Angebote für Softwareentwicklung vergleichen: Worauf Sie achten
Angebote für Softwareentwicklung vergleichen Sie fair, wenn Sie sie zuerst auf denselben Umfang bringen: Funktionen, Annahmen, Ausschlüsse, Tests, Betrieb, Fremdlizenzen und Rechte am Code. Weit auseinanderliegende Preise gehen meist auf unterschiedliche Annahmen zurück.
Ein Beispiel mit angenommenen Zahlen zeigt das Muster: Ein Unternehmen schickt dieselbe Anfrage für ein Kundenportal an drei Anbieter und erhält Angebote über 18.000, 45.000 und 90.000 Euro. Keiner der drei hat sich verrechnet. Der erste hat ein Portal mit Anmeldung und Dokumentenliste angenommen, der zweite zusätzlich Rollen, eine Schnittstelle zur Warenwirtschaft und automatisierte Tests, der dritte außerdem Datenübernahme, Barrierefreiheit und ein Jahr Betrieb. Die drei Preise beschreiben drei verschiedene Projekte.
Der Vergleich beginnt deshalb mit einer Tabelle, in der jede Leistung eine eigene Zeile hat, und erst danach beim Preis. Ob eine eigene Entwicklung überhaupt der richtige Weg ist, klärt vorher der Beitrag Standardsoftware oder Individualsoftware?. Hier geht es um den Schritt danach: Die Angebote liegen auf dem Tisch, und Sie müssen eines auswählen.
Warum Angebote so weit auseinanderliegen
Große Preisunterschiede lassen sich meist auf fünf Ursachen zurückführen, und jede lässt sich im Gespräch klären.
Unterschiedlicher Umfang: Jeder Anbieter füllt Lücken in der Anfrage mit eigenen Annahmen. Je knapper die Anfrage, desto weiter liegen die Angebote auseinander.
Unterschiedliche Qualität: Automatisierte Tests, Dokumentation und ein Testsystem kosten Tage, die im günstigen Angebot oft fehlen und später in der Wartung wieder auftauchen.
Risikoaufschlag: Ein Festpreis enthält einen Puffer für Unbekanntes. In unseren eigenen Festpreisen weisen wir ihn getrennt aus, üblich sind laut unserem Beitrag zu Stunden-Budgets 15 bis 25 Prozent. Ein Angebot ohne sichtbaren Puffer hat ihn vielleicht im Preis versteckt oder plant mit Nachträgen.
Team und Erfahrung: Wer ein ähnliches System schon gebaut hat, braucht weniger Tage, aber verlangt oft einen höheren Satz.
Fertige Bausteine: Ein Anbieter nutzt eine kostenpflichtige Bibliothek oder einen Dienst, der andere baut dasselbe selbst. Das verschiebt Kosten vom Projekt in laufende Lizenzen.
Was ein Angebot enthalten muss
Ein vergleichbares Angebot beschreibt das Ergebnis so, dass ein Dritter prüfen könnte, ob es geliefert wurde.
Diese Punkte sollten Sie in jedem Angebot finden oder ausdrücklich ausgeschlossen sehen:
Funktionen je Rolle: wer was sehen und tun darf, nicht nur eine Liste von Bildschirmen,
Schnittstellen: welche Systeme, in welche Richtung, mit welcher Fehlerbehandlung,
Datenübernahme: aus welchem Altsystem, wie viele Datensätze, wer bereinigt,
Tests: automatisierte Tests für die Kernregeln, ein Testsystem, Abnahmetests,
Gestaltung und Barrierefreiheit: eigene Gestaltung oder Vorlage, welcher Standard,
Datenschutz: Auftragsverarbeitungsvertrag, Speicherort, Löschkonzept,
Übergabe: Dokumentation, Zugang zum Repository, Einweisung,
Projektleitung: Termine, Ansprechpartner, Umgang mit Änderungswünschen,
Annahmen und Ausschlüsse: was der Kalkulation zugrunde liegt und was nicht enthalten ist.
Zählen Sie in jedem Angebot die ausdrücklich genannten Annahmen und Ausschlüsse. Nennt ein Angebot keine einzige Annahme, bleibt offen, was der Preis abdeckt, und jeder offene Punkt wird später zur Verhandlung. Wie Annahmen und Ausschlüsse in einem Festpreis aussehen, zeigt der Beitrag zu Meilensteinen und Abnahmekriterien.
Personentage und Raten
Wie Tagessatz, Pauschale und Festpreis das Risiko verteilen, erklärt der Beitrag Was kostet ein Beratertag?, wie Meilensteine und Abnahmekriterien im Festpreis aussehen, der Beitrag zu Meilensteinen und Abnahmekriterien, und welche Anforderungen den Aufwand treiben, der Beitrag Was kostet Individualsoftware?. Beim Vergleich mehrerer Entwicklungsangebote kommen zwei Fragen dazu:
Wie viele Personentage stecken im Preis? Auch ein Festpreis beruht auf einer Schätzung. Wer sie nennt, macht Angebote vergleichbar. Ein Beispiel mit angenommenen Zahlen: 40 geschätzte Personentage plus 20 Prozent Puffer ergeben 48 Tage. Zum Standard-Tagessatz von MARCODES, 1.500 Euro netto, wären das 48 mal 1.500 Euro, also 72.000 Euro; den Satz für ein bestimmtes Vorhaben legt das Angebot fest, je nach Art der Arbeit und Einsätzen vor Ort. Nennt ein zweites Angebot für denselben Preis 30 Tage, rechnet es mit einem höheren Tagessatz, und Sie sollten fragen, ob es weniger Umfang annimmt.
