Wer betreut Ihre Website nach dem Launch? Rollen klar verteilen
Nach dem Launch braucht jede Website benannte Zuständige für Hosting, Wartung, Support und Überwachung, dazu eine Fachverantwortung im Haus. Wer welche Aufgabe übernimmt, steht am besten vor der Abnahme auf einem Blatt, mit Namen und Vertretung.
Mit der Abnahme endet das Projekt, der Betrieb der Website beginnt. Was der Vertrag für die Entwicklung regelt, Meilensteine, Abnahmekriterien, Zahlungsplan, steht im Beitrag über Festpreise und Abnahme. Für die Zeit danach braucht es ein Gegenstück: ein Blatt, auf dem steht, wer die Website ab dem ersten Tag nach dem Launch technisch und inhaltlich trägt.
Ohne dieses Blatt entsteht eine Lücke, die niemand absichtlich offen lässt. Ein denkbarer Verlauf: Die Agentur geht davon aus, dass der Kunde Updates beim Hoster gebucht hat. Der Kunde geht davon aus, dass die Agentur sich kümmert. Der Hoster betreibt nur den Server. Acht Monate später meldet die Google Search Console eine gehackte Seite, und keiner der drei hat in dieser Zeit ein Update eingespielt.
Ausgangslage
Warum der Launch der Anfang des Betriebs ist
Eine Website ändert sich nach dem Launch weiter, auch wenn niemand eine neue Funktion bestellt. Das CMS bekommt Sicherheitsupdates, Erweiterungen werden aktualisiert oder eingestellt, die PHP-Version auf dem Server erreicht irgendwann ihr Supportende, TLS-Zertifikate laufen ab und werden erneuert, Verträge für Domain und Hosting verlängern sich oder enden. Jede dieser Änderungen braucht jemanden, der sie bemerkt, entscheidet und ausführt.
Dazu kommen die Änderungen, die gewollt sind: neue Texte und Bilder, Stellenanzeigen, ein zusätzliches Formular, eine Seite für ein neues Angebot. Auch sie brauchen jemanden, der entscheidet, und jemanden, der umsetzt.
Das BSI behandelt fehlende Zuständigkeiten im IT-Grundschutz als eigene Gefährdung. Im Baustein OPS.1.1.3 (Patch- und Änderungsmanagement, Edition 2023) heißt die Anforderung A2 „Festlegung der Zuständigkeiten“: Für alle Organisationsbereiche müssen Zuständige für Patches und Änderungen festgelegt werden, und diese Zuständigkeiten müssen sich im Berechtigungskonzept widerspiegeln. Wer zuständig ist, braucht also auch die Zugänge. Umgekehrt sollte niemand Zugänge behalten, der keine Aufgabe mehr hat.
Vier Aufgaben
Was im Betrieb anfällt: Hosting, Wartung, Support, Überwachung
Die Aufgaben im Betrieb lassen sich in vier Bereiche teilen. Jeder braucht einen Namen, der Bereich allein genügt nicht.
Hosting heißt: Server oder Webspace, Netzwerk, Domain und DNS, E-Mail, wenn sie über denselben Anbieter läuft. Bei Anbietern wie IONOS, Strato, netcup oder Hetzner hängt es vom gebuchten Produkt ab, ob der Anbieter nur die Hardware bereitstellt oder auch Betriebssystem und Software pflegt. Das steht im Produktblatt des gebuchten Tarifs.
Wartung heißt: Updates für Betriebssystem, PHP, CMS und Pakete, Backups mit geprüfter Wiederherstellung, Pflege der Zertifikate und Abhängigkeiten. Was eine solche Vereinbarung enthalten kann, von Sicherheits-Patches bis zu dokumentierten Wiederherstellungszeiten, beschreibt unsere Leistungsseite zur Wartung.
Support heißt: Jemand nimmt Fragen und Störungen an, ordnet sie ein und sorgt für eine Antwort. Hier gehört hin, über welchen Weg Meldungen kommen (Telefon, E-Mail, Ticket), zu welchen Zeiten und mit welcher Reaktionszeit.
Überwachung heißt: Ein System prüft von außen, ob die Website erreichbar ist, ob Zertifikate in den nächsten Wochen ablaufen und ob der Speicherplatz knapp wird, und schickt bei Abweichung einen Alarm an eine Person, die ihn liest. Landen die Alarme in einem Postfach, das niemand mehr öffnet, fällt ein Ausfall erst Kunden auf.
