XRechnung oder ZUGFeRD: Welches E-Rechnungsformat passt?
XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Beide beruhen auf der Norm EN 16931 und gelten als E-Rechnung, bei ZUGFeRD allerdings nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Für Behörden ist XRechnung der Standard, zwischen Unternehmen sind beide Formate zulässig.
Der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD liegt in der Verpackung, nicht im Inhalt. Beide transportieren dieselben Rechnungsdaten nach demselben europäischen Datenmodell. Die XRechnung liefert nur die Daten, ZUGFeRD liefert sie zusammen mit einer lesbaren PDF-Ansicht. Welches Format Sie wählen, hängt deshalb weniger von der Technik ab als davon, wer Ihre Rechnungen empfängt.
Ab wann Sie E-Rechnungen versenden müssen und wer ausgenommen ist, steht im Beitrag E-Rechnung ab 2027: Was sich für den Rechnungsversand ändert. Hier geht es um die Wahl des Formats und um den Weg zum Empfänger.
Grundlage
Die Norm hinter beiden Formaten
Grundlage beider Formate ist die europäische Norm EN 16931. Ihr erster Teil beschreibt ein semantisches Datenmodell: welche Angaben eine Rechnung enthält, wie sie heißen und wie sie zusammenhängen. Jede Angabe hat eine Kennung, etwa BT-1 für die Rechnungsnummer oder BT-10 für die Käuferreferenz. Wie diese Angaben als Datei aussehen, legt die Norm in zwei XML-Syntaxen fest: UBL und UN/CEFACT CII.
Deutschland hat die Norm im Umsatzsteuergesetz zum Maßstab gemacht. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der EN 16931 entspricht oder mit ihr interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Bundesfinanzministerium nennt in seinem Schreiben vom 15.10.2025 die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ausdrücklich als zulässige Formate, ZUGFeRD ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Für Ihre Software heißt das: Wer die Norm sauber abbildet, kann beide Formate erzeugen. Der eigentliche Aufwand liegt darin, die Daten vollständig und richtig zu haben, nicht im Dateiformat.
Behördenstandard
XRechnung: reines XML
Die XRechnung ist eine nationale Ausprägung der EN 16931, in der Fachsprache eine CIUS. Sie verwendet das Datenmodell der Norm und ergänzt Regeln für Deutschland, etwa Pflichtfelder für die Käuferreferenz und für Kontaktdaten des Verkäufers. Herausgeber ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Gültig ist die Version 3.0, deren aktuelle Spezifikation die Nummer 3.0.2 trägt. Laut KoSIT bleibt XRechnung 3.0 mindestens bis zum 31.07.2027 in Kraft. Eine Vorabversion von XRechnung 4.0 liegt seit September 2026 vor und ist nicht für den produktiven Einsatz gedacht.
Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne Ansicht. Wer sie öffnet, sieht Quelltext. Menschenlesbar wird sie erst durch ein Anzeigeprogramm, das Buchhaltungssoftware meist mitbringt. Das BMF stellt klar, dass ein zusätzliches lesbares Dokument nicht nötig ist.
Für Rechnungen an Bundesbehörden ist die XRechnung nach der E-Rechnungsverordnung des Bundes der Regelfall. Ein anderes Format ist zulässig, wenn es der EN 16931 entspricht. Pflicht ist dabei die Leitweg-ID der Behörde im Feld BT-10. Fehlt sie, weist das Portal die Rechnung zurück.
Hybridformat
ZUGFeRD: PDF mit eingebetteten Daten
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Eine PDF-Datei im Archivformat PDF/A-3 enthält eine eingebettete XML-Datei in der Syntax CII. Herausgeber ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), die französische Entsprechung heißt Factur-X und ist technisch identisch. Aktuell ist ZUGFeRD 2.5.2, gültig seit dem 01.09.2026.
Wie viele Daten in der XML-Datei stehen, regelt das Profil:
MINIMUM und BASIC-WL: enthalten nur Kopfdaten ohne vollständige Positionen. Sie gelten in Deutschland nicht als E-Rechnung.
BASIC und EN 16931: decken das Datenmodell der Norm ab. EN 16931 ist das Profil, das für die meisten Unternehmen passt.
EXTENDED: ergänzt Felder, die über die Norm hinausgehen, für Branchen mit zusätzlichen Angaben.
XRECHNUNG: Die XML-Datei ist eine vollständige XRechnung in CII-Syntax, eingebettet in ein PDF.
Der Vorteil von ZUGFeRD: Empfänger ohne passende Software sehen eine normale PDF-Rechnung. Der Nachteil liegt in der doppelten Darstellung. Nach dem BMF-Schreiben ist bei einem hybriden Format der strukturierte Teil führend. Weicht das PDF davon ab, gehen die XML-Daten vor, und ein PDF mit abweichenden Rechnungsangaben kann als zweite Rechnung gelten, für die § 14c UStG zu prüfen ist. Den Vorsteuerabzug gibt es nur aus dem strukturierten Teil.
