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MARCODES
Abstrakte Formen aus Glas und dunklem Papier: ein langer Balken aus acht gleichen Segmenten, eines ist angehoben und orange

IT-Beratung: Was kostet ein Beratertag im Mittelstand?

Ein Beratertag kostet bei Freiberuflern im Schnitt rund 824 Euro netto: 103 Euro je Stunde laut Freelancer-Kompass 2026, gerechnet mit acht Stunden. Der Standard-Tagessatz von MARCODES liegt bei 1.500 Euro netto; was ein Angebot am Ende kostet, hängt zusätzlich an Vorbereitung, Bericht und Nebenkosten.

9 min Lesezeit Beratung und Digitalisierung

Ob ein Beratertag acht Arbeitsstunden meint, einen Termin vor Ort oder ein Ergebnis, legt jedes Angebot selbst fest. Zwei Berater mit gleichem Tagessatz können für dieselbe Frage deshalb sehr unterschiedliche Rechnungen schreiben, weil der eine Vorbereitung und Bericht mitzählt und der andere nicht.

Warum wir unseren Tagessatz offen nennen, statt ihn erst im Vorgespräch zu verraten, begründet der Beitrag Transparente Tagessätze. Hier geht es um die Sicht des Auftraggebers: was ein Tag am Markt kostet, woraus sich der Preis zusammensetzt und wie Sie ihn prüfen.

Marktpreise

Was ein Beratertag kostet

Die größte regelmäßige Erhebung zu Honoraren von Selbstständigen im deutschsprachigen Raum ist der Freelancer-Kompass der Plattform freelancermap. Für die Ausgabe 2026, erschienen am 17.03.2026, wurden 5.412 Freelancer, Freiberufler und Selbstständige befragt. Ihr durchschnittlicher Stundensatz liegt bei 103 Euro, im Vorjahr waren es 104 Euro. Die Studie nennt Stundensätze. Auf einen Tag mit acht Stunden umgerechnet sind das 8 mal 103 Euro, also 824 Euro netto.

Drei Dinge sollten Sie bei dieser Zahl mitlesen:

  • Es ist ein Durchschnitt über alle befragten Fachgebiete, kein Wert nur für IT-Beratung. Spezialisierte Themen wie ERP-Einführungen oder Sicherheitsprüfungen liegen am Markt oft höher, reine Umsetzungsarbeit niedriger.

  • Es sind Sätze von Einzelpersonen. Ein Beratungsunternehmen mit angestellten Beratern rechnet Vertrieb, Urlaub, Weiterbildung und Leerlauf zwischen Projekten in den Tagessatz ein. Eine öffentlich zugängliche, aktuelle Erhebung nur für IT-Beratungsfirmen haben wir für diesen Beitrag nicht gefunden.

  • Ein Tagessatz bezahlt auch die Tage ohne Auftrag. Laut derselben Studie war knapp jeder vierte Befragte im Jahr 2025 an weniger als 50 Tagen mit fakturierten Projekten ausgelastet. Wer einen Stundensatz mit einem Angestelltengehalt vergleicht, übersieht diese Tage.

Bei MARCODES gilt ein Standard-Tagessatz von 1.500 Euro netto, zuzüglich Umsatzsteuer, etwa für einen einzelnen Beratertag. Je nach Art der Arbeit und bei Einsätzen vor Ort kann er abweichen; der Satz für Ihr Vorhaben steht im Angebot. Ein Workshop über drei Tage zum Standard-Tagessatz kostet 3 mal 1.500 Euro, also 4.500 Euro netto, bevor Reisekosten dazukommen. Ob für Ihre Frage ein Tagessatz oder ein fester Preis besser passt, klären wir im Erstgespräch, das weiter unten beschrieben ist.

Abrechnungsarten

Tagessatz, Pauschale oder Festpreis

Beratung wird auf drei Arten abgerechnet, und jede verteilt das Risiko anders.

