Definition
Zapier ist eine cloud-basierte Automatisierungsplattform, die es ermöglicht, Aufgaben und Workflows zwischen verschiedenen Webanwendungen zu verbinden und zu automatisieren. Die Plattform fungiert als Vermittler, der Aktionen in einer Anwendung auslöst, wenn in einer anderen Anwendung bestimmte Ereignisse eintreten. Dadurch können manuelle und repetitive Tätigkeiten reduziert werden.
Zapier unterstützt dabei eine Vielzahl von Anwendungen aus unterschiedlichen Bereichen wie E-Mail, Projektmanagement, CRM, Social Media und mehr. Die Automatisierungen werden über sogenannte „Zaps“ realisiert, die aus einem Auslöser (Trigger) und einer oder mehreren Aktionen bestehen. Diese Zaps können ohne Programmierkenntnisse erstellt und angepasst werden.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?
Mit Zapier lassen sich Routineaufgaben zwischen Online-Diensten automatisieren, etwa neue Formularanfragen ins CRM übertragen oder Rechnungen in einen Ordner ablegen. Die Kosten steigen mit der Zahl der ausgeführten Schritte, sodass ein günstiger Einstieg bei wachsendem Volumen teuer werden kann. Weil Ihre Daten dabei über die Server eines US-Anbieters laufen, gehören Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Abwägung zu europäischen oder selbst betriebenen Alternativen dazu.
Geschichte und Entwicklung
Zapier wurde im Jahr 2011 von Wade Foster, Bryan Helmig und Mike Knoop gegründet. Das Unternehmen entstand aus dem Bedürfnis, verschiedene Webdienste effizient miteinander zu verknüpfen, ohne individuelle Schnittstellen programmieren zu müssen. Die Gründer starteten mit einer kleinen Nutzerbasis und konnten das Angebot durch kontinuierliche Erweiterung der unterstützten Anwendungen schnell ausbauen.
Seit der Gründung hat sich Zapier zu einem der führenden Anbieter im Bereich der Workflow-Automatisierung entwickelt. Die Plattform unterstützt heute Tausende von Anwendungen und wird von Unternehmen unterschiedlicher Größenordnungen weltweit eingesetzt. Die kontinuierliche Verbesserung der Benutzeroberfläche und die Integration neuer Dienste prägen die Entwicklung.
Funktionsweise
Zapier arbeitet auf Basis von Ereignissen und Aktionen. Ein Nutzer definiert einen Trigger in einer Anwendung, der bei Eintreten eines bestimmten Ereignisses eine oder mehrere Aktionen in einer oder mehreren anderen Anwendungen auslöst. Beispielsweise kann eine neue E-Mail in Gmail automatisch einen Eintrag in einem Google Sheet erzeugen.
Die Plattform nutzt APIs der angebundenen Dienste, um Daten auszutauschen und Prozesse zu steuern. Die Konfiguration erfolgt über eine webbasierte Benutzeroberfläche, die es erlaubt, komplexe Workflows ohne Programmieraufwand zu erstellen. Zapier bietet zudem Filter- und Formatierungsfunktionen, um die Automatisierungen an spezifische Anforderungen anzupassen.
Einsatzgebiete
Zapier wird vor allem in Unternehmen eingesetzt, die verschiedene Cloud-Dienste nutzen und diese effizient miteinander verbinden möchten. Typische Anwendungsbereiche sind Marketing-Automatisierung, Kundenmanagement, Datenpflege und interne Kommunikation. Die Plattform findet sowohl bei kleinen Start-ups als auch bei großen Konzernen Anwendung.
Darüber hinaus wird Zapier genutzt, um manuelle Routineaufgaben zu reduzieren und Fehlerquellen bei der Datenübertragung zwischen Systemen zu minimieren. Die Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen trägt zur Produktivitätssteigerung bei und ermöglicht es Mitarbeitern, sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren.
Abgrenzung zu ähnlichen Plattformen
Zapier ist vergleichbar mit anderen Automatisierungsplattformen wie Integromat (heute Make), Microsoft Power Automate oder IFTTT. Während Zapier sich durch eine breite Unterstützung von Business-Anwendungen auszeichnet, fokussiert sich IFTTT stärker auf Smart-Home- und Verbraucheranwendungen.
Im Vergleich zu Microsoft Power Automate, das eng mit der Microsoft-365-Suite integriert ist, bietet Zapier eine größere Vielfalt an Drittanbieter-Apps. Make (ehemals Integromat) punktet mit erweiterten Funktionen für komplexe Datenverarbeitung und visuelle Workflow-Darstellung. Die Wahl der Plattform hängt daher von den spezifischen Anforderungen und dem Anwendungskontext ab.