Lastenheft für ein IT-Projekt: Vorlage mit Beispielen
Ein Lastenheft für ein IT-Projekt beschreibt aus Sicht des Auftraggebers, was die Software leisten soll, für wen, unter welchen Bedingungen und woran die Abnahme erkennt, dass es erfüllt ist. Die Umsetzung legt der Anbieter fest.
Mit einem Lastenheft antworten alle Anbieter auf dieselben Zeilen. Fehlt es, beschreibt jedes Angebot ein etwas anderes Projekt: Der eine Anbieter rechnet die Datenübernahme ein, der andere nicht, der dritte setzt Hosting voraus, das Sie gar nicht wollten. Die Preise lassen sich dann nicht vergleichen, und die Unterschiede zeigen sich erst bei der Abnahme.
Die Vorlage unten passt für Webportale, interne Werkzeuge und Fachanwendungen. Sie hat zehn Abschnitte, jeder mit einer Beispielzeile aus einem erfundenen Projekt: einem Auftragsportal für die „Beispiel Haustechnik GmbH“, in dem Innendienst und Monteure Wartungsaufträge planen und abschließen.
Begriffe
Lastenheft und Pflichtenheft: wer schreibt was
Das Lastenheft schreibt der Auftraggeber. Es sammelt seine Anforderungen an Lieferungen und Leistungen: Ziele, Abläufe, Nutzer, Daten, Rahmenbedingungen. Das Pflichtenheft schreibt der Auftragnehmer. Es beschreibt, wie und womit er diese Anforderungen umsetzen will, also Architektur, Technik, Schnittstellenformate und Arbeitspakete.
Beide Begriffe sind in der Norm DIN 69901-5 (Projektmanagement, Teil 5: Begriffe, Ausgabe 2009-01) definiert. Die Norm ist kostenpflichtig; die Zusammenfassung hier gibt den Sinn der Begriffe wieder und zitiert den Normtext nicht. Rechtlich vorgeschrieben ist keines der beiden Dokumente. Vertragsbestandteil werden sie, wenn der Vertrag sie nennt.
Welche Vorhaben überhaupt anstehen und in welcher Reihenfolge, klärt vorher die IT-Strategie für den Mittelstand in fünf Schritten.
Im Unternehmen schreibt nicht eine Abteilung allein. Die Fachabteilung kennt die Abläufe, die IT die vorhandenen Systeme und Sicherheitsvorgaben, die Geschäftsführung Budget und Termine. Dazu braucht es eine Person, die das Dokument führt, Widersprüche klärt und am Ende die Version freigibt, die an die Anbieter geht. Ohne diese Rolle wächst das Lastenheft zur Wunschliste, in der jede Abteilung ihre Zeilen ergänzt und niemand priorisiert.
In kleineren Projekten ersetzt ein gutes Angebot das Pflichtenheft: Es antwortet Zeile für Zeile auf das Lastenheft und nennt Annahmen und Ausschlüsse. Wie aus Lastenheft, Annahmen und Ausschlüssen ein Festpreis mit Meilensteinen wird, steht unter Festpreis für Webprojekte.
Eine Frage gehört vor das Lastenheft: ob es überhaupt eine eigene Entwicklung braucht. Wer das noch nicht geklärt hat, prüft zuerst mit der Entscheidungshilfe Standardsoftware oder Individualsoftware, ob ein fertiges Produkt den Ablauf abbildet. Das Lastenheft bleibt in beiden Fällen nützlich, weil es die Anforderungen unabhängig vom Produkt festhält.
Aufbau
Die zehn Abschnitte eines brauchbaren Lastenhefts
Die zehn Abschnitte folgen einer Reihenfolge: zuerst Zweck und Menschen, dann Funktionen und Daten, dann die Rahmenbedingungen, die den Preis stark verändern. Abschnitt 4 wird der längste, die anderen passen oft auf eine halbe Seite.
Für alle Abschnitte gilt:
Nummern: Jede Anforderung bekommt eine Kennung (F-01, Q-01), damit Angebote und Rückfragen auf genau eine Zeile verweisen.