  • Tagessatz nach Aufwand: Sie zahlen die Tage, die tatsächlich gearbeitet wurden, meist mit Stundennachweis. Dauert es länger, zahlen Sie mehr.

  • Pauschale: ein fester Preis für ein festes Format, etwa einen Workshop von einem Tag oder ein Review von einer Stunde. Der Inhalt ist offen, die Dauer nicht.

  • Festpreis: ein fester Preis für ein beschriebenes Ergebnis, zum Beispiel ein Konzept oder einen Prüfbericht, mit Abnahme. Dauert es länger, trägt das der Berater.

Die Unterschiede zwischen Aufwand und Festpreis im Einzelnen:

Abrechnung nach Aufwand Festpreis
Wer trägt das Risiko längerer Arbeit Sie als Auftraggeber der Berater
Was vorher feststehen muss Ziel und ein Rahmen in Tagen Ergebnis, Umfang und Abnahmekriterien
Passt zu offenen Fragen, Begleitung über Monate, Sparring Analysen, Konzepten und Reviews mit klarem Ergebnis
Aufschlag für Unsicherheit keiner, Sie zahlen die tatsächlichen Tage im Preis eingerechnet
Änderungen unterwegs jederzeit möglich, sie kosten weitere Tage über einen Nachtrag mit eigenem Preis
Was Sie prüfen Stundennachweise das Ergebnis bei der Abnahme
Vertragsart, häufig Dienstvertrag nach § 611 BGB Werkvertrag nach § 631 BGB

Welches Modell passt, hängt davon ab, wie gut sich das Ergebnis vorab beschreiben lässt. Unsere Case Study zur IT-Beratung für einen großen Versicherer zeigt die eine Seite: rund zehn Monate Prozess-Architektur mit BPMN-Modellen, Steckbriefen und Arbeitsanweisungen, im stärksten Quartal 235 Stunden. Bei acht Stunden je Beratertag sind das 235 geteilt durch 8, also rund 29 Beratertage in einem Quartal. Ein Mandat dieser Art lässt sich kaum vorab als ein Festpreis beschreiben, weil die Prozesse erst während der Arbeit sichtbar werden. Für das Review eines einzelnen Systems ist ein Festpreis dagegen gut möglich.

Tagesinhalt

Was in einem Beratertag tatsächlich steckt

Ein Beratertag auf der Rechnung ist selten nur der Tag, an dem der Berater im Besprechungsraum sitzt. Je nach Angebot zählen dazu auch die Arbeitsschritte vor und nach dem Termin:

  1. Vorbereitung: Unterlagen lesen, Systeme sichten, Fragen für das Gespräch vorbereiten.

  2. Termin: Workshop, Interviews oder gemeinsame Arbeit an Ihren Systemen.

  3. Nachbereitung: Protokoll, Auswertung, Empfehlungen.

  4. Bericht und Vorstellung: das schriftliche Ergebnis und, falls vereinbart, die Präsentation vor der Geschäftsleitung.

Bei Analysen und Audits ist der Bericht das eigentliche Lieferergebnis. Ein Angebot über zwei Workshop-Tage, in dem Vorbereitung und Bericht fehlen, wirkt günstig und wird teurer, sobald der Bericht als eigener Posten nachgereicht wird.

Bitten Sie deshalb vor dem Auftrag um einen Tagesplan je Beratertag, mit einer Zeile pro Tag und dem Ergebnis, das am Abend vorliegt. Daran sehen Sie, wofür die Zeit gebraucht wird, und können einzelne Schritte streichen oder selbst übernehmen.

Ein Posten steht in keinem Beraterangebot, weil er bei Ihnen anfällt: die Zeit Ihrer Mitarbeiter. Ein Workshop von einem Tag mit fünf Mitarbeitern bindet fünf Personentage in Ihrem Unternehmen, zusätzlich zum Beratertag.

Ein Reisekoffer mit orangem Gepäckanhänger, daneben ein kleiner Stapel Belege für die Nebenkosten.

