Ein IT-Partner oder fünf Spezialisten: Was rechnet sich?
IT-Dienstleister zu bündeln rechnet sich, wenn viele Änderungen mehrere Bereiche zugleich berühren. In unserer Beispielrechnung kosten fünf getrennte Spezialisten rund 100 Stunden mehr Abstimmung im Jahr als ein Partner, dafür steigt die Abhängigkeit von einem Anbieter.
Ein mittelständisches Unternehmen mit Website, Kundenportal und laufendem Marketing hat schnell fünf Verträge: eine Beratung für die IT-Planung, eine Agentur für die Website, einen Entwickler für das Portal, einen Hoster für den Betrieb und eine Agentur für Suchmaschinen und Anzeigen. Teuer wird die Stelle dazwischen: Eine neue Landingpage braucht Text, Technik, Tracking und einen Eintrag im Formular-Backend, und plötzlich sitzen drei Dienstleister in einem Termin, den die eigene Organisation koordiniert.
Die Rechnung unten nennt jede Annahme, damit Sie sie mit eigenen Zahlen wiederholen können. Wie Sie einen einzelnen Anbieter im Gespräch prüfen, steht unter Agentur auswählen: 12 Fragen für das Erstgespräch; davor steht die Frage, wie viele Anbieter es sein sollen. Für die Auswahl einzelner Werkzeuge je Schicht gibt es Best of Breed: Was hinter dem Schlagwort steckt.
Anzeichen
Woran Sie Reibung zwischen Dienstleistern erkennen
Reibung zwischen Dienstleistern zeigt sich im Kalender und im Postfach:
Eine Änderung, die alle Beteiligten für klein halten, braucht zwei Wochen, weil sie nacheinander durch drei Hände geht.
Bei einer Störung sagt jeder Dienstleister, der Fehler liege beim anderen, und Ihr IT-Verantwortlicher leitet Protokolle weiter.
Niemand außer Ihnen kennt das Gesamtbild: welche Domain wo liegt, wer Zugang zum Server hat, welches Tracking auf welcher Seite läuft.
Ein Dienstleister wechselt, und der Nachfolger braucht Wochen, um zu verstehen, was die anderen gebaut haben.
Für personenbezogene Daten gibt es mehrere Auftragsverarbeitungsverträge mit unterschiedlichen Ständen; was hineingehört, steht unter Auftragsverarbeitungsvertrag: was bei Web-Dienstleistern hineingehört.
Treffen zwei oder mehr Punkte zu, lohnt der Blick auf die Kosten dieser Reibung.
Rechnung
Kosten: Abstimmung, Übergaben, doppelte Einarbeitung
Die Beispielrechnung vergleicht ein Jahr mit fünf getrennten Dienstleistern und ein Jahr mit einem Partner, der dieselben Leistungen erbringt. Alle Werte sind Annahmen für ein Unternehmen mit Website, Portal und laufendem Marketing; gezählt wird nur der zusätzliche Aufwand für Abstimmung, nicht die eigentliche Arbeit, die in beiden Fällen gleich bleibt. Ein Personentag hat acht Stunden.
Regeltermine. Fünf Dienstleister mit je einer Stunde Abstimmung im Monat: 5 mal 12 mal 1 Stunde, also 60 Stunden auf Dienstleisterseite. Ein Partner mit einem gemeinsamen Termin von 1,5 Stunden im Monat: 12 mal 1,5, also 18 Stunden.
Übergaben. Angenommen werden 12 Änderungen im Jahr, die zwei weitere Dienstleister betreffen, je Übergabe 1,5 Stunden für Ticket, Rückfragen und Test: 12 mal 2 mal 1,5, also 36 Stunden. Beim Partner bleibt eine interne Übergabe von einer Stunde je Änderung, also 12 Stunden.
Fehlersuche über Zuständigkeitsgrenzen. Vier Störungen im Jahr, bei denen drei Dienstleister je 1,5 Stunden prüfen, ob es an ihnen liegt: 4 mal 3 mal 1,5, also 18 Stunden. Beim Partner entfällt dieses Weiterreichen; die Fehlersuche selbst fällt in beiden Fällen an und ist nicht mitgerechnet.