Priorität: Muss (ohne das kein Auftrag), Soll (wichtig, verhandelbar), Kann (gern, wenn es den Preis kaum bewegt).
Was statt wie: Das Lastenheft nennt Ergebnisse. Framework, Datenbank oder Programmiersprache gehören nur hinein, wenn sie als Vorgabe feststehen, dann mit Begründung.
Ergänzend gehören Anhänge dazu, die sich schwer in Sätze fassen lassen: Screenshots der bisherigen Lösung, Beispiel-Exporte, Formulare, die bisher auf Papier laufen. Sie verlängern das Dokument, ohne neue Anforderungen zu erzeugen.
Die Beispielzeilen stammen aus einem erfundenen Projekt. Ersetzen Sie sie und streichen Sie Abschnitte, die für Ihr Vorhaben nicht gelten.
LASTENHEFT Version 1.0, Stand: __.__.____
Projekt: ........................ Auftraggeber: ........................
Ansprechpartner fachlich: .......... Ansprechpartner kaufmännisch: .....
1 AUSGANGSLAGE UND ZIEL
Heute: Aufträge in Excel und per Telefon, Rückmeldungen auf Papier.
Ziel: Wartungsaufträge digital planen, vor Ort abschließen, abrechnen.
Beispiel: Z-01 Erledigte Aufträge sind am selben Tag im Innendienst
sichtbar (Muss).
2 NUTZER UND ROLLEN
Rolle, Anzahl Personen, Rechte.
Beispiel: R-02 Monteur, 14 Personen, sieht nur eigene Aufträge.
3 ABLÄUFE
Je Ablauf: Auslöser, Schritte, Ergebnis.
Beispiel: A-01 Kunde ruft an > Innendienst legt Auftrag an >
Monteur bekommt ihn aufs Smartphone > Abschluss mit Unterschrift.
4 FUNKTIONALE ANFORDERUNGEN
Kennung, Anforderung, Priorität, Prüfweg.
Beispiel: F-07 Monteur fotografiert das Typenschild, das Foto hängt
am Auftrag (Soll). Prüfung: Testauftrag auf dem Testsystem.
5 DATEN UND DATENÜBERNAHME
Datenarten, Mengen heute und in drei Jahren, Herkunft, Bereinigung.
Beispiel: D-03 Übernahme von 3.800 Kunden und 9.200 Anlagen aus
kunden.xlsx; Dubletten bereinigt der Auftraggeber vorher.
6 SCHNITTSTELLEN
System, Richtung, Takt, Dokumentation vorhanden ja/nein.
Beispiel: S-01 Abgeschlossene Aufträge täglich als Datei an die
Buchhaltung (DATEV-Format, Spezifikation liegt bei).
7 QUALITÄT
Ladezeit, Verfügbarkeit, Barrierefreiheit, Sicherheit, Geräte.
Beispiel: Q-02 Auftragsliste lädt mit 50.000 Aufträgen in unter
2 Sekunden, gemessen auf dem Testsystem über Mobilfunk.
8 BETRIEB
Hosting-Standort, Backups, Updates, Support, wer betreibt.
Beispiel: B-01 Hosting in Deutschland, tägliches Backup mit
jährlich geprobter Wiederherstellung.
9 RECHTE, LIZENZEN, DATENSCHUTZ
Nutzungsrechte am Code, Fremdlizenzen, Auftragsverarbeitung.
Beispiel: L-01 Auftraggeber erhält zeitlich unbeschränkte Rechte
am Quellcode und Zugang zum Repository.
10 RAHMEN UND ABNAHME
Termine, Budgetrahmen, Etappen, Abnahmeverfahren, Ansprechpartner.
Beispiel: T-01 Start der Monteur-App bis 01.03.; Abnahme je Etappe
mit Protokoll innerhalb von zehn Werktagen.
