Agentur auswählen: 12 Fragen für das Erstgespräch
Wer eine Agentur auswählen will, fragt im Erstgespräch nach Team, Technik und Betrieb, Preis und Vertrag sowie Referenzen, je drei Fragen pro Thema. Gute Antworten nennen Namen, Zahlen und Abläufe, und sie lassen sich zwischen mehreren Agenturen vergleichen.
Vergleichbar werden Agenturen erst, wenn alle dieselben Fragen beantworten und Sie die Antworten mitschreiben. Die zwölf Fragen unten sind in vier Gruppen sortiert, und zu jeder steht, woran Sie eine gute Antwort erkennen. Sie gelten für Web- und Softwareagenturen jeder Größe. Dieser Beitrag behandelt das Gespräch vor dem Angebot; das Lesen und Nebeneinanderlegen schriftlicher Angebote ist ein eigener Schritt danach.
Planen Sie für das Gespräch eine Stunde ein, schicken Sie die Fragen vorab mit und notieren Sie direkt danach zu jeder Frage ein Stichwort. Ausweichende Antworten notieren Sie ebenfalls, sie gehören in den Vergleich.
Fragen 1 bis 3
Team und Zuständigkeit
1. Wer arbeitet an unserem Projekt, und sitzt diese Person im Gespräch?
Gute Antwort: Namen und Rollen der Personen, die das Projekt umsetzen, mit ihrem Anteil an der Arbeit. Sitzen im Gespräch nur Vertrieb und Geschäftsführung, bitten Sie um einen zweiten Termin mit dem Team, das baut.
2. Wer vertritt bei Urlaub oder Krankheit?
Gute Antwort: eine benannte zweite Person, die das Projekt kennt und eine Änderung selbst ausliefern kann, dazu der Ort, an dem Zugänge und Dokumentation liegen. Bei Einzelpersonen ist das die heikelste Frage; worin sich Freelancer und kleines Team hier unterscheiden, stellt unser Vergleich mit Solo-Freelancern gegenüber. Wie Sie die Abhängigkeit von einer einzelnen Person messen, erklärt der Beitrag zum Bus-Faktor.
3. Wer entscheidet auf Ihrer Seite, und wie schnell?
Gute Antwort: ein fester Ansprechpartner, der fachliche und technische Fragen im Gespräch entscheiden darf, und eine Zusage, in welcher Frist Rückfragen beantwortet werden. Jede Ebene zwischen Ihnen und dem Team verlängert die Abstimmung.
Fragen 4 bis 6
Technik und Betrieb
4. Mit welcher Technik würden Sie bauen, und warum für unseren Fall?
Gute Antwort: ein konkreter Vorschlag, begründet mit Ihren Anforderungen, mit Version und Supportzeitraum der Hauptkomponenten. Wer jedes Vorhaben mit derselben Technik löst, kann begründen, warum sie hier passt. Wer für Sie etwas Neues ausprobieren möchte, sagt das offen. Fragen Sie auch, wie die Anwendung an Ihre vorhandenen Systeme anschließt, etwa an DATEV, die Warenwirtschaft oder die Microsoft-Anmeldung Ihrer Mitarbeiter, und ob die Agentur mit Ihrer bestehenden Infrastruktur arbeiten kann.
5. Wie kommt eine Änderung live, und wie kommt sie wieder zurück?
Gute Antwort: ein beschriebener Weg über ein Testsystem mit Prüfung vor der Freigabe und ein Rückweg, falls eine Änderung Probleme macht. Fragen Sie nach, wie lange es dauert, den vorherigen Stand wiederherzustellen, und ob Ihr Team auf dem Testsystem selbst abnehmen kann, bevor etwas live geht.
6. Wer betreibt die Anwendung nach dem Launch?
Gute Antwort: eine klare Aufteilung von Hosting, Wartung, Support und Überwachung mit Reaktionszeiten, oder die ausdrückliche Aussage, dass die Agentur nur baut und an wen sie übergibt. Was davon schriftlich festgehalten wird, regelt ein Wartungsvertrag mit klaren Inhalten; was im Störungsfall auf Ihrer Seite passiert, ein Notfallplan für die erste Stunde.
Fragen 7 bis 9
Preis und Vertrag
7. Wie kalkulieren Sie: Festpreis, Aufwand oder eine Mischung?
Gute Antwort: das Modell mit Begründung und, bei einem Festpreis, die Annahmen, Ausschlüsse und Meilensteine, auf denen er beruht. Ein Festpreis für Webprojekte bleibt planbar, wenn kleine Meilensteine mit prüfbaren Abnahmekriterien und Zahlung je Abnahme vereinbart sind.
8. Was kostet die Vorphase, und was liegt danach auf dem Tisch?
Gute Antwort: ein Preis oder eine Spanne in Personentagen für Konzept und Planung und das Ergebnis, etwa User-Stories mit Akzeptanzkriterien, eine Architektur-Skizze und eine Roadmap mit Aufwand. Unser Wert zum Vergleich: Für zwei Wochen mit genau diesen Ergebnissen und zwei Workshops nennen wir 14.900 Euro. Tagessätze verschiedener Anbieter sind nur zusammen mit Tagen und Ergebnis vergleichbar; wie Sie Beratungsangebote dafür zerlegen, zeigt Was kostet ein Beratertag.
