sie mit dem Betriebsrat, wofür sie genutzt werden. Das betrifft auch die Bilanz in Woche 4.
Woche 4
Nach vier Wochen nachjustieren
Für die Bilanz brauchen Sie Zahlen, die zeigen, ob die neue Software der Arbeitsort geworden ist, ohne einzelne Personen zu bewerten. Geeignet sind Werte pro Team: wie viele Vorgänge der Woche in der neuen Software angelegt wurden, gemessen an der üblichen Menge, wie viele Fragen in der Sprechstunde kamen und zu welchen Abläufen, welche Fehler gemeldet und welche behoben sind.
Daraus entstehen drei Listen: Änderungen an der Software, die der Dienstleister umsetzt; Anleitungen und Nachschulungen, die Key User übernehmen; und Regeln, die die Fachverantwortung klärt, etwa wer einen Sonderfall freigibt. Nach weiteren vier Wochen wird dieselbe Bilanz wiederholt.
Fragen aus Einführungen
Häufige Fragen
-
Ein Mitarbeiter aus der Fachabteilung, der die neue Software früher und gründlicher kennenlernt als die Kollegen und im Team die erste Anlaufstelle für Fragen ist. Er bringt Fälle aus dem Alltag in das Projekt und gibt Rückmeldungen aus dem Team an den Dienstleister weiter. Für diese Rolle braucht er feste Zeit, die ihm im Tagesgeschäft abgenommen wird.
-
Pro Arbeitsablauf reichen 60 bis 90 Minuten, wenn mindestens die Hälfte davon Übung am eigenen Rechner ist. Mehrere Abläufe verteilen Sie besser auf mehrere kurze Termine als auf einen ganzen Schulungstag. Wichtiger als die Dauer ist der Abstand zum ersten echten Einsatz: wenige Tage statt mehrerer Wochen.
-
Präsenz passt, wenn Teilnehmer wenig Routine mit Software haben oder viele Rückfragen am Bildschirm zu erwarten sind, weil der Trainer direkt zeigen kann, wo es hakt. Online passt für verteilte Standorte und für kurze Nachschulungen, wenn alle Teilnehmer die Software parallel auf einem zweiten Bildschirm oder in einem zweiten Fenster bedienen. Eine Mischung aus Präsenz für den Start und Online für Woche 2 und 3 verbindet beides.
Schulung entlang Ihrer Abläufe
Inhalt, Dauer und Schwerpunkt der Schulung stimmen wir vorher auf die Abläufe und den Wissensstand Ihres Teams ab, online oder vor Ort.
Nachweise
Quellen und Stand
Stand: 30.09.2026. Die Hinweise zur Mitbestimmung beschreiben die Rechtslage zum genannten Datum und sind keine Rechtsberatung. Zeitangaben zu Key Usern und Schulungsdauer sind Annahmen und Daumenregeln für Fachsoftware mit mehreren Abteilungen, keine Messwerte.
Artikel teilen