n8n, Make oder Zapier: welches Tool für Ihren Betrieb?
Zapier ist am schnellsten eingerichtet, Make bietet Verzweigungen und Fehlerpfade im Diagramm und Rechenzentren in der EU, n8n lässt sich als einziges der drei auf einem eigenen Server in Deutschland betreiben. Für personenbezogene Daten und viele Ausführungen spricht viel für n8n, für wenige, geradlinige Abläufe ohne eigene IT für Zapier oder Make.
Alle drei Werkzeuge verbinden Anwendungen über fertige Bausteine: Ein Ereignis in einem System, etwa eine neue Bestellung, löst Schritte in anderen Systemen aus. Die Unterschiede liegen weniger im Funktionsumfang als in drei Fragen, die vor der Wahl stehen sollten: Wie oft laufen Ihre Abläufe, welche Daten fließen hindurch, und wer betreut das Werkzeug? Bei unserer No-Code-Automatisierung arbeiten wir mit allen drei und wählen je Vorhaben. Dieser Beitrag zeigt die Kriterien dafür.
Überblick
Die drei Werkzeuge im Überblick
Die drei Werkzeuge unterscheiden sich vor allem in Bedienung, Abrechnung und Betriebsort. Bei Zapier heißen Abläufe Zaps und laufen Schritt für Schritt von oben nach unten; die Bedienung ist die zugänglichste der drei, die Zahl fertiger Anbindungen sehr groß. Bei Make heißen sie Szenarien und werden als Diagramm mit Verzweigungen, Schleifen und Fehlerpfaden gebaut. Auch n8n ist ein Diagramm-Editor, in den sich an jeder Stelle eigener JavaScript- oder Python-Code einfügen lässt.
Bei allen drei Werkzeugen sollten Sie von Anfang an festlegen, wer bei Fehlern benachrichtigt wird, denn ein Ablauf, der still scheitert, fällt oft erst Wochen später auf. n8n bietet dafür eigene Fehler-Abläufe, die bei jedem Abbruch starten, Make Fehlerpfade direkt im Szenario, Zapier Benachrichtigungen per Mail. Ohne diese Einstellung fällt ein abgelaufener Zugang zum CRM oft erst auf, wenn ein Kunde nachfragt, wo seine Rechnung bleibt.
Für Fachabteilungen, die selbst bauen sollen, ist Zapier am schnellsten erlernt. Make und n8n verlangen etwas mehr Einarbeitung, belohnen sie aber, sobald ein Ablauf mehr als eine gerade Linie ist.
| Abrechnung | Betriebsort und Daten | |
|---|---|---|
| Zapier | Tasks: jede erfolgreich ausgeführte Aktion; Auslöser, Filter und Formatierung zählen nicht | Server in den USA, eine reine EU-Speicherung bietet Zapier nicht an |
| Make | Credits seit dem 27.08.2025: meist ein Credit pro Modul und Durchlauf, auch für Abfragen ohne Ergebnis | Datenzone je Organisation, in der EU (EU1, EU2) oder in den USA (US1, US2) |
| n8n | Ausführungen: ein Durchlauf eines ganzen Ablaufs, gleich wie viele Schritte | Cloud mit Servern in Frankfurt oder selbst betrieben auf eigenem Server |
Kosten
Preislogik: Ausführungen, Tasks und Credits
Der wichtigste Unterschied für das Budget ist nicht der Grundpreis, sondern was gezählt wird. Dieselbe Automatisierung kann bei den drei Werkzeugen sehr unterschiedlich viele Einheiten verbrauchen.
Die Zähleinheiten stehen in der Tabelle oben. Zwei Ergänzungen: Bei Zapier zählen auch Verzweigungen nicht als Task, bei Make verbrauchen KI-Funktionen mehr als einen Credit. Ein Rechenbeispiel zeigt, was die Einheiten bedeuten. Ein Onlineshop bekommt 300 Bestellungen im Monat. Für jede legt der Ablauf den Kunden im CRM an, erstellt eine Rechnung, schreibt eine Zeile in eine Tabelle, schickt eine Nachricht ans Lager und eine an den Vertrieb, also fünf Aktionen. Bei Zapier sind das 300 mal 5 gleich 1.500 Tasks. Bei Make kommen pro Durchlauf noch der Auslöser und gegebenenfalls Abfragen hinzu, also mindestens 1.800 Credits. Bei n8n sind es 300 Ausführungen.