Formulierung
Anforderungen messbar formulieren
Eine Anforderung ist messbar, wenn zwei Personen sie unabhängig prüfen und zum selben Ergebnis kommen. Dazu braucht sie eine Größe, eine Grenze und eine Prüfumgebung. Vier Beispiele aus dem Auftragsportal, jeweils vorher und nachher:
Unklar: „Die Suche soll schnell sein.“ Messbar: „Die Suche nach Kundennummer oder Ort zeigt bei 50.000 Aufträgen Treffer in unter einer Sekunde, gemessen auf dem Testsystem.“
Unklar: „Die App soll benutzerfreundlich sein.“ Messbar: „Ein Monteur schließt einen Auftrag mit höchstens drei Eingaben ab, nach einer Einweisung von 30 Minuten.“
Unklar: „Das System muss sicher sein.“ Messbar: „Anmeldung über das Microsoft-Konto des Unternehmens; Administratoren nutzen einen zweiten Faktor; Rechte nach Rollentabelle in Abschnitt 2.“
Unklar: „Die Lösung muss skalieren.“ Messbar: „120 gleichzeitig angemeldete Nutzer zur Spitzenzeit montags zwischen 7 und 8 Uhr, ohne dass die Ladezeit aus Q-02 überschritten wird.“
Wörter wie „schnell“, „intuitiv“, „modern“, „flexibel“ oder „etc.“ sind Warnzeichen. Jedes davon lässt sich durch eine Zahl, eine Tätigkeit oder eine abschließende Liste ersetzen. Ebenso gehört je Anforderung genau eine Aussage in eine Zeile; „Der Monteur sieht seine Aufträge und kann sie verschieben und kommentieren“ sind drei Anforderungen mit drei Prioritäten.
Hilfreich ist, die Prüfung gleich mitzuschreiben. Steht neben F-07 schon „Prüfung: Testauftrag mit Foto auf dem Testsystem“, werden daraus später ohne Umweg die Akzeptanzkriterien für die Abnahme.
Lücken
Was in vielen Lastenheften fehlt: Betrieb, Rechte, Datenübernahme
Drei Themen verändern Preis und Risiko stark und fehlen trotzdem oft, weil sie erst nach dem Livegang spürbar werden.
Betrieb
Wer betreibt die Anwendung nach dem Start, wer spielt Sicherheitsupdates ein, wer antwortet, wenn sie nicht erreichbar ist? Steht dazu nichts im Lastenheft, kalkuliert ein Anbieter nur den Bau, ein anderer zwölf Monate Betrieb. Schreiben Sie auf, was Sie erwarten: Standort des Hostings, Backup-Takt, Zeiten für Störungsmeldungen, Umgang mit Updates von Programmiersprache und Framework.
Rechte
Das Urheberrecht am Code liegt beim Entwickler. Welche Nutzungsrechte Sie bekommen, regelt der Vertrag; ist er unklar, wird nach dem Zweck des Vertrags ausgelegt (§ 31 Abs. 5 UrhG). Das Lastenheft sollte deshalb festhalten, was Sie mit der Software tun wollen: weiterentwickeln lassen, auch durch Dritte, an Tochterunternehmen weitergeben, als Produkt anbieten. Dazu gehören die Herausgabe des Quellcodes, Zugang zum Repository und eine Liste der Fremdlizenzen.
Datenübernahme
Daten aus Excel-Listen, Altsystemen oder Papierakten sind selten so sauber, wie sie aussehen. Nennen Sie Mengen, Formate und wer Dubletten, leere Pflichtfelder und Altlasten bereinigt. Eine Beispieldatei mit echten, anonymisierten Zeilen im Anhang erspart Annahmen in den Angeboten.
Ausschreibung
Vom Lastenheft zum vergleichbaren Angebot
Ein Lastenheft wirkt erst, wenn alle Anbieter es unter denselben Bedingungen bekommen. Schicken Sie es am selben Tag an alle, mit einer festen Frist für Rückfragen. Beantworten Sie jede Rückfrage schriftlich an alle, damit niemand mit einem Wissensvorsprung kalkuliert.