Doppelte Einarbeitung. Wechselt jeder der fünf Dienstleister im Schnitt alle fünf Jahre, kommt ein Wechsel pro Jahr mit drei Personentagen Einarbeitung zustande: 24 Stunden. Wechselt der Partner ebenfalls alle fünf Jahre, mit fünf Personentagen für alles: 0,2 mal 40 Stunden, also 8 Stunden im Jahr.
Zusammen sind das 60 plus 36 plus 18 plus 24, also 138 Stunden bei fünf Dienstleistern, gegen 18 plus 12 plus 8, also 38 Stunden beim Partner. Die Differenz beträgt 100 Stunden oder 12,5 Personentage. Jeder Dienstleister rechnet mit seinem eigenen Satz ab; als Rechengröße nehmen wir unseren: 12,5 Personentage zum Standard-Tagessatz von 1.500 Euro netto ergeben 18.750 Euro netto Mehraufwand im Jahr.
Dazu kommt Zeit auf Ihrer Seite, die keine Rechnung zeigt. Mit 1,5 Stunden je Regeltermin für Vorbereitung und Teilnahme, einer Stunde Koordination je Übergabe und drei Stunden je Störung sind das 90 plus 24 plus 12, also 126 Stunden, gegen 24 Stunden für zwölf Termine zu je zwei Stunden mit einem Partner. Nicht mitgerechnet ist Ihre eigene Einarbeitung bei einem Wechsel: Jeder neue Dienstleister braucht von Ihnen Zugänge, Unterlagen und Termine, und bei fünf Verträgen fällt das im Schnitt einmal im Jahr an, beim Partner alle fünf Jahre. Die Rechnung kippt, wenn Ihre Bereiche selten zusammenwirken: Bei zwei übergreifenden Änderungen im Jahr und ohne Störungen schrumpft der Unterschied auf die Regeltermine und die Einarbeitung.
Gegenüberstellung
Ein Partner und mehrere Spezialisten im Vergleich
Für die Entscheidung wiegt die Zeile zur Abhängigkeit schwer. Das BSI empfiehlt im IT-Grundschutz-Baustein OPS.2.3 „Nutzung von Outsourcing“ eine Multi-Sourcing-Strategie, um Engpässe und Abhängigkeiten zu vermeiden, und rät, selbst genug Fähigkeiten und Ressourcen zu behalten. Ein gebündelter Partner widerspricht dem nicht, wenn Sie den Ausstieg von Anfang an vorbereiten.
| Ein Partner für alles | Mehrere Spezialisten | |
|---|---|---|
| Abstimmung | Ein Termin, ein Ansprechpartner, interne Übergaben | Ein Termin je Dienstleister, Übergaben über Ihre Organisation |
| Störungen | Eine Stelle sucht über alle Schichten | Jeder prüft seine Schicht, das Gesamtbild liegt bei Ihnen |
| Fachliche Tiefe | Breit, in einzelnen Disziplinen weniger spezialisiert | In der jeweiligen Disziplin am tiefsten |
| Abhängigkeit | Hoch, ein Ausfall betrifft alle Bereiche | Verteilt, ein Ausfall betrifft einen Bereich |
| Wechsel | Aufwendig, wenn alles auf einmal wechseln soll | Einzeln möglich, Einarbeitung je Bereich |
| Verträge und Datenschutz | Ein Vertrag, ein Auftragsverarbeitungsvertrag | Mehrere Verträge und Auftragsverarbeitungsverträge |
| Unabhängige Prüfung | Prüfung der eigenen Arbeit, für Sicherheitstests ungeeignet | Ein Dienstleister kann den anderen prüfen |
| Eigener Aufwand | Gering, solange der Partner liefert | Höher, Sie koordinieren |
Grenzen
Was ein gebündelter Partner übernimmt und was nicht
Ein Partner übernimmt die Koordination zwischen den Disziplinen, die Sie sonst selbst tragen. Er übernimmt nicht die Entscheidungen: Ziele, Prioritäten und Abnahme bleiben bei Ihnen, wie unter Rollen im IT-Projekt: Wer beim Auftraggeber was entscheidet beschrieben. Unser eigenes Angebot reicht von Beratung über Entwicklung und Betreuung bis zur Vermarktung, zusammengefasst auf der Übersicht unserer Leistungen.
