Lastenheft für ein neues CMS: Diese Anforderungen gehören hinein
In ein CMS-Lastenheft gehören Seitentypen mit Mengen, Rollen und Freigaben, Sprachen, Schnittstellen sowie Vorgaben zu Hosting, Datenschutz und Barrierefreiheit, jeweils mit Priorität. Wer das auf rund zehn Seiten beschreibt und das System offenlässt, bekommt Angebote, die sich Zeile für Zeile vergleichen lassen.
Ein Lastenheft beschreibt, was ein neues System leisten soll, aus Sicht des Auftraggebers. Wie ein Anbieter das umsetzt, steht später in seinem Angebot oder in einem Pflichtenheft. Diese Trennung macht das Lastenheft zum Werkzeug für den Vergleich: Alle Anbieter antworten auf dieselben Zeilen, und Unterschiede in Preis und Umfang werden sichtbar.
Worauf Sie beim Lesen der Angebote achten, haben wir in Angebote für Softwareentwicklung vergleichen beschrieben. Dieser Beitrag behandelt die Seite davor: welche Anforderungen an ein Content-Management-System Sie aufschreiben, welche Sie weglassen, und eine Gliederung, die Sie direkt übernehmen können. Es geht um das schriftliche Dokument, auf das mehrere Anbieter antworten; welche Fragen Sie in einem Workshop mit Ihrem Dienstleister im Gespräch klären, ist ein anderer Schritt.
Umfang
Warum ein kurzes Lastenheft besser ist als ein langes
Jede Zeile eines Lastenhefts muss ein Anbieter lesen, verstehen, beantworten und bepreisen. Ein Katalog mit 300 Wünschen erzeugt deshalb keine genaueren Angebote, er erzeugt Vorbehalte, Pauschalen und Rückfragen. Für eine Unternehmenswebsite mit bis zu zehn Seitentypen genügen nach unserer Einschätzung rund zehn Seiten: etwa eine Seite je Kapitel der Vorlage unten, die Tabelle der Seitentypen darf länger sein.
Kürze verlangt Genauigkeit. Jede Anforderung sollte sich bei der Abnahme mit erfüllt oder nicht erfüllt beantworten lassen. „Das CMS soll benutzerfreundlich sein“ kann niemand abnehmen. „Ein Redakteur legt eine Stellenanzeige mit Bild und Bewerbungslink an, ohne Hilfe der Agentur und nach einer Schulung von höchstens zwei Stunden“ lässt sich vorführen und abhaken.
Dazu bekommt jede Anforderung eine Nummer und eine Priorität: Muss (ohne das kein Auftrag), Soll (wichtig, aber verhandelbar) und Kann (gern, wenn es den Preis kaum erhöht). Bitten Sie die Anbieter, jede Nummer mit „erfüllt“, „teilweise“ oder „nicht“ und einem Aufwand in Personentagen zu beantworten. So entsteht aus zehn Seiten eine Tabelle, die Sie nebeneinanderlegen können.
Was sich schwer in Sätze fassen lässt, gehört in den Anhang statt in den Text: Screenshots der bestehenden Seiten mit Markierungen, die Liste aller Formulare mit Empfängern, ein Export der Seitenadressen aus der Google Search Console. Anhänge verlängern das Lastenheft, ohne neue Anforderungen zu erzeugen, und ersparen den Anbietern Rückfragen.
Prüfbare Einheiten zahlen sich bis zur Abnahme aus. Ein frühes Festpreis-Projekt von uns, das Online-Portal mit zwei CMS unter einem Dach, war in zehn Meilensteine mit eindeutigen Abnahmekriterien je Rate geteilt. Jeder Schritt wurde abgenommen, bevor der nächste begann. Wie Sie Meilensteine und Kriterien in einem Festpreis festhalten, zeigt Festpreis für Webprojekte.