Wie Wartung und Überwachung bei einem Dienstleister zusammenliegen können, zeigt das Taxifahrer-Portal der Taxi-München eG. Unsere Rolle dort heißt laut Projektseite „Plattform-Bau und laufender Betrieb“, seit Juli 2025, die Wartung läuft im Monatspaket. Die Performance-Beobachtung mit Laravel Nightwatch ist von Anfang an eingerichtet, sodass Performance-Daten ab dem ersten produktiven Tag vorliegen, statt sie später nachträglich rekonstruieren zu müssen.
Rollen im Haus
Wer im Unternehmen was entscheidet
Auf Seiten des Unternehmens genügen vier Rollen; jede braucht eine Person und eine Vertretung:
Geschäftsführung: Budget, Verträge, Kündigungen. Sie entscheidet, ob ein Dienstleister beauftragt wird, und unterschreibt den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Hoster und Dienstleister.
Fachverantwortung Website: eine Person, die Prioritäten setzt, Änderungen freigibt und für den Dienstleister erreichbar ist. Ohne diese Rolle landen Rückfragen bei der Geschäftsführung oder nirgends.
Redaktion: Texte, Bilder, Termine, Stellenanzeigen. Oft dieselbe Person wie die Fachverantwortung, in größeren Häusern das Marketing.
Datenschutz: prüft neue Formulare, Einbindungen und Werkzeuge, bevor sie live gehen.
Die Vorlage unten ordnet jeder Aufgabe genau eine Rolle zu, die entscheidet. Die Idee stammt aus der RACI-Matrix, die in Projekten verbreitet ist; hier sind die Buchstaben auf Deutsch: E entscheidet und steht für das Ergebnis ein, D führt durch, M wirkt mit, I wird informiert. Auch das BSI nennt in seinen Bausteinen je Anforderung eine Rolle, die grundsätzlich zuständig ist. Kopieren Sie das Blatt, tragen Sie Namen und Telefonnummern ein und passen Sie die Zuordnung an. Die eingetragenen Buchstaben sind ein Beispiel für eine Website, deren Technik ein externer Dienstleister betreut.
ZUSTÄNDIGKEITSBLATT WEBSITE-BETRIEB
Website: ........................... Stand: __.__.____
Nächste Prüfung: __.__.____ (spätestens nach 12 Monaten oder bei Personalwechsel)
ROLLEN Name / Telefon / Vertretung
GF Geschäftsführung .........................................
FV Fachverantwortung Website .........................................
RE Redaktion .........................................
DS Datenschutz .........................................
DL Dienstleister Technik .........................................
HO Hoster .........................................
E = entscheidet D = führt durch M = wirkt mit I = wird informiert
AUFGABE GF FV RE DS DL HO
Domain, DNS, Registrar-Zugang E I D M
Hosting-Vertrag, Laufzeit, Kündigung E M M D
Betriebssystem- und PHP-Updates I E D
CMS- und Paket-Updates I E
Backups und Wiederherstellungstest I E M
TLS-Zertifikate E M
Überwachung, Empfang der Alarme I E
Störung annehmen (Erstkontakt) M E
Störung beheben, Bericht I E M
Inhalte, Bilder, Termine E D
Impressum, Datenschutzerklärung E M D
Neue Formulare und Einbindungen E M D
Zugänge vergeben und entziehen I E D M
Prioritäten für Änderungen M E M M
Budget für Betrieb und Änderungen E M I
Zugänge, die dem Unternehmen gehören (nicht einer Person):
[ ] Registrar [ ] Hoster [ ] CMS-Admin [ ] Code-Repository
[ ] DNS [ ] Google Search Console [ ] Überwachung
Ablage dieses Blatts: ......................................
Übergabe
Checkliste für den Übergang vom Projekt in den Betrieb
Am besten wird das Blatt vor dem Launch ausgefüllt, spätestens bei der Abnahme. Zur Übergabe gehören außerdem diese Unterlagen, in dieser Reihenfolge abgehakt:
Zugänge: Registrar, Hoster, CMS, Code-Repository und DNS laufen auf Konten des Unternehmens, nicht auf private Konten von Mitarbeitern des Dienstleisters oder des Kunden.
Aufbau: eine kurze Beschreibung, welche Teile die Website hat (CMS, Datenbank, Formulare, angebundene Dienste) und wo sie laufen.
Umgebungen: Adressen von Live- und Testsystem und wie eine Änderung vom einen ins andere kommt.
Versionen: CMS, PHP, Datenbank und wichtige Pakete mit Versionsnummer, damit Supportenden absehbar sind.