Der Widerspruch entsteht im Alltag leichter als gedacht. Die Rechnungssoftware erzeugt PDF und XML korrekt aus denselben Daten. Danach ändert jemand im PDF-Programm von Hand den Betrag, weil ein Rabatt vergessen wurde, und verschickt die Datei. Das PDF zeigt den neuen Betrag, die XML-Datei den alten. Korrekturen gehören deshalb immer in die Software, die beide Teile neu erzeugt, nie in das fertige PDF.
Versand
Übertragungswege inklusive Peppol
Das Format sagt nichts über den Weg. E-Rechnungen können nach dem BMF-Schreiben per E-Mail, als Download in einem Portal, per EDI, über eine Schnittstelle oder über einen gemeinsamen Speicherort übermittelt werden. Auf welchen Weg sich die Parteien einigen, ist ihre Sache.
Peppol ist ein europäisches Netz für den Austausch von Geschäftsdokumenten, getragen von der gemeinnützigen Organisation OpenPeppol. Sender und Empfänger hängen nicht direkt aneinander, sondern an Zugangspunkten (Access Points) von Dienstleistern, die die Dokumente untereinander zustellen. Jeder Teilnehmer hat eine Kennung, über die er gefunden wird.
Für Rechnungen an den Bund ist Peppol einer der Wege zur Plattform OZG-RE, neben Upload, E-Mail und manueller Erfassung. Die Empfängerkennung besteht dann aus dem Präfix 0204 und der Leitweg-ID. Einen eigenen Zugangspunkt brauchen Sie dafür nicht, ein Peppol-Dienstleister genügt.
Zwischen Unternehmen in Deutschland ist Peppol keine Pflicht. Kunden können ihn aber vertraglich verlangen, etwa große Abnehmer oder Kunden im Ausland, die ihre Rechnungen über Peppol empfangen.
Software
Was Ihre Software können muss
Ob Ihr ERP, eine Branchensoftware oder ein Programm wie Lexware Office oder sevDesk die Rechnung erzeugt, die Anforderungen sind dieselben:
Beide Formate erzeugen, mindestens XRechnung und ZUGFeRD im Profil EN 16931. Kunden geben das Format oft vor.
Pflichtdaten je Kunde pflegen: Leitweg-ID bei Behörden, Bestellnummer und Käuferreferenz bei großen Abnehmern, E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang.
Vor dem Versand validieren. Die KoSIT stellt dafür einen freien Validator bereit. Prüfen Sie nicht nur das Schema, sondern auch die Geschäftsregeln, etwa ob Steuerbetrag und Steuersatz zusammenpassen.
Eingehende Rechnungen lesen in beiden Formaten und in beiden Syntaxen. Eine XRechnung kann als UBL oder als CII ankommen.
Das Original archivieren. Bei ZUGFeRD ist das die PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei, bei XRechnung die XML-Datei.
Wo Rechnungen aus einer eigenen Anwendung oder einem Shop kommen, reicht oft eine Erweiterung, die die vorhandenen Daten in das Datenmodell der Norm überträgt. Wichtig ist, dass dabei die Daten führen und nicht das Layout. Im Taxifahrer-Portal der Münchner Taxi-Genossenschaft, das wir seit Juli 2025 bauen, werden amtliche Formulare aus vorgefertigten PDF-Vorlagen punktgenau befüllt, weil dort jede Position auf dem Blatt zählt. Bei einer E-Rechnung ist es umgekehrt. Ein noch so exaktes PDF ersetzt den strukturierten Teil nicht, und der strukturierte Teil entsteht aus den Daten, nie aus dem fertigen PDF. Wie wir solche Verbindungen zwischen Rechnungssystem, Buchhaltung und Peppol-Dienstleister bauen, zeigt die Seite zu Schnittstellen und APIs.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
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Ja, ab Version 2.0.1 und in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten zu wenige Daten und gelten nicht als E-Rechnung. Prüfen Sie das Profil in der Datei, nicht nur die Angabe des Herstellers.
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ZUGFeRD im Profil EN 16931. Der Empfänger öffnet eine normale PDF-Rechnung, und sobald er Software einsetzt, liest diese die eingebetteten Daten. Eine reine XRechnung würde er ohne Anzeigeprogramm nur als Quelltext sehen.
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Ja, seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen entgegennehmen können, eine Übergangsregel gibt es dafür nicht. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach, entscheidend ist aber, dass Sie die Dateien lesen, prüfen und im Original archivieren können.
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Für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland nicht, dort genügt zum Beispiel die E-Mail. Peppol wird nötig, wenn ein Kunde es verlangt oder wenn Sie viele Rechnungen an Behörden und große Abnehmer schicken, die darüber empfangen. Ein Dienstleister mit Zugangspunkt erspart Ihnen den eigenen Anschluss.
Rechnungen aus Ihrer eigenen Software
Entstehen Ihre Rechnungen in einer eigenen Anwendung oder einem Shop, verbinden wir diese über Schnittstellen mit Buchhaltung oder Peppol-Dienstleister.
Nachweise
Quellen und Stand
Stand: 09.11.2026, Angaben geprüft am 02.11.2026. Der Beitrag beschreibt Formate und Vorgaben zu diesem Datum und ist keine Steuerberatung. Steuerliche Fragen zu Ihren Rechnungen klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
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