Kapitel 2 der Vorlage
Inhalte und Seitentypen beschreiben
Der Kern des Lastenhefts ist die Liste der Seitentypen: Startseite, Leistungsseite, Referenz, Stellenanzeige, Termin, Beitrag, Ansprechpartner. Wie diese Liste aus Zielen und Bestand entsteht, steht im Ablauf zum Website-Relaunch. Für das Lastenheft ergänzen Sie je Typ fünf Angaben:
aktuelle Anzahl und erwartete Anzahl in drei Jahren
Felder, die der Typ braucht, etwa Titel, Teaser, Bild, Ort, Ablaufdatum
wer die Inhalte pflegt und wie oft sie sich ändern
ob der Typ aus einem anderen System kommt, etwa Stellen aus dem Bewerbermanagement
welche alten Adressen auf ihn umgezogen werden müssen
Die Art der Inhalte bestimmt das passende System stärker als jede Funktionsliste. Das Online-Portal aus dem Abschnitt oben bestand aus strukturierten Stammdaten und Listings auf der einen Seite und lebendigem redaktionellem Inhalt auf der anderen. Damals trug TYPO3 die Stammdaten und WordPress den redaktionellen Bereich, mit einem gemeinsamen Frontend darüber. Steht im Lastenheft sauber, welche Inhalte strukturiert und welche frei gestaltet sind, kann jeder Anbieter begründen, wie sein System beides abbildet. Ob die Inhalte dabei in Dateien oder in einer Datenbank liegen sollten, hängt an genau diesen Mengen; die Kriterien stehen in Flat-File-CMS oder Datenbank-CMS.
Nennen Sie auch den Umfang der Migration: Zahl der Seiten, Beiträge, Bilder und Dokumente im alten System und ob Inhalte überarbeitet oder unverändert übernommen werden. Für die alten Adressen gehört eine Weiterleitungsliste in den Auftrag, wie sie Weiterleitungen beim CMS-Wechsel beschreibt.
Kapitel 3 und 4
Rollen, Freigaben und Mehrsprachigkeit
Schreiben Sie auf, wer im CMS arbeitet und was jede Gruppe darf. Eine Tabelle mit Rolle, Anzahl der Personen und Rechten genügt: Redaktion legt an und ändert, Fachabteilung gibt frei, Marketing veröffentlicht, Personalabteilung pflegt nur Stellen. Beschreiben Sie den Freigabeweg in Schritten, etwa „Entwurf, fachliche Prüfung, Veröffentlichung“, und ob Inhalte zeitgesteuert erscheinen oder ablaufen sollen.
Diese Angaben verändern Preise. Bei Statamic etwa brauchen mehrere Nutzerkonten, Rollen und mehrere Sprachen die Edition Pro; welche Kosten das auslöst, steht unter Statamic-Lizenz. Andere Systeme regeln Rechte über Erweiterungen oder Pakete. Steht die Rollentabelle im Lastenheft, muss jeder Anbieter diese Kosten im Angebot ausweisen.
Für Mehrsprachigkeit nennen Sie die Sprachen zum Start und später, welche Seitentypen übersetzt werden, wer übersetzt und was passiert, wenn eine Übersetzung fehlt: Seite ausblenden oder in der Ausgangssprache zeigen. Gibt es Länderseiten mit eigenen Inhalten, ist das eine weitere Anforderung, die in eine eigene Zeile gehört.
Kapitel 5 bis 7
Schnittstellen, Hosting und Datenschutz
Jede Schnittstelle bekommt eine Zeile mit System, Richtung und Takt: Stellen aus dem Bewerbermanagement in die Website, Formularanfragen ins CRM, Anmeldungen an das Newsletter-Werkzeug, Anmeldung der Mitarbeiter über das zentrale Konto des Unternehmens. Nennen Sie das System beim Namen, etwa HubSpot, Personio oder Microsoft Entra ID, und ob es dafür eine dokumentierte Schnittstelle gibt. Eine Schnittstelle ohne Dokumentation müssen Anbieter mit einem Risikoaufschlag kalkulieren oder offenlassen.
Für das Hosting schreiben Sie Anforderungen, keine Anbieter: Serverstandort Deutschland oder EU, Verfügbarkeit, tägliche Backups mit geprüfter Wiederherstellung, getrennte Test- und Liveumgebung, Zuständigkeit für Updates. Ob Sie Hosting und Wartung beim selben Dienstleister wollen, ist eine eigene Entscheidung, die ins Lastenheft gehört.