Zwei Dinge treiben die Zahlen zusätzlich, und beide fallen oft erst nach dem ersten Monat auf:
Schleifen: Verarbeitet der Ablauf jede Bestellposition einzeln, etwa um Lagerbestände zu buchen, zählen Zapier und Make jede Position. Zehn Positionen pro Bestellung verzehnfachen diesen Teil des Verbrauchs. Bei n8n bleibt es eine Ausführung.
Abfrage-Intervalle bei Make: Ein Szenario, das alle fünf Minuten nach neuen Daten sieht, verbraucht laut Make-Hilfe rund 288 Credits pro Tag, auch wenn nichts passiert. Über einen Monat sind das etwa 8.600 Credits nur fürs Nachsehen. Wo die Quelle einen Webhook anbietet, also selbst Bescheid gibt, startet der Ablauf nur bei echten Ereignissen.
Aktualisierung vom 02.11.2026: Laut den Preisseiten kostet n8n Cloud im Tarif Starter 20 Euro pro Monat bei jährlicher Zahlung für 2.500 Ausführungen, im Tarif Pro 50 Euro für 10.000 Ausführungen. Zapier ist bis 100 Tasks im Monat kostenlos, der Tarif Pro beginnt bei 19,99 US-Dollar pro Monat bei jährlicher Zahlung für 750 Tasks. Make ist bis 1.000 Credits im Monat kostenlos; die Preise der bezahlten Tarife richten sich nach der gewählten Credit-Menge. Preise ändern sich, prüfen Sie vor der Entscheidung die aktuellen Seiten.
Datenschutz
Datenschutz und Serverstandort
Sobald Kundendaten, Bewerbungen oder Gesundheitsangaben durch einen Ablauf laufen, wird der Anbieter zum Auftragsverarbeiter. Sie brauchen dann einen Auftragsverarbeitungsvertrag und müssen wissen, wo die Daten verarbeitet werden.
Zapier speichert Daten auf Servern von AWS in den USA und stützt Übermittlungen auf die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework. Eine reine EU-Speicherung gibt es nicht.
Make bietet Datenzonen in der EU an. Make weist selbst darauf hin, dass einzelne KI-Funktionen auch in einer EU-Zone in den USA verarbeitet werden. Wer KI-Module nutzt, prüft die Tabelle in der Make-Hilfe für jede Funktion.
n8n Cloud speichert Daten in Frankfurt. Bei selbst betriebenem n8n liegen die Daten dort, wo Ihr Server steht.
In allen drei Werkzeugen speichern Ausführungsprotokolle die Daten jedes Durchlaufs, oft vollständig, damit man Fehler nachvollziehen kann. Eine Bewerbung, die durch einen Ablauf lief, steht danach auch im Protokoll. Legen Sie deshalb fest, wie lange Protokolle aufbewahrt werden, und stellen Sie die Speicherung erfolgreicher Durchläufe ab, wo sie nicht gebraucht wird.
Selbst-Hosting
Selbst hosten: wann es sich rechnet
n8n ist das einzige der drei Werkzeuge, das Sie auf einem eigenen Server betreiben können. Die selbst betriebene Community Edition steht unter der Sustainable Use License von n8n. Sie erlaubt die kostenlose Nutzung für eigene interne Geschäftszwecke. Nicht erlaubt ist, n8n als Dienst anzubieten, in dem Ihre Kunden eigene Abläufe bauen.
Für Selbst-Hosting spricht viel, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:
Personenbezogene oder vertrauliche Daten sollen das eigene Rechenzentrum oder einen deutschen Hoster nicht verlassen.
Abläufe laufen so oft, dass die Cloud-Tarife spürbar teurer werden als ein Server.
Abläufe brauchen Zugriff auf interne Systeme, die nicht aus dem Internet erreichbar sein sollen.
