Rollen im IT-Projekt: Wer beim Auftraggeber was entscheidet
Ein IT-Projekt braucht beim Auftraggeber eine Person mit Budget, eine Person, die fachlich entscheidet, und Fachanwender, die testen; der Dienstleister stellt technische Leitung und Entwicklung. Ziele, Prioritäten und Abnahme bleiben beim Auftraggeber.
Der Scrum Guide von 2020 hält einen Satz fest, der weit über Scrum hinaus gilt: „The Product Owner is one person, not a committee.“ Gemeint ist, dass fachliche Entscheidungen bei einer benannten Person liegen und nicht in einer Runde, die sich erst abstimmen muss. Fehlt diese Person, wartet das Entwicklungsteam auf Antworten, oder es trifft die Entscheidungen selbst, ohne das Geschäft zu kennen.
Im Folgenden geht es um die Rollen während des Projekts, aus Sicht des Auftraggebers. Wie Anforderungen vorab beschrieben werden, steht unter Lastenheft für ein IT-Projekt: Vorlage mit Beispielen; wer nach dem Launch Hosting, Wartung und Support trägt, regelt Wer betreut Ihre Website nach dem Launch?.
Grundbesetzung
Die vier Rollen, die jedes Projekt braucht
Drei Rollen liegen beim Auftraggeber, eine beim Dienstleister. In kleinen Unternehmen übernimmt eine Person auch zwei Rollen; jede Rolle braucht aber einen Namen.
Entscheider: meist Geschäftsführung oder Bereichsleitung. Gibt Ziel und Budget vor, entscheidet bei Konflikten zwischen Umfang, Termin und Kosten und unterschreibt die Abnahme.
Fachliche Verantwortung: in Scrum-Sprache der Product Owner. Kennt die Abläufe, beantwortet Fachfragen, legt die Reihenfolge der Anforderungen fest und prüft, ob ein Ergebnis das Problem löst.
Fachanwender: zwei bis vier Personen aus den betroffenen Abteilungen. Liefern echte Beispiele und Testfälle und probieren Zwischenstände aus.
Technische Leitung: beim Dienstleister. Verantwortet Architektur, Codequalität, Auslieferung und den Zeitplan der Umsetzung und übersetzt fachliche Wünsche in technische Entscheidungen.
Hinzu kommen Rollen, die nur zeitweise gefragt sind: die eigene IT für Zugänge und Netz, der Datenschutzbeauftragte für Auftragsverarbeitung und Löschfristen, bei Bedarf der Betriebsrat.
Nicht delegierbar
Was der Auftraggeber nicht abgeben kann
Ein Dienstleister kann vieles übernehmen, auch Projektleitung und Moderation. Diese Aufgaben bleiben beim Auftraggeber, weil nur er die Folgen trägt:
Ziel und Prioritäten: welches Problem zuerst gelöst wird und was gestrichen wird, wenn Budget oder Zeit nicht reichen.
Fachliche Regeln: wie gerechnet, geprüft und freigegeben wird. Ein Entwickler kann nachfragen und Vorschläge machen, aber nicht wissen, welche Rabattregel Ihr Vertrieb zugesagt hat.
Mitwirkung: Testdaten, Zugänge zu Fremdsystemen, Ansprechpartner bei Lieferanten. Ist das Projekt als Werkvertrag vereinbart und unterlässt der Besteller eine nötige Handlung, sodass er in Annahmeverzug gerät, kann der Unternehmer nach § 642 BGB eine angemessene Entschädigung verlangen. Für einen Dienstvertrag, als der viele Projekte nach Aufwand laufen, gilt § 642 BGB nicht; dort kommen § 615 BGB und die Regeln des Vertrags in Betracht; was sonst rechtlich an der Abnahme hängt, fasst Software abnehmen: Abnahme ohne böse Überraschung zusammen.
Abnahme: die Erklärung, dass das Ergebnis vertragsgemäß ist.
Wie konkret Verantwortung aufgeschrieben sein kann, zeigt ein Beratungsmandat aus unserer Arbeit. Für einen großen deutschen Versicherer haben wir über rund zehn Monate Prozesse von der Antragserfassung bis zur Erstattung modelliert. Zu jedem Prozess-Schritt entstand ein Steckbrief, der die Verantwortlichkeiten, Eingaben und Ausgaben klar benennt. Dieselbe Klarheit braucht ein IT-Projekt für seine eigenen Aufgaben.
Zuständigkeiten
RACI in einer Tabelle, ohne Beraterdeutsch
Eine RACI-Tabelle ordnet jeder Aufgabe vier Buchstaben zu. R heißt „führt aus“, A heißt „entscheidet und steht dafür gerade“, C heißt „wird vorher gefragt“, I heißt „wird informiert“. Pro Zeile gibt es genau ein A. Die Tabelle unten ist ein Ausgangspunkt für ein Projekt im Werkvertrag; übernehmen Sie die Zeilen und tragen Sie hinter jeden Buchstaben einen Namen ein.