9. Wem gehören Code, Zugänge und Rechte, und wie kommen wir wieder heraus?
Gute Antwort: Konten für Domain, Hosting und Code-Repository laufen auf Ihr Unternehmen. Der Vertrag räumt Ihnen die Nutzungsrechte am Code ausdrücklich ein, mit den Nutzungsarten, die Sie brauchen. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO (AVV) liegt bei, wenn die Agentur an personenbezogene Daten kommt, und Kündigung und Übergabe sind geregelt. Sind die Nutzungsarten nicht einzeln bezeichnet, bestimmt nach § 31 Abs. 5 UrhG der von beiden Partnern zugrunde gelegte Vertragszweck, welche Rechte eingeräumt sind; eine ausdrückliche Liste erspart den Streit darüber.
Fragen 10 bis 12
Referenzen
10. Welches Projekt ähnelt unserem am meisten, und dürfen wir dort anrufen?
Gute Antwort: ein Projekt vergleichbarer Größe oder Branche, eine Ansprechperson beim Kunden und eine kurze Beschreibung, was die Agentur dort selbst gemacht hat. Bei Projekten mit Verschwiegenheitspflicht genügt eine anonyme Beschreibung mit Zeitraum und Umfang. Fragen Sie außerdem, ob das Projekt noch betreut wird; eine langjährige Betreuung sagt mehr über die Zusammenarbeit als ein Launch-Termin.
11. Welches Projekt ist abgeschlossen, und wie lief die Übergabe?
Gute Antwort: ein beendetes Projekt mit Zeitraum und dem Weg, auf dem Code und Wissen beim Kunden angekommen sind. So sieht das bei uns aus: Athena, ein API-Backend für die Agile Robots AG, haben wir von Oktober 2022 bis Juni 2023 begleitet, vom ersten Setup bis zur Übergabe; seitdem liegt der Code beim Kunden. Gebaut haben wir mit der GitLab-Pipeline und dem Microsoft-SSO des Kunden, weil das seine Infrastruktur war; fragen Sie eine Agentur, ob sie so arbeiten kann.
12. Was ist in einem Projekt schiefgegangen, und was haben Sie danach geändert?
Gute Antwort: ein konkreter Fehler, seine Folge und eine Änderung im Ablauf, die seitdem gilt. Fehlt ein Beispiel, fragen Sie nach dem letzten Projekt, das länger dauerte als geplant, und nach dem Grund.
Warnsignale
Antworten, die stutzig machen sollten
Keine dieser Antworten schließt eine Agentur aus. Jede ist aber Anlass für eine Rückfrage, bevor ein Angebot unterschrieben wird:
„Das Team stellen wir nach Vertragsschluss zusammen.“ Bis zur Unterschrift wissen Sie nicht, wer baut.
„Wir können alles.“ Ohne Grenzen fehlt die Begründung für den Technikvorschlag aus Frage 4.
„Wartung ist inklusive.“ Ohne Umfang, Rhythmus und Reaktionszeiten bleibt offen, was enthalten ist.
„Der Code bleibt bei uns, Sie erhalten eine Lizenz.“ Jeder spätere Wechsel hängt dann an der Agentur.
„Der Preis gilt nur bei Unterschrift bis Freitag.“ Zeitdruck verhindert den Vergleich mit anderen Angeboten.
„Referenzen dürfen wir grundsätzlich nicht nennen.“ Bei keinem einzigen Projekt eine Ansprechperson zu haben, ist ungewöhnlich.
„Das klären wir im Projekt.“ Bei Fragen, die den Preis bestimmen, verschiebt das die Kosten nach hinten.
Bewerten Sie nach dem letzten Gespräch jede Agentur pro Frage mit gut, unklar oder fehlt. Die Spalte mit den meisten unklaren Antworten bekommt eine schriftliche Rückfrage, bevor Sie ein Angebot anfordern.
Vor dem ersten Termin
Häufige Fragen
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Als Richtwert drei bis vier Erstgespräche: genug, um Antworten zu vergleichen, und wenig genug, dass die Auswahl nicht selbst zum Projekt wird. Jedes Gespräch bindet mit Vor- und Nachbereitung einige Stunden auf Ihrer Seite. Ein schriftliches Angebot holen Sie danach bei den zwei oder drei Agenturen ein, deren Antworten überzeugt haben.
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Ein Pitch mit Entwürfen oder Prototyp kostet die Agentur mehrere Personentage, die sie unbezahlt anderswo decken muss. Sinnvoller ist eine kleine, bezahlte Aufgabe mit Ergebnis, etwa eine Vorphase oder ein technisches Konzept. Das Ergebnis gehört Ihnen dann auch, wenn Sie sich für eine andere Agentur entscheiden.
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Rufen Sie die genannte Ansprechperson an und fragen Sie nach Termintreue, Umgang mit Änderungen und Erreichbarkeit nach dem Launch. Prüfen Sie, ob die Website oder Anwendung live ist und ob die Agentur dort gebaut hat, was sie beschreibt. Fehlt eine Ansprechperson, fragen Sie nach einem anderen Projekt.
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Eine Seite mit Ziel, Nutzern, vorhandenen Systemen, Wunschtermin und Budgetrahmen. Mit einem Budgetrahmen kann eine Agentur sagen, was dafür machbar ist, ohne ihn muss sie Umfang und Preis schätzen. Bestehende Verträge mit Hoster oder Softwareanbietern helfen bei den Fragen zu Betrieb und Übergabe.
Ein Angebot liegt schon vor?
Bringen Sie es in ein kostenfreies Erstgespräch von 30 Minuten mit. Dort gehen wir durch, welche der zwölf Fragen das Angebot offen lässt.
Nachweise
Quellen und Stand
Stand: 16.06.2026. Die Hinweise zu Nutzungsrechten und Auftragsverarbeitung sind keine Rechtsberatung.
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