Die Lizenz ist kostenlos, der Betrieb nicht. Der Server braucht Updates, Sicherungen, Überwachung und jemanden, der reagiert, wenn ein Ablauf hängen bleibt. Für die Einrichtung auf einem eigenen Server rechnen wir mit etwa einem Personentag, für den laufenden Betrieb mit einigen Stunden pro Monat. n8n läuft als Node.js-Anwendung mit einer Datenbank, etwa auf einem Server bei Hetzner in Deutschland. Wer den Betrieb abgeben will, überträgt ihn einem Hosting-Partner; was wir dabei übernehmen, steht auf der Seite zu unserem Hosting. Wer keine eigene Betreuung hat, ist mit n8n Cloud in Frankfurt oft besser bedient als mit einem Server, um den sich niemand kümmert.
Empfehlung
Unsere Empfehlung nach Unternehmenstyp
Die Wahl folgt Ihrer Ausgangslage, nicht dem Funktionsumfang.
Kleiner Betrieb ohne eigene IT, wenige geradlinige Abläufe: Zapier, wenn die Abläufe keine sensiblen Daten berühren und Mitarbeiter sie selbst pflegen sollen. Make, wenn eine EU-Datenzone wichtig ist und jemand im Haus Freude an Logik hat.
Mittelstand mit Kundendaten und vielen Durchläufen: n8n, selbst betrieben bei einem deutschen Hoster oder als Cloud in Frankfurt. Die Abrechnung nach ganzen Ausführungen bleibt bei Schleifen und vielen Schritten berechenbar.
Agenturen und Softwarehäuser, die Automatisierung an Kunden weitergeben: Lizenz genau prüfen. Die interne Nutzung von n8n ist frei, ein Angebot, in dem Kunden selbst Abläufe bauen, nicht.
Abläufe, die zum Kern Ihres Geschäfts gehören, werden in jedem der drei Werkzeuge schnell unübersichtlich. Das zeigt die Prozess-Plattform mit eigener Zustandslogik: Aufgaben durchlaufen dort festgelegte Status, landen bei der verantwortlichen Rolle, werden abgenommen oder zurückgewiesen, und jeder Schritt steht im Protokoll. Geliefert wurde sie als Festpreis in vier Raten. Logik dieser Art mit Rückweisungen, Rollen und Nachweis ist in einer eigenen Anwendung besser aufgehoben als in einem Diagramm aus Bausteinen. Ob sich eine Automatisierung überhaupt rechnet, zeigt die ehrliche Rechnung zur Automatisierung mit einem vollständigen Beispiel. Wer ein Werkzeug wählt, wählt auch eine Abhängigkeit: Abläufe lassen sich zwischen den drei Werkzeugen nicht direkt übertragen, bei einem Wechsel werden sie neu gebaut. Halten Sie deshalb für jeden Ablauf in zwei Sätzen fest, was er tut und welche Systeme er berührt.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
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Zapier bietet einen Auftragsverarbeitungsvertrag an und ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, die Daten liegen aber in den USA. Für Abläufe mit wenigen, wenig sensiblen Daten ist das vertretbar, wenn Sie es dokumentieren. Für Gesundheitsdaten, Bewerbungen oder vertrauliche Kundendaten ist ein Werkzeug mit Verarbeitung in der EU die sicherere Wahl.
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Das geht auf zwei Wegen. n8n Cloud speichert Daten auf Servern in Frankfurt. Alternativ betreiben Sie die Community Edition auf einem eigenen Server bei einem deutschen Hoster und bestimmen selbst, wo jede Information liegt.
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Die Lizenz der Community Edition ist für interne Zwecke kostenlos. Kosten entstehen für den Server und für die Betreuung: Updates, Sicherungen, Überwachung und Fehlersuche. Funktionen wie zentrale Anmeldung über Single Sign-On gibt es für selbst betriebene Installationen nur in den bezahlten Tarifen.
Das passende Werkzeug für Ihre Abläufe
Wir prüfen mit Ihnen, wie oft Ihre Abläufe laufen und welche Daten sie berühren, und empfehlen danach Zapier, Make oder n8n.
Nachweise
Quellen und Stand
Stand: 15.05.2026. Die konkreten Preise im Abschnitt zur Preislogik stammen aus der Aktualisierung vom 02.11.2026 und wurden an diesem Tag auf den Preisseiten der Anbieter nachgesehen. Die Hinweise zu Datenschutz und Lizenz beschreiben die Angaben der Anbieter und ersetzen keine Rechtsberatung.
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