Zwei Zeilen brauchen einen Zusatz. Die Zeile „Fachfragen beantworten“ braucht eine Frist, etwa zwei Werktage, sonst stehen Aufgaben still. Die Zeile „Schulung“ verteilt R und A auf zwei Seiten: Der Dienstleister schult, aber ob die Anwender danach arbeiten können, verantwortet der Auftraggeber.
| Auftraggeber | Dienstleister | |
|---|---|---|
| Ziel, Budget und Umfang festlegen | A, R | C |
| Anforderungen beschreiben | A, R | C |
| Reihenfolge der Anforderungen festlegen | A, R | C |
| Fachfragen während der Umsetzung beantworten | A, R | I |
| Architektur und technische Lösung | C | A, R |
| Umsetzung, Tests im Code, Codequalität | I | A, R |
| Testdaten und Zugänge zu Fremdsystemen bereitstellen | A, R | C |
| Zwischenstände in der Demo fachlich prüfen | A, R | C |
| Auslieferung auf Test- und Live-System | I | A, R |
| Datenschutz: Auftragsverarbeitung, Löschfristen | A, R | C |
| Schulung der Anwender | A | R |
| Abnahme | A, R | C |
Zeitbedarf
Wenn der Fachbereich keine Zeit hat
Der Zeitbedarf auf Auftraggeberseite hängt am Rhythmus des Projekts. Wir zeigen Zwischenstände in regelmäßigen Demos, je nach Projekt wöchentlich oder alle zwei Wochen, so beschrieben auf unserer Seite zu Methodik und Prozess. Warum wir Projekte in Demo-Zyklen takten und Sprints nur dort einsetzen, wo sie tragen, begründet Sprint-Wahnsinn.
Für die fachliche Verantwortung ist bei wöchentlicher Demo eine Annahme von 3 bis 4 Stunden pro Woche realistisch. Die Annahme setzt sich so zusammen: 1 Stunde Demo, 1 bis 2 Stunden für Fachfragen und die Reihenfolge der nächsten Aufgaben, 1 Stunde, um Zwischenstände selbst durchzuklicken. Bei einem Projekt über 26 Wochen sind das 78 bis 104 Stunden, also rund zwei bis drei Arbeitswochen verteilt auf ein halbes Jahr. Fachanwender kommen auf etwa 1 bis 2 Stunden pro Demo-Zyklus, in der Testphase vor der Abnahme auf mehr.
Reicht die Zeit nicht, gibt es drei Wege. Die fachlich verantwortliche Person wird für diese Stunden von anderen Aufgaben entlastet, und das steht schriftlich in ihrer Planung. Oder eine Vertretung mit Entscheidungsbefugnis wird benannt, die in Urlaub und Krankheit einspringt. Oder Projektleitung und Moderation kommen von außen: Unsere Projektbegleitung übernimmt auf Wunsch die Rolle eines Interim-PM oder technischen Leads. Die fachlichen Entscheidungen bleiben in allen drei Fällen beim Auftraggeber.
Ausblick
Rollen in der Übergabe an den Betrieb
Mit dem Launch wechseln die Rollen. Aus der fachlichen Verantwortung wird die Fachverantwortung im Betrieb, die Änderungswünsche sammelt und priorisiert. Aus der technischen Leitung wird je nach Vertrag die Wartung beim Dienstleister oder das eigene Team. Schreiben Sie diesen Wechsel in die letzte Zeile der RACI-Tabelle, mit Datum, damit am Tag nach dem Launch klar ist, wer zuständig ist. Die Zuständigkeiten für Hosting, Wartung, Support und Überwachung stehen im eingangs verlinkten Beitrag zur Betreuung nach dem Launch.
Zu den Rollen
Häufige Fragen
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Einen Projektleiter im engeren Sinn nicht, die Projektleitung kann beim Dienstleister liegen. Eine Person mit fachlicher Entscheidungsbefugnis muss der Auftraggeber aber stellen, weil niemand außerhalb seines Unternehmens Prioritäten und Fachregeln verbindlich festlegen kann. Bei größeren Projekten kommt eine interne Koordination für Zugänge, Termine und Abteilungen hinzu.
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Eine Tabelle, die für jede Aufgabe festhält, wer sie ausführt (R), wer sie verantwortet und entscheidet (A), wer vorher gefragt wird (C) und wer informiert wird (I). Jede Aufgabe hat genau eine verantwortliche Stelle. Die Tabelle wirkt erst, wenn hinter den Buchstaben Namen stehen.
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Bei wöchentlichen Demos sind für die fachlich verantwortliche Person drei bis vier Stunden pro Woche eine realistische Annahme, für jeden Fachanwender ein bis zwei Stunden pro Demo-Zyklus. Vor der Abnahme steigt der Aufwand, weil dann vollständig getestet wird. Planen Sie diese Zeit vorab ein, statt sie neben dem Tagesgeschäft zu erwarten.
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Er kann sie vorbereiten, moderieren und Entscheidungsvorlagen schreiben. Die Entscheidung selbst bleibt beim Auftraggeber, weil der Dienstleister Kundenzusagen, interne Regeln und Prioritäten der Geschäftsführung nicht verbindlich kennt. Übernimmt er sie trotzdem, legt er Umfang und Reihenfolge der Arbeit fest, die er selbst abrechnet.
Die Rolle zwischen Fachbereich und Entwicklung fehlt?
Als technische Brücke zwischen Auftraggeber und Umsetzungsteam laufen wir im Wochen-Sync mit, als Interim-PM, technischer Lead oder Sparringspartner.
Nachweise
Quellen und Stand
Stand: 18.09.2026. Die Hinweise zu §§ 642 und 615 BGB sind keine Rechtsberatung. Die Zeitangaben für den Fachbereich sind Annahmen für ein Projekt mit wöchentlicher Demo.
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