Bündeln und eine spätere Trennung schließen sich nicht aus. Für eine D2C-Gründerin in München haben wir Cloud-Setup und Shopify-Theming aus einer Hand geliefert: Route 53 für die Domain, WorkMail für die Postfächer, S3 und CloudFront für die Auslieferung statischer Dateien, dazu Anpassungen im Liquid-Code des Themes. DNS, Mail und Auslieferung haben wir dabei bewusst getrennt gehalten, damit sich ein Baustein später ersetzen lässt, ohne die anderen anzufassen, und zu jedem Baustein gab es einen Absatz Dokumentation für die Eigenpflege.
Getrennte Spezialisten bleiben die bessere Wahl, wenn eine Disziplin für Ihr Geschäft zentral ist und Tiefe braucht, die ein breiter Partner nicht hat, wenn eine eigene IT-Abteilung die Koordination ohnehin leistet oder wenn eine Prüfung unabhängig sein muss. Einen Penetrationstest sollte nicht der Dienstleister durchführen, der die Anwendung gebaut hat, weil er dann seine eigene Arbeit prüft; worin sich Test und Scan unterscheiden, steht unter Penetrationstest oder Schwachstellenscan: der Unterschied.
Checkliste
Fragen für das Erstgespräch mit einem Partner
Diese acht Fragen klären, ob ein Partner das Bündeln trägt und ob Sie wieder herauskommen:
Welche Leistungen erbringen Sie selbst, welche über Subunternehmer, und wer sind diese?
Wer ist mein Ansprechpartner für alle Bereiche, und wer vertritt ihn bei Urlaub oder Krankheit?
Wie läuft eine Änderung, die Website, Hosting und Tracking zugleich betrifft? Bitte an einem Beispiel aus einem laufenden Projekt.
Laufen Domain, Hosting-Konto, Repository und Analyse-Konten auf den Namen meiner Organisation?
Kann ich einzelne Leistungen getrennt kündigen, und mit welcher Frist?
Wie sieht die Übergabe aus, wenn ich einen Bereich an einen anderen Anbieter gebe?
Für welche Leistung würden Sie mir einen anderen Anbieter empfehlen?
Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag für alle Leistungen, und welche Unterauftragsverarbeiter stehen darin?
Wir selbst arbeiten in 3-Monats-Zyklen mit klarer Exit-Klausel, so beschrieben im Vergleich mit einer Großagentur; fragen Sie jeden Anbieter nach seiner Entsprechung.
Einwände und Rückfragen
Häufige Fragen
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Die Abhängigkeit steigt, und das BSI empfiehlt im IT-Grundschutz ausdrücklich, Abhängigkeiten von Outsourcing-Anbietern zu vermeiden. Gemindert wird das Risiko durch Zugänge und Konten auf den eigenen Namen, Dokumentation im Repository, einzeln kündbare Leistungen und eine schriftlich geregelte Rückgabe aller Daten.
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Eine belastbare Zahl dazu kennen wir nicht, und sie würde wenig helfen. Maßgeblich ist, wie oft Ihre Bereiche zusammenwirken: Berühren viele Änderungen Website, Anwendung und Marketing zugleich, kostet jeder zusätzliche Dienstleister Abstimmung. Arbeiten die Bereiche weitgehend getrennt, sind mehrere Anbieter kein Nachteil.
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Das geht, wenn der Vertrag es vorsieht. Achten Sie auf getrennt kündbare Leistungen, auf Zugänge, die auf Ihre Organisation laufen, und auf eine Übergabe mit Dokumentation. Technisch hilft, wenn Domain, Mail, Hosting und Anwendung als eigene Bausteine eingerichtet sind und nicht in einem einzigen Konto des Dienstleisters liegen.
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Das hängt vom Anbieter ab und lässt sich nur am Angebot vergleichen. Vergleichen Sie deshalb die Summe über ein Jahr, einschließlich Abstimmung und eigener Koordinationszeit, statt allein den Satz pro Stunde oder Tag. Die Beispielrechnung oben zeigt, an welchen Stellen die Summe auseinandergeht.
Fünf Verträge, ein Gesamtbild?
Legen Sie Ihre Dienstleisterliste und die letzten drei übergreifenden Änderungen auf den Tisch. Im kostenfreien 30-Minuten-Erstgespräch rechnen wir gemeinsam nach, wo bei Ihnen Abstimmung entsteht und welche Bereiche getrennt bleiben sollten.
Nachweise
Quellen und Stand
Stand: 20.10.2026. Alle Mengen und Stunden in der Beispielrechnung sind Annahmen für ein Unternehmen mit Website, Kundenportal und laufendem Marketing.
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