Nebenkosten

Was neben dem Tagessatz anfällt

Die meisten Überraschungen auf Beratungsrechnungen stammen aus Posten, die im Angebot nur in einem Nebensatz stehen.

  • Reisezeit: Wird die Anfahrt als Arbeitszeit berechnet, voll, zur Hälfte oder gar nicht? Bei einem Termin mit drei Stunden Anfahrt je Richtung entscheidet das über einen Dreiviertel-Beratertag.

  • Reisekosten: Kilometer, Bahn, Hotel. Fragen Sie nach Pauschale oder Abrechnung nach Beleg.

  • Vorbereitung und Bericht: im Tagessatz enthalten oder eigene Tage?

  • Folgetermine und Rückfragen: Ist ein Gespräch nach dem Bericht enthalten? Werden Mails und kurze Telefonate abgerechnet, und in welchen Schritten, etwa je angefangene Viertelstunde?

  • Mindestabnahme: Manche Berater rechnen nur ganze oder halbe Tage ab, auch wenn der Termin zwei Stunden dauert.

  • Absage: Was kostet ein Termin, den Sie kurzfristig verschieben?

  • Werkzeuge: Lizenzen für Prüf- oder Modellierungssoftware, die der Berater für Ihr Projekt nutzt.

Lassen Sie sich jeden dieser Posten im Angebot mit Betrag oder Regel nennen.

Angebotsprüfung

So vergleichen Sie zwei Beratungsangebote

Vergleichen Sie Angebote über den Preis für dasselbe Ergebnis. Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Beträgen, die keine Marktpreise sind:

  • Angebot A: Tagessatz 1.100 Euro, zwei Workshop-Tage, ein Tag Bericht, Vorbereitung nicht erwähnt, Reisekosten nach Beleg.

  • Angebot B: Festpreis 4.800 Euro für Vorbereitung, zwei Workshop-Tage, Bericht und ein Folgegespräch, Reisekosten enthalten.

Angebot A wirkt mit 3 mal 1.100 Euro gleich 3.300 Euro günstiger. Rechnen Sie einen Tag Vorbereitung dazu, sind es 4 mal 1.100 Euro gleich 4.400 Euro. Mit zwei Anfahrten zu angenommenen je 200 Euro ergibt das 4.800 Euro, ohne Folgegespräch. Damit liegen beide Angebote bei 4.800 Euro, wobei B zusätzlich ein Folgegespräch enthält und den Preis vorab festlegt.

Für den Vergleich hilft eine Tabelle mit diesen Zeilen: Ergebnis in einem Satz, Beratertage je Arbeitsschritt, Tagessatz oder Festpreis, Reisezeit und Reisekosten, enthaltene Folgetermine, Rechte am Bericht, Zahlungsplan. Fehlt eine Zeile im Angebot, fragen Sie schriftlich nach und legen die Antwort zum Angebot.

Auch eine Förderung gehört in den Vergleich. Das Bundesprogramm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ bezuschusst nur Beratungen von Beratern, die beim BAFA registriert sind, und nur, wenn der Vertrag erst nach dem Informationsschreiben des BAFA geschlossen wird. Die Förderrichtlinie galt zum Stand dieses Beitrags bis zum 31.12.2026. Ein günstigeres Angebot eines nicht registrierten Beraters kann deshalb am Ende teurer sein. Der Digitalbonus Bayern, dessen Richtlinie bis zum 31.12.2027 gilt, fördert Beratung dagegen nur als Teil einer eingeführten Lösung: Beratungs- und Schulungsleistungen ohne Implementierung einer Lösung sind nach Nr. 5.3.7 der Richtlinie nicht förderfähig.

Erstgespräch

Wann eine kurze Erstberatung sinnvoll ist

Eine kurze Erstberatung ist sinnvoll, bevor Sie überhaupt ein Angebot anfordern, und zwar in drei Lagen: wenn die Frage noch unscharf ist, wenn Sie nicht wissen, ob Sie Beratung oder Umsetzung brauchen, und wenn Sie einen Rahmen für Ihr Budget suchen. Für die Beratung bei MARCODES ist dieses Erstgespräch laut den Fragen auf unserer Seite zur IT-Beratung ein kostenfreier Online-Termin von 30 Minuten, an dessen Ende wir eine Festpreis-Etappe oder einen Tagessatz-Rahmen vorschlagen.