Bitten Sie um eine Antwort je Kennung: erfüllt, teilweise, nicht erfüllt, mit Aufwand in Personentagen. Dazu gehören die Annahmen und Ausschlüsse des Anbieters. So entsteht eine Tabelle statt drei Fließtexte. Was ein Vorhaben in welcher Größenklasse kostet und welche Posten den Preis treiben, steht unter Was kostet Individualsoftware?; welche Fragen Sie im Erstgespräch stellen, unter Agentur auswählen.
Wer das Lastenheft nicht allein schreiben möchte, kann es mit externer Hilfe erarbeiten. Eine Beispielrechnung mit angenommenem Umfang für ein Vorhaben wie das Auftragsportal: zwei halbtägige Gespräche mit Innendienst und Monteuren (1 Personentag), Ausarbeitung und eine Überarbeitungsrunde (2 Personentage), zusammen 3 Personentage. Das ist die Untergrenze für ein Lastenheft von 10 bis 20 Seiten; mehr Beteiligte, Schnittstellen oder Abstimmungsrunden kosten zusätzliche Tage. Beim Standard-Tagessatz der MARCODES GmbH von 1.500 Euro netto ergibt das mindestens 4.500 Euro netto.
Ändert sich während der Angebotsphase etwas, bekommt das Lastenheft eine neue Versionsnummer und eine kurze Änderungsliste im Kopf. Alle Anbieter erhalten die neue Fassung gleichzeitig, und die Angebote nennen, auf welche Version sie sich beziehen. Nach der Auftragsvergabe wird die freigegebene Version Teil des Vertrags; spätere Wünsche laufen dann als Änderung mit Preis und Termin, nicht als stille Ergänzung.
Wer neutral bleiben will, lässt Lastenheft und Umsetzung von verschiedenen Partnern erledigen oder legt fest, dass das Lastenheft allen Anbietern gehört. Welche Rolle ein externer Partner von der Anforderung bis zum Livegang übernehmen kann, zeigt die Seite zur IT-Projektbegleitung; einen Überblick über Beratung, Entwicklung und Betrieb gibt die Übersicht unserer Leistungen.
Lastenheft
Häufige Fragen
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Der Auftragnehmer, auf Grundlage Ihres Lastenhefts. Es beschreibt, mit welcher Technik und in welchen Schritten er Ihre Anforderungen umsetzt. Lesen Sie es vor Vertragsschluss gegen das Lastenheft: Jede Muss-Anforderung sollte dort eine Antwort haben.
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So kurz, dass jeder Anbieter jede Zeile beantworten kann. Für ein Portal in der Größe des Beispiels reichen als Richtwert 10 bis 20 Seiten plus Anhänge, weil jeder der zehn Abschnitte auf ein bis zwei Seiten passt. Hunderte Wünsche ohne Priorität führen zu Pauschalen und Vorbehalten statt zu genaueren Preisen.
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Bei agiler Entwicklung ändern sich Funktionen während des Projekts, Ziel, Rollen, Daten, Qualitätsanforderungen, Betrieb und Rechte aber meist nicht. Diese Teile lohnen auch dort eine schriftliche Fassung. Die Funktionen stehen dann als priorisierte Liste, die sich ändern darf, und Abrechnung und Abnahme richten sich nach Etappen statt nach einem festen Gesamtumfang.
Ihr Lastenheft vor dem Versand prüfen lassen
Prüfen Sie Ihr Lastenheft vor dem Versand gegen die zehn Abschnitte der Vorlage: Hat jede Anforderung eine Kennung, eine Priorität und einen Prüfweg? Für eine zweite Meinung gibt es in der IT-Projektbegleitung das Sparring. Rhythmus und Länge stimmen wir je nach Projekt ab, meist wöchentlich.
Nachweise
Quellen und Stand
Stand: 28.07.2026. Die Beispielzeilen stammen aus einem erfundenen Projekt. Die Seitenzahl in den Fragen ist ein Richtwert, keine Norm.
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