Woran hängen die Raten? Raten sollten an abgenommene Meilensteine gebunden sein, nicht an Kalenderdaten. Fragen Sie zusätzlich nach dem Satz für Nachträge und nach dem Weg, auf dem sie entschieden werden.
Betrieb, Wartung und Rechte nicht vergessen
Die Entwicklung ist der sichtbare Teil des Angebots, die Kosten danach laufen über Jahre. Lassen Sie sich Hosting, Sicherungen, Sicherheitsupdates und eine Reaktionszeit bei Störungen für das erste Jahr getrennt vom Bau ausweisen.
Fremde Produkte gehören in dieselbe Liste. Unser Taxifahrer-Portal für die Taxi-München eG nennt auf der Projektseite unter anderem die UI-Bibliothek Flux Pro, den Zahlungsdienst Mollie, den Mailversand Resend und die Überwachung mit Laravel Nightwatch, also vier Produkte mit eigenen Bedingungen. Flux Pro ist eine kostenpflichtige Lizenz. Fragen Sie bei jedem dieser Produkte, wer Vertragspartner und Lizenznehmer wird, Ihr Unternehmen oder der Entwickler. Wer das nicht klärt, hängt nach einem Wechsel des Dienstleisters an dessen Konten, wie der Beitrag zum Bus-Faktor beschreibt.
Die Rechte am Code regeln Sie im Vertrag. Computerprogramme sind nach §§ 69a ff. UrhG urheberrechtlich geschützt. Die Regel, dass der Arbeitgeber die Rechte am Code seiner Angestellten erhält, gilt nach § 69b UrhG nur für Arbeitnehmer und öffentlich-rechtliche Dienstverhältnisse, nicht für beauftragte Agenturen oder Freelancer. Fehlt eine klare Regel, bestimmt nach § 31 Abs. 5 UrhG der Vertragszweck, welche Nutzungsrechte Sie bekommen. Ein Angebot sollte deshalb sagen, welche Rechte Sie erhalten, ob Sie den Code bearbeiten lassen dürfen und wann der Quellcode übergeben wird. Öffentliche Auftraggeber nutzen dafür die Vertragsmuster der EVB-IT, für Individualsoftware den Vertragstyp EVB-IT Erstellung.
Wie wir Anwendungen bauen, damit Sie sie nach der Übergabe selbst weiterführen oder von einem anderen Team weiterentwickeln lassen können, beschreibt unsere Seite zur Softwareentwicklung.
Abnahme vorab beschreiben
Mit der Abnahme bestätigen Sie bei einem Werkvertrag, dass die Software im Wesentlichen vertragsgemäß ist. Mit ihr wird nach § 641 Abs. 1 BGB die Vergütung fällig, bei Teilabnahmen der Anteil für den abgenommenen Teil, und nach § 634a Abs. 2 BGB beginnt die Verjährung der Mängelansprüche. Ein Angebot sollte deshalb sagen, wie abgenommen wird. Achten Sie auf vier Punkte:
Abnahmekriterien: Woran messen Sie, dass eine Funktion fertig ist? Gute Angebote nennen je Meilenstein Abläufe, die auf dem Testsystem mit echten Beispieldaten funktionieren müssen.
Testzeitraum: Wie viele Tage haben Ihre Mitarbeiter für den Test, und wer stellt die Testdaten bereit?
Mängelklassen: Was blockiert die Abnahme, was wird danach behoben? Nach § 640 Abs. 1 BGB kann die Abnahme wegen unwesentlicher Mängel nicht verweigert werden, deshalb hilft eine Liste, was für Sie wesentlich ist.
Schweigen auf eine Frist: Setzt der Anbieter nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme und Sie reagieren nicht oder verweigern sie ohne Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk nach § 640 Abs. 2 BGB als abgenommen. Planen Sie die Testzeit deshalb vorher ein.
Fehlt dieser Teil in einem Angebot, fragen Sie danach, bevor Sie Preise vergleichen.
Checkliste für das Vergleichsgespräch
Tragen Sie alle Angebote in dieselbe Matrix ein, bevor Sie mit den Anbietern sprechen. Jede Zeile mit „unklar“ wird zu einer Frage im Gespräch, und jeder fehlende Posten bekommt einen geschätzten Betrag, damit am Ende vergleichbare Preise stehen. Die Vorlage zum Kopieren und Ausdrucken:
ANGEBOTSVERGLEICH SOFTWAREENTWICKLUNG
Vorhaben: ... Stand: TT.MM.JJJJ
Angebot A Angebot B Angebot C
Anbieter ... ... ...