Damit 30 Minuten reichen, bringen Sie drei Dinge mit:

  • die Frage in einem Satz, etwa „Sollen wir unser Warenwirtschaftssystem ablösen oder erweitern?“,

  • die Entscheidung, die danach ansteht, und bis wann,

  • die Unterlagen, die es schon gibt: Systemübersicht, frühere Angebote, Verträge mit Dienstleistern.

Eine kostenfreie Erstberatung klärt, welche Analyse nötig ist und wie viele Tage sie braucht. Wer im Erstgespräch schon eine fertige Empfehlung bekommt, sollte fragen, worauf sie beruht.

Tagessatz und Förderung

Häufige Fragen

  • Unser Standard-Tagessatz liegt bei 1.500 Euro netto zuzüglich Umsatzsteuer, etwa für einen einzelnen Beratertag. Je nach Art der Arbeit und bei Einsätzen vor Ort kann er abweichen, der genaue Satz steht im Angebot. Für klar abgrenzbare Aufgaben schlagen wir nach dem kostenfreien Erstgespräch von 30 Minuten auch eine Festpreis-Etappe vor, dann steht der Preis für das Ergebnis fest und nicht für die Tage.

  • Verhandelbar ist meist eher der Umfang als der Satz. Weniger Beratertage, ein kürzerer Bericht oder Termine per Video statt vor Ort senken die Summe, ohne dass der Berater dieselbe Leistung billiger erbringen muss. Ein Nachlass auf den Tagessatz ist bei größeren Kontingenten über mehrere Monate eher möglich als bei einem einzelnen Termin.

  • Für kleine und mittlere Unternehmen gibt es die BAFA-Förderung von Unternehmensberatungen, wenn die Beratung Fragen der Unternehmensführung betrifft und der Berater beim BAFA registriert ist. Gefördert werden höchstens 3.500 Euro Beratungskosten. In Bayern und den anderen alten Bundesländern, in Berlin und in der Region Leipzig beträgt der Zuschuss 50 Prozent, also bis zu 1.750 Euro. In den neuen Bundesländern ohne Berlin und ohne die Region Leipzig sowie in den Regionen Lüneburg und Trier sind es 80 Prozent, also bis zu 2.800 Euro. Der Antrag muss vor dem Vertrag gestellt werden.

  • Bei einem klar beschriebenen Ergebnis ist der Festpreis oft gleich teuer und planbarer, weil der Berater sein Risiko einpreist, Sie aber keine Nachträge fürchten müssen. Bei offenen Fragen ist Aufwand günstiger, weil Sie keinen Aufschlag für Unsicherheit zahlen. Eine Mischform ist eine kurze Klärungsphase nach Aufwand und danach ein Festpreis für die Umsetzung.

Wie viele Beratertage braucht Ihre Frage?

In einem kostenfreien Erstgespräch von 30 Minuten schätzen wir die nötigen Beratertage und sagen Ihnen, ob ein Festpreis möglich ist.

Zur IT-Beratung

Nachweise

Quellen und Stand

Stand: 05.05.2026. Die Angaben zu Förderung und Vertragsarten beschreiben den Stand zu diesem Datum und sind keine Rechts- oder Steuerberatung. Der Marktschnitt stammt aus dem Freelancer-Kompass 2026, die Umrechnung auf einen Tag mit acht Stunden ist unsere; der Standard-Tagessatz von MARCODES ist unser eigener Preis; die Preise im Rechenbeispiel sind Annahmen.

Weiterlesen: Festpreis für Webprojekte: Meilensteine und Abnahmekriterien festlegen vom 07.05.2026 und Angebote für Softwareentwicklung vergleichen vom 02.09.2026.

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