Beim Datenschutz verlangen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit Hoster und Dienstleister, eine Liste aller eingebundenen Drittdienste wie Karten, Videos oder Schriften und die Möglichkeit, Formulardaten nach festen Fristen zu löschen. Ob Ihre Website unter das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz fällt, klärt der Beitrag zum BFSG; unabhängig davon gehört die Barrierefreiheit der Website und der Redaktionsoberfläche als Muss oder Soll ins Lastenheft.
Abgrenzung
Was nicht ins Lastenheft gehört
Ein bestimmtes CMS gehört nur mit gutem Grund hinein. Wer „WordPress“ oder „Statamic“ vorschreibt, bekommt Angebote für dieses System und erfährt nicht, ob ein anderes die Anforderungen günstiger erfüllt hätte. Öffentliche Auftraggeber dürfen nach § 31 Abs. 6 der Vergabeverordnung auf bestimmte Produkte nur verweisen, wenn der Auftragsgegenstand das rechtfertigt, oder ausnahmsweise, wenn er sich anders nicht hinreichend genau beschreiben lässt; solche Verweise tragen den Zusatz „oder gleichwertig“. Für Unternehmen gilt die Verordnung nicht, die Überlegung dahinter trägt trotzdem. Eine Ausnahme sind echte Rahmenbedingungen: Ein Team, das seit Jahren mit einem System arbeitet, oder eine bestehende Lizenz. Dann steht das System als Vorgabe mit Begründung im Lastenheft, damit die Anbieter wissen, dass es feststeht.
Ebenso wenig gehören hinein:
Technische Umsetzungsdetails wie Framework, Datenbank oder Architektur. Sie sind Sache des Anbieters und gehören in sein Angebot.
Gestaltungsdetails ohne Grundlage. Ein Verweis auf das Corporate Design genügt, Entwürfe folgen im Projekt.
Funktionslisten aus Herstellerprospekten. Was Sie nicht konkret brauchen, treibt nur den Preis.
Schlagworte ohne Anwendungsfall. Wer „Headless“ fordert, sollte den zweiten Kanal benennen können, für den die Inhalte gebraucht werden; die Abwägung behandelt Headless-CMS als Hype-Falle.
Ob mehrere spezialisierte Systeme besser passen als eines für alles, ist eine Architekturfrage für die Angebotsphase. Die Kriterien dafür stehen in Best of Breed: Was hinter dem Schlagwort steckt. Wer Lastenheft, Angebotsvergleich und Auswahlgespräche mit einem unabhängigen Partner führen möchte, findet das unter Projektbegleitung.
Zum Kopieren
Vorlage: die Gliederung zum Übernehmen
Die Gliederung folgt den Abschnitten oben. Kopieren Sie sie in Ihr Textprogramm, füllen Sie die Tabellen aus und streichen Sie Kapitel, die für Ihr Vorhaben nicht gelten. Die Nummern (A-01, B-01 ...) bleiben stehen, damit Anbieter und Sie in Angeboten und Rückfragen auf dieselbe Zeile verweisen.
Schicken Sie das Lastenheft allen Anbietern am selben Tag, mit derselben Frist und einem festen Termin für Rückfragen. Beantworten Sie jede Rückfrage schriftlich an alle, damit niemand mit einem Wissensvorsprung kalkuliert. Ergänzungen tragen eine neue Versionsnummer im Kopf der Vorlage.
LASTENHEFT NEUES CMS
Unternehmen: ........................... Stand: __.__.____ Version: ___
Ansprechpartner: ....................... Angebotsfrist: __.__.____
Prioritäten: M = Muss S = Soll K = Kann
Antwort je Nummer: erfüllt / teilweise / nicht + Aufwand in Personentagen
1 AUSGANGSLAGE UND ZIELE
1.1 Heutiges System, Baujahr, Gründe für den Wechsel
1.2 Drei Ziele mit Messgröße (z. B. Anfragen pro Monat, Pflegeaufwand)
1.3 Gewünschter Starttermin, feste Termine (Messe, Rebranding)
2 INHALTE UND SEITENTYPEN
Nr. Seitentyp Anzahl heute/in 3 J. Felder Pflege durch Prio
A-01 Leistungsseite 12 / 15 Titel, Text, Bild Marketing M
A-02 Stellenanzeige 8 / 20 Ort, Ablaufdatum Personal M
A-.. ...