Gesamtpreis netto ... ... ...
Abrechnung (Festpreis / Aufwand) ... ... ...
Personentage gesamt ... ... ...
Puffer ausgewiesen (Prozent) ... ... ...
LEISTUNGSUMFANG (ja / nein / unklar)
Konzept und Gestaltung ... ... ...
Funktionen je Rolle beschrieben ... ... ...
Schnittstellen (welche) ... ... ...
Datenübernahme ... ... ...
Automatisierte Tests ... ... ...
Testsystem und Abnahmetests ... ... ...
Barrierefreiheit (Standard) ... ... ...
Dokumentation und Übergabe ... ... ...
Projektleitung und Termine ... ... ...
ANNAHMEN UND AUSSCHLÜSSE
Zahl der genannten Annahmen ... ... ...
Zahl der genannten Ausschlüsse ... ... ...
Mitwirkung Auftraggeber beschrieben ... ... ...
BETRIEB IM ERSTEN JAHR
Hosting (Anbieter, Standort, Preis) ... ... ...
Updates und Sicherheitskorrekturen ... ... ...
Reaktionszeit bei Störungen ... ... ...
Fremdlizenzen, Lizenznehmer ... ... ...
RECHTE UND ZUGÄNGE
Nutzungsrechte am Code (Umfang) ... ... ...
Übergabe Quellcode / Repository ... ... ...
Konten auf Auftraggeber ... ... ...
TEAM, ZEIT, ZAHLUNG
Team namentlich genannt ... ... ...
Vertretung geregelt ... ... ...
Start und Livegang ... ... ...
Raten an Abnahmen gebunden ... ... ...
ERGEBNIS
Fehlende Posten, geschätzt in Euro ... ... ...
Vergleichspreis (Preis + fehlende) ... ... ...
FRAGEN IM VERGLEICHSGESPRÄCH
[ ] Welche Annahmen stecken in Ihrem Preis, die nicht im Angebot stehen?
[ ] Wie viele Personentage haben Sie je Meilenstein geschätzt?
[ ] Was passiert, wenn eine Schnittstelle aufwendiger ist als angenommen?
[ ] Wer arbeitet am Projekt, und wer vertritt bei Ausfall?
[ ] Welche fremden Produkte setzen Sie ein, und wer wird Lizenznehmer?
[ ] Welche Rechte am Code erhalten wir, und wann bekommen wir den Quellcode?
[ ] Was kostet der Betrieb im ersten Jahr, und was kostet eine Änderung?
[ ] Können wir ein vergleichbares Projekt sehen und mit dem Kunden sprechen?
Wie wir Vorhaben nach der Auswahl von der Planung bis zum Start begleiten, beschreibt die Seite zur Projektbegleitung.
Vor der Entscheidung
Häufige Fragen
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Weil fehlende Leistungen später trotzdem anfallen, dann als Nachtrag ohne Wettbewerb. Fehlen Tests oder Dokumentation, zeigt sich das in höheren Wartungskosten über Jahre. Rechnen Sie fehlende Posten deshalb vor der Entscheidung in Euro ein.
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Es sollte sie mindestens mit Preis für das erste Jahr nennen, getrennt vom Bau. Ob Sie Betrieb und Entwicklung beim selben Anbieter beauftragen, ist eine eigene Entscheidung, aber ohne diese Zahlen fehlt ein Teil der Gesamtkosten.
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Ein vollständiges Pflichtenheft ist nicht nötig. Beschreiben Sie Ziel, Nutzerrollen, die wichtigsten Abläufe mit einem echten Beispiel, die anzubindenden Systeme, Datenmengen, Termine und einen Budgetrahmen. Je mehr davon feststeht, desto weniger müssen die Anbieter annehmen, und desto näher liegen die Angebote beieinander.
Ist der Umfang noch zu offen für ein Angebot?
Dann klärt eine bezahlte Phase davor die Grundlage: Der Discovery Sprint dauert zwei Wochen, kostet laut Shop 14.900 Euro netto und liefert Konzept, Roadmap und ein dokumentiertes Backlog. Dieses Ergebnis können Sie jedem Anbieter als Anfrage geben, auch uns.
Nachweise
Quellen und Stand
Stand: 02.09.2026. Die Hinweise zu Nutzungsrechten beschreiben die Rechtslage zu diesem Datum und sind keine Rechtsberatung. Die Zahlen im Einstiegsbeispiel und in der Personentage-Rechnung sind Annahmen, der Preis des Discovery Sprints stammt aus dem Shop dieser Website, der Standard-Tagessatz ist der von MARCODES.
§ 31 UrhG Einräumung von Nutzungsrechten, gesetze-im-internet.de
§ 634a BGB Verjährung der Mängelansprüche, gesetze-im-internet.de
§ 69b UrhG Urheber in Arbeits- und Dienstverhältnissen, gesetze-im-internet.de
Weiterlesen: IT-Budget 2027 planen vom 05.10.2026.
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