Backups: wo sie liegen, wie lange sie aufbewahrt werden, wann zuletzt eine Wiederherstellung getestet wurde und wie lange sie gedauert hat.
Überwachung: was geprüft wird und an wen Alarme gehen.
Störungsweg: Telefonnummer, Zeiten, vereinbarte Reaktionszeiten, Vertretung im Urlaub.
Notfallanleitung: ein Runbook für die zwei, drei wahrscheinlichsten Ausfälle, zum Beispiel „Website zeigt Fehlerseite“ und „Formular verschickt keine Mails“.
Offene Punkte: was bei der Abnahme zurückgestellt wurde, mit Termin.
Notfall
Lücken, die erst bei einer Störung auffallen
Manche Lücken zeigen sich erst, wenn etwas ausfällt. Diese Fragen decken die meisten auf, wenn Sie sie vorher beantworten:
Auf wessen Namen läuft die Domain? Liegt sie auf dem privaten Konto eines ehemaligen Mitarbeiters oder der früheren Agentur, kann eine Änderung am DNS Tage dauern.
Mit welcher Zahlungsweise läuft das Hosting? Eine abgelaufene Kreditkarte des Unternehmens reicht, damit ein Anbieter nach Mahnungen den Vertrag sperrt.
Wo liegen die Backups? Eine Sicherung auf demselben Server geht mit dem Server verloren.
Wer liest die Alarme im Urlaub? Ohne benannte Vertretung bleiben sie in dieser Zeit ungelesen.
Was passiert beim Wechsel des Dienstleisters? Ohne Übergabe nach der Liste oben beginnt der Nachfolger mit Suchen statt mit Arbeiten.
Ob der Server selbst verwaltet oder betreut laufen soll, ist eine eigene Entscheidung mit eigener Rechnung; hier geht es darum, dass jede Aufgabe einen Namen hat. Wenn im Haus niemand den technischen Teil übernehmen kann oder will, lassen sich Hosting, Wartung, Support und Überwachung gebündelt an einen Dienstleister geben. So ist unsere Betreuung mit festen Ansprechpartnern aufgebaut: Reaktions- und Lösungszeiten stehen in einem Service Level Agreement, ein Quartalsgespräch bringt den Stand auf den Tisch. Die Rollen Fachverantwortung und Redaktion bleiben trotzdem im Unternehmen, denn über Inhalte und Prioritäten kann nur entscheiden, wer das Geschäft kennt.
Zeilen ohne Namen im Zuständigkeitsblatt?
Genau diese Zeilen sind ein guter Anfang für ein Gespräch über die Betreuung. Anhand Ihres ausgefüllten Blatts klären wir, welche Aufgaben ein Dienstleister sinnvoll übernimmt und welche im Haus bleiben sollten.
Zur Übergabe gefragt
Häufige Fragen
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Nein, Entwicklung und Betrieb können bei verschiedenen Dienstleistern liegen. Voraussetzung ist eine Übergabe mit Zugängen, Dokumentation und Versionsstand, damit der neue Betreuer nicht rekonstruieren muss, was der alte wusste. Wir übernehmen Bestandssysteme, die andere gebaut haben, und übergeben Systeme auch wieder, wenn ein Kunde den Betrieb anders aufstellen möchte.
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Mindestens Zugänge auf Konten des Unternehmens, eine Beschreibung des Aufbaus und der Umgebungen, die eingesetzten Versionen, Ort und Prüfdatum der Backups, die Empfänger der Alarme und eine kurze Notfallanleitung. Wichtiger als der Umfang ist, dass die Angaben zum Übergabetag stimmen und bei jeder Änderung nachgezogen werden.
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Einmal im Jahr und zusätzlich bei jedem Personalwechsel auf einer der Rollen, beim Wechsel des Dienstleisters oder Hosters. Bei laufender Betreuung bietet sich dafür das Quartalsgespräch mit dem Dienstleister an. Prüfen heißt: Namen und Telefonnummern aktualisieren und testweise einen Alarm auslösen.
Nachweise
Quellen und Stand
Stand: 08.05.2026.
Weiterlesen: Managed Server oder eigener Server? Eine Entscheidungshilfe (20.05.2026) vergleicht die Betriebsmodelle für den Server. Die SLA-Falle: 99,9 Prozent sind eine Lüge, wenn Sie nicht messen (23.05.2026) erklärt, wie Reaktionszeiten und Verfügbarkeit messbar werden. Bus-Faktor: Was passiert, wenn Ihr einziger Entwickler ausfällt? (01.06.2026) behandelt das Risiko, wenn eine Rolle nur mit einer Person besetzt ist.
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