2.1 Migration: Zahl der Seiten, Beiträge, Bilder, PDFs; überarbeiten oder 1:1
2.2 Alte Adressen, die weitergeleitet werden müssen (Liste als Anhang)
3 ROLLEN UND FREIGABEN
Nr. Rolle Personen Darf Prio
B-01 Redaktion 3 anlegen, ändern M
B-02 Fachfreigabe 2 freigeben S
B-.. ...
3.1 Freigabeweg in Schritten, zeitgesteuertes Veröffentlichen ja/nein
4 SPRACHEN
C-01 Sprachen zum Start: ..... später: .....
C-02 Übersetzte Seitentypen, Verhalten bei fehlender Übersetzung
5 SCHNITTSTELLEN
Nr. System Richtung Takt Doku vorhanden Prio
D-01 Bewerbermanagement nach Website stündlich ja/nein M
D-.. ...
6 HOSTING UND BETRIEB
E-01 Serverstandort (Deutschland/EU)
E-02 Backups: Häufigkeit, Aufbewahrung, geprüfte Wiederherstellung
E-03 Test- und Liveumgebung, Zuständigkeit für Updates, Reaktionszeiten
7 DATENSCHUTZ, SICHERHEIT, BARRIEREFREIHEIT
F-01 Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
F-02 Liste der Drittdienste, Löschfristen für Formulardaten
F-03 Barrierefreiheit Website und Redaktionsoberfläche (Prio angeben)
8 VORGABEN MIT BEGRÜNDUNG
G-01 Feste Rahmenbedingungen (z. B. vorhandene Lizenz, Corporate Design)
9 ABNAHME UND SCHULUNG
H-01 Abnahme je Anforderung: Vorführung mit Ja/Nein-Ergebnis
H-02 Schulung: Dauer, Zielgruppe, Unterlagen
10 ANGEBOTSFORM
10.1 Antwort auf jede Nummer, Aufwand in Personentagen
10.2 Einmalige Kosten, Lizenzkosten, laufende Kosten pro Jahr getrennt
Systeme bewerten, wenn die Anforderungen stehen
Mit ausgefülltem Lastenheft wissen Sie, was Ihr CMS leisten muss. Unsere CMS-Auswahl-Matrix (PDF, 790 Euro netto zzgl. Umsatzsteuer) zeigt, wie Statamic, WordPress, TYPO3 und Craft diese Anforderungen erfüllen und was sie über fünf Jahre kosten.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
-
Das Lastenheft schreibt der Auftraggeber: Es beschreibt, was das System leisten soll, ohne die Umsetzung vorzugeben. Das Pflichtenheft schreibt der Auftragnehmer als Antwort darauf: Es beschreibt, wie er die Anforderungen umsetzt. Für den Vergleich mehrerer Anbieter brauchen Sie das Lastenheft, das Pflichtenheft entsteht mit dem gewählten Anbieter.
-
Für eine Unternehmenswebsite mit bis zu zehn Seitentypen rechnen wir mit rund zehn Seiten plus Anhängen wie Screenshots, Formularliste und Adressexport. Wichtiger als die Länge ist, dass sich jede Anforderung bei der Abnahme mit erfüllt oder nicht erfüllt beantworten lässt.
-
Eine Person im Unternehmen, die das Vorhaben verantwortet, mit Zuarbeit von Redaktion, Fachabteilungen, IT und Datenschutz. Ein externer Berater kann moderieren und gegenlesen; er sollte dann nicht selbst für die Umsetzung anbieten, damit die Ausschreibung neutral bleibt.
Nachweise
Quellen und Stand
Stand: 17.09.2026. Die Angabe von rund zehn Seiten ist eine Einschätzung für Unternehmenswebsites mit bis zu zehn Seitentypen, keine Norm